Serviços de construção · Gestão de projetos
Aditivos e serviços extras na obra
Tenha cada mudança de escopo orçada e aprovada por escrito antes de ser executada, em vez de discutir serviços extras no acerto final. O cliente decide por um link público, e nenhum serviço alterado começa antes de o gerente de projeto confirmar a aprovação dele.
- Duração: 1 a 3 semanas
- Frequência: Para cada mudança de escopo
- Etapas: 9 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 2 aprovações
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
A equipe faz o serviço extra com um sim de boca, e o preço é discutido meses depois.
As mudanças são anotadas de memória no fim da semana, sem fotos nem referência do projeto.
Cada gerente de projeto escreve aditivos do seu jeito.
As mudanças aprovadas são esquecidas na hora da medição.
Com o modelo
Nenhum serviço alterado começa até o cliente aprovar pelo link público e o gerente de projeto confirmar.
O mestre de obras registra cada mudança no mesmo dia, com fotos, referência do projeto e causa.
Um agente de IA redige cada aditivo no mesmo formato, e o gerente de operações aprova.
Toda mudança aprovada termina a execução na próxima medição.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Surge uma mudança: o cliente pede algo a mais, ou a equipe encontra uma condição diferente dos projetos. O mestre de obras inicia uma execução com a obra e uma breve descrição.
- 1
Registrar a mudança no canteiro
Dia 1Mestre de obras · Equipe
Descreva o que muda, onde e por quê, com fotos e a referência do projeto, e anote se há serviço esperando uma decisão.
Checklist
- Local e referência do projeto anotados
- Fotos tiradas
- Gerente de projeto avisado
Campos a preencher
- Descrição da mudança (obrigatório)
- Causa (obrigatório)
- Link para fotos e projetos (obrigatório)
- Serviço parado até a decisão
- 2
Orçar a mudança
Oculto no link públicoDias 2 a 5Gerente de projeto · Equipe
Peça preços aos empreiteiros envolvidos, some sua mão de obra, materiais, equipamentos e a margem que o contrato permite, e calcule o efeito no cronograma.
Checklist
- Preços dos empreiteiros recebidos
- Margem aplicada conforme o contrato
- Efeito no cronograma conferido
Campos a preencher
- Preço da mudança (obrigatório)
- Efeito no prazo em dias úteis (obrigatório)
- Link para a composição de preços (obrigatório)
- 3
Redigir o aditivo
Dia 5Redator de aditivos · Agente de IA
O redator de aditivos redige o aditivo: o que muda e por quê, o preço, o efeito no prazo e o que o cliente precisa aprovar.
Campos a preencher
- Rascunho do aditivo (obrigatório)
Revisão humana: O gerente de operações corrige o texto e aprova o preço na etapa 4.
- 4
Aprovar o aditivo internamente
Oculto no link públicoDia 6Gerente de operações · Equipe
Confronte o escopo com o registro do canteiro e o preço com o contrato, corrija o rascunho e aprove.
Checklist
- O escopo bate com o registro do canteiro
- Preço e margem corretos
- O efeito no prazo está informado
Aprovação: Nada vai para o cliente até o gerente de operações aprovar o preço e o texto.
- 5
Enviar o aditivo ao cliente
Semana 2Gerente de projeto · Equipe
Envie o aditivo aprovado com o link público da execução e repasse com o representante do cliente.
Checklist
- Aditivo enviado
- Link público enviado ao cliente
- Aditivo explicado ao cliente
Campos a preencher
- Link para o aditivo enviado (obrigatório)
- Decisão necessária até (obrigatório)
- 6
Aprovar ou recusar o aditivo
Semana 2Representante do cliente · Link público
Pelo link público, o representante do cliente registra a decisão, com o número da ordem de compra ou autorização se aprovar, e o que quer mudar se recusar.
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Número da ordem de compra ou autorização
- O que mudar
- 7
Liberar a mudança para o canteiro
Semana 2Gerente de projeto · Equipe
Confira a decisão do cliente, atualize o valor do contrato e o cronograma, e avise o mestre de obras e os empreiteiros envolvidos. Se o cliente recusou, registre como o serviço segue sem a mudança.
Checklist
- Decisão do cliente registrada
- Valor do contrato atualizado
- Cronograma atualizado
- Mudanças passadas aos empreiteiros
Campos a preencher
- Novo valor do contrato (obrigatório)
Aprovação: Nenhum serviço alterado começa até o gerente de projeto confirmar a aprovação do cliente.
- 8
Confirmar que o serviço alterado está pronto
Ao concluir o serviçoMestre de obras · Equipe
Confira se o serviço bate com a mudança aprovada, e fotografe.
Checklist
- O serviço bate com a mudança aprovada
- Fotos de conclusão tiradas
Campos a preencher
- Data de conclusão (obrigatório)
- Link para as fotos de conclusão
- 9
Incluir a mudança na próxima medição
Próxima data de mediçãoAssistente administrativo de obra · Equipe
Inclua a mudança aprovada na próxima medição e concilie com ela as mudanças dos empreiteiros.
Checklist
- Incluída na próxima medição
- Mudanças dos empreiteiros conciliadas
Campos a preencher
- Período da medição (obrigatório)
Termina quando
O cliente aprovou ou recusou a mudança, o valor do contrato e o cronograma estão atualizados, o serviço aprovado está feito e fotografado, e ele entra na próxima medição.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de aditivos
Redige o aditivo a partir do registro do canteiro e do orçamento.
O que ele faz
- Lê a descrição, a causa, o preço e o efeito no prazo registrados na execução
- Redige o aditivo no formato das instruções da sua etapa
- Informa com clareza o preço e o efeito na data de conclusão
- Conclui a sua etapa para o gerente de operações revisar
Revisão humana: O gerente de operações corrige o texto e aprova o preço na etapa 4.
Perguntas que este modelo responde
Faça da aprovação uma etapa fixa antes de alguém executar a mudança, e dê ao cliente um jeito simples de decidir. Na etapa 6 o representante do cliente aprova ou recusa por um link público, e a etapa 7 é um controle de aprovação: nenhum serviço alterado começa até o gerente de projeto confirmar essa aprovação.
Registre o que muda, onde e por quê no mesmo dia em que surge, com fotos e a referência do projeto. Na etapa 1 o mestre de obras registra a mudança, a causa e se há serviço parado, antes de orçar qualquer coisa.
Orce como um pequeno orçamento: preços dos empreiteiros, sua mão de obra, materiais e equipamentos, a margem que o contrato permite e o efeito no cronograma. A etapa 2 registra cada item, e na etapa 4 o gerente de operações confere o preço antes de ele chegar ao cliente.
Deixe a IA redigir o aditivo a partir do registro do canteiro e do orçamento, e mantenha a decisão de preço com uma pessoa. Na etapa 3 o redator de aditivos redige a descrição, o motivo, o preço e o efeito no prazo, e na etapa 4 o gerente de operações corrige e aprova.
Ligue cada mudança aprovada à próxima medição, em vez de deixar para o acerto final. A etapa 8 registra quando o serviço alterado foi concluído, e na etapa 9 o assistente administrativo de obra inclui o serviço na próxima medição.
Mantenha em um mesmo registro o registro do canteiro, o preço, a decisão do cliente e as fotos de conclusão de cada mudança. As etapas 1, 2, 6 e 8 registram cada um deles, para o acerto final ser uma lista de mudanças aprovadas e não uma discussão.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.