Recruitmentbureau · Business development
Voorstel voor een search op retainerbasis
Maak van een veelbelovend eerste gesprek een getekende search op retainerbasis, zonder voorstellen die van de vorige klant zijn gekopieerd of fees die aan de telefoon worden verlaagd. De managing director keurt elke fee goed voordat die uitgaat, en de klant gaat via een openbare link akkoord met het voorstel en de voorwaarden.
- Doorlooptijd: 1 tot 2 weken
- Hoe vaak: Voor elk voorstel voor een search op retainerbasis
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Elk voorstel begint als kopie van een oud voorstel, met de gegevens van de vorige klant er nog in.
Een fee of garantie wordt aan de telefoon verlaagd, en de managing director hoort het pas later.
De klant zegt ja per e-mail, en niemand weet wie tekent of waar de factuur naartoe moet.
Het sourcen begint voordat de retainer is gefactureerd.
Met dit sjabloon
Elk voorstel wordt opgesteld uit de verkenning met deze klant en uw actuele voorwaarden.
Elke fee en elke afwijking van uw voorwaarden is goedgekeurd voordat het voorstel uitgaat.
De klant gaat akkoord via de openbare link en legt ondertekenaar, factuuradres en inkoopordernummer vast.
De retainerfactuur is verstuurd voordat de search wordt overgedragen aan het searchteam.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een klant vraagt een voorstel voor een senior of moeilijk te vervullen functie. De accountmanager start een uitvoering met de klant en de functie.
- 1
Voer het verkenningsgesprek
Dag 1Accountmanager · Team
Spreek de klant om te begrijpen wat de functie is, waarom die openstaat, wat de nieuwe medewerker moet bereiken en hoe de klant beslist. Leg de antwoorden vast in de uitvoering.
Checklist
- Beslissers in beeld
- Budget voor de search besproken
- Gevraagd naar andere bureaus of eigen werving
In te vullen velden
- Klant en functie (verplicht)
- Inhoud van de functie en harde eisen (verplicht)
- Salarisrange (verplicht)
- Beoogde startdatum
- 2
Bepaal de fee en de voorwaarden van de search
Verborgen voor de openbare linkDag 2Accountmanager · Team
Bepaal de fee, hoe die over betaaltermijnen wordt verdeeld, de garantieperiode en eventuele exclusiviteit, uitgaande van uw standaardvoorwaarden.
Checklist
- Standaardvoorwaarden gebruikt of afwijking genoteerd
- Periode van exclusiviteit bepaald
In te vullen velden
- Fee als percentage van het eerste jaarsalaris (verplicht)
- Betaaltermijnen (verplicht)
- Garantieperiode (verplicht)
- 3
Schrijf het conceptvoorstel
Dag 2Voorstelschrijver · AI-agent
De voorstelschrijver maakt het conceptvoorstel uit de verkenning en de voorwaarden: de functie, de aanpak van de search, de planning, de betaaltermijnen en wat de klant in elke fase doet.
In te vullen velden
- Conceptvoorstel (verplicht)
Gecontroleerd door: De managing director corrigeert het voorstel en keurt de fee goed in stap 4.
- 4
Keur het voorstel en de fee goed
Verborgen voor de openbare linkDag 3Managing director · Team
Lees het concept, corrigeer het waar nodig en keur de fee en elke afwijking van uw standaardvoorwaarden goed.
Checklist
- Fee en termijnen kloppen met de voorwaarden
- Planning is haalbaar in deze markt
- Afwijkingen van de standaardvoorwaarden geaccepteerd
Goedkeuring: Het voorstel gaat pas naar de klant nadat de managing director het heeft goedgekeurd.
- 5
Verstuur het voorstel en loop het door met de klant
Dag 3 tot 5Accountmanager · Team
Verstuur het goedgekeurde voorstel met de openbare link, en loop het samen met de klant door zodat zijn vragen beantwoord zijn voordat hij beslist.
Checklist
- Voorstel verstuurd
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
- Toelichtingsgesprek gevoerd
In te vullen velden
- Link naar het voorstel (verplicht)
- 6
Klant gaat akkoord met voorstel en voorwaarden
Week 2Contactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link legt de klant vast of hij akkoord gaat met het voorstel en de voorwaarden die de accountmanager stuurde, wie tekent, wie de facturen ontvangt en eventueel een inkoopordernummer.
Checklist
- Voorstel gelezen
- Algemene voorwaarden gelezen
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Naam en functie van de ondertekenaar (verplicht)
- E-mailadres voor facturen (verplicht)
- Inkoopordernummer
- 7
Maak de retainerfactuur op
Week 2Financieel administrateur · Team
Factureer de eerste termijn aan het e-mailadres dat de klant opgaf, met het inkoopordernummer als dat er is.
Checklist
- Bedrag klopt met de eerste termijn
- Inkoopordernummer op de factuur
In te vullen velden
- Factuurnummer (verplicht)
- Factuurdatum (verplicht)
- 8
Draag de search over aan het searchteam
Week 2Accountmanager · Team
Start de plaatsingsuitvoering voor deze functie met de afgesproken gegevens, en laat de klant weten wie zijn search leidt.
Checklist
- Plaatsingsuitvoering gestart
- Verantwoordelijke recruiter toegewezen
- Klant weet wie de search leidt
In te vullen velden
- Startdatum van de search (verplicht)
Klaar wanneer
De klant is akkoord met het voorstel en de voorwaarden, de eerste retainerfactuur is verstuurd en de search is overgedragen aan het searchteam.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Voorstelschrijver
Maakt van de antwoorden uit de verkenning en de afgesproken voorwaarden een eerste concept van het searchvoorstel.
Wat hij doet
- Leest de antwoorden uit de verkenning en de feeafspraken in de uitvoering
- Volgt de opbouw van het voorstel uit de instructies van zijn stap
- Schrijft het conceptvoorstel in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de managing director het kan beoordelen
Gecontroleerd door: De managing director corrigeert het voorstel en keurt de fee goed in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Bouw het voorstel op uit wat de klant in het verkenningsgesprek vertelde, en beschrijf aanpak, planning en betaaltermijnen helder. Stap 1 legt de antwoorden uit de verkenning vast, en in stap 3 maakt de voorstelschrijver daar een eerste concept van dat de managing director in stap 4 goedkeurt.
Spreek de fee af en verdeel die over termijnen die aan mijlpalen hangen, zoals ondertekening, shortlist en plaatsing, met een garantieperiode. Stap 2 legt de fee, de termijnen, de garantieperiode en eventuele exclusiviteit vast voordat er een voorstel wordt geschreven.
Laat één persoon elke fee en elke afwijking van uw standaardvoorwaarden goedkeuren voordat een voorstel uitgaat. Stap 4 is een goedkeuringscontrole: het voorstel blijft vergrendeld tot de managing director de fee en elke afwijking goedkeurt.
Loop het voorstel met de klant door en geef hem daarna één plek om akkoord te gaan, met de gegevens die u nodig hebt om te factureren. In stap 6 gaat de klant via de openbare link akkoord met voorstel en voorwaarden en legt hij de ondertekenaar, het factuuradres en een eventueel inkoopordernummer vast.
Maak de eerste factuur onderdeel van het winnen van de opdracht, niet iets waar de financiële afdeling later van hoort. Stap 7 maakt de retainerfactuur op met de gegevens die de klant in stap 6 invulde, voordat stap 8 de search overdraagt aan het searchteam.
Laat AI het eerste concept schrijven op basis van uw verkenningsnotities en voorwaarden, en houd beslissingen over de prijs bij een mens. De voorstelschrijver maakt het concept in stap 3, en de managing director corrigeert het en keurt de fee goed in stap 4.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.