Bouwdiensten · Financiën
Termijnfacturatie in de bouw
Factureer elke maand het werk op basis van voortgang die de bouwplaats heeft bevestigd, en krijg het goedgekeurde bedrag terug zonder na te bellen. De vertegenwoordiger van de opdrachtgever keurt goed via een openbare link, en er gaat geen termijnstaat de deur uit voordat de financieel manager hem goedkeurt.
- Doorlooptijd: 2 tot 3 weken
- Hoe vaak: Elke maand, voor elk lopend project
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De termijnstaat wordt opgesteld uit de declaraties van onderaannemers, en de opdrachtgever vindt de posten die vóór het werk uit lopen.
Een termijnstaat gaat de deur uit met een ontbrekend meerwerk of een verkeerde inhouding.
Het goedgekeurde bedrag, en de reden van een korting, komen weken later binnen per e-mail.
Elke projectleider factureert in zijn eigen format en tempo.
Met dit sjabloon
De uitvoerder bevestigt de voortgang op de bouwplaats voordat er iets wordt gefactureerd.
Een AI-agent controleert de bedragen en checklists, en de financieel manager keurt goed voordat er iets wordt verstuurd.
De vertegenwoordiger van de opdrachtgever legt goedgekeurd bedrag, betaaldatum en betwiste posten vast via één link.
Elk project factureert elke maand via dezelfde stappen.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De factuurdatum uit het contract breekt aan. De projectadministrateur start een uitvoering met de projectnaam en de termijn.
- 1
Open de termijn en verzamel de aanvragen van onderaannemers
Verborgen voor de openbare linkDag 1Projectadministrateur · Team
Vraag elke actieve onderaannemer om zijn termijnaanvraag voor deze periode, en zet het goedgekeurde meerwerk op een rij dat mee moet.
Checklist
- Aanvraag gevraagd aan elke actieve vakdiscipline
- Goedgekeurd meerwerk op een rij
- Documenten volgens de onderaannemingscontracten opgevraagd
In te vullen velden
- Projectnaam (verplicht)
- Einde van de termijn (verplicht)
- Link naar de aanvragen van onderaannemers (verplicht)
- Vakdisciplines zonder aanvraag
- 2
Bevestig de voortgang op de bouwplaats
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 3Uitvoerder · Team
Loop over de bouwplaats, zet per post van de begroting het percentage gereed, en controleer de gedeclareerde voortgang van elke onderaannemer aan het werk dat er staat.
Checklist
- Elke post gecontroleerd
- Aanvragen van onderaannemers getoetst aan het werk
- Opgeslagen materiaal op de bouwplaats geteld
In te vullen velden
- Link naar de bijgewerkte voortgang (verplicht)
- Posten die vóór het werk uit lopen
- 3
Stel de termijnstaat op
Verborgen voor de openbare linkDag 3 tot 4Projectleider · Team
Werk de begroting bij met de bevestigde voortgang, voeg goedgekeurd meerwerk en opgeslagen materiaal toe, en bereken de inhouding en het te betalen bedrag.
Checklist
- Goedgekeurd meerwerk opgenomen
- Inhouding volgens het contract berekend
- Eerdere betalingen afgetrokken
In te vullen velden
- Link naar de concepttermijnstaat (verplicht)
- Uitgevoerd werk tot nu toe (verplicht)
- Ingehouden bedrag (verplicht)
- Te betalen deze termijn (verplicht)
- 4
Controleer de termijnstaat en schrijf de begeleidende brief
Dag 4Termijnstaatcontroleur · AI-agent
De termijnstaatcontroleur controleert of de bedragen in de uitvoering optellen en of elk checklistpunt in de eerdere stappen is afgevinkt, zet op een rij wat fout is of ontbreekt, en schrijft de begeleidende brief aan de opdrachtgever.
In te vullen velden
- Gevonden problemen (verplicht)
- Concept begeleidende brief (verplicht)
Gecontroleerd door: De financieel manager lost zijn bevindingen op en corrigeert de begeleidende brief in stap 5.
- 5
Keur de termijnstaat goed
Verborgen voor de openbare linkDag 5Financieel manager · Team
Los de gevonden problemen op, toets de bedragen aan de voortgangscontrole, en keur termijnstaat en begeleidende brief goed.
Checklist
- Problemen uit stap 4 opgelost
- Bedragen kloppen met de voortgangscontrole
- Begeleidende brief gecorrigeerd
Goedkeuring: Er gaat niets naar de opdrachtgever tot de financieel manager de termijnstaat goedkeurt.
- 6
Verstuur de termijnstaat
Dag 5Projectadministrateur · Team
Stuur de goedgekeurde termijnstaat en begeleidende brief naar de vertegenwoordiger van de opdrachtgever, met de openbare link naar de uitvoering voor zijn goedkeuring.
Checklist
- Termijnstaat verstuurd
- Openbare link naar de opdrachtgever gestuurd
In te vullen velden
- Link naar de verstuurde termijnstaat (verplicht)
- Verzonden op (verplicht)
- 7
Keur het termijnbedrag goed
Week 1 tot 2Vertegenwoordiger opdrachtgever · Openbare link
Via de openbare link legt de vertegenwoordiger van de opdrachtgever het goedgekeurde bedrag, de verwachte betaaldatum en elke betwiste post met de reden vast.
In te vullen velden
- Goedgekeurd bedrag (verplicht)
- Verwachte betaaldatum (verplicht)
- Betwiste posten en reden
- 8
Factureer het goedgekeurde bedrag en plan de betalingen aan onderaannemers
Verborgen voor de openbare linkWeek 2 tot 3Projectadministrateur · Team
Verstuur de factuur voor het goedgekeurde bedrag, geef betwiste posten aan de projectleider, en plan de betalingen aan onderaannemers zoals hun contracten voorschrijven.
Checklist
- Factuur voor het goedgekeurde bedrag verstuurd
- Betwiste posten bij de projectleider
- Betalingen aan onderaannemers gepland
In te vullen velden
- Factuurnummer (verplicht)
- Betaling ontvangen op
Klaar wanneer
De opdrachtgever heeft het bedrag goedgekeurd, de factuur is verstuurd, betwiste posten liggen bij de projectleider en de betalingen aan onderaannemers voor het goedgekeurde werk staan gepland.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Termijnstaatcontroleur
Controleert de termijnstaat in de uitvoering voordat de financieel manager hem ziet, en schrijft de begeleidende brief.
Wat hij doet
- Controleert of de bedragen in de uitvoering optellen
- Controleert of elk checklistpunt in de eerdere stappen is afgevinkt
- Schrijft de begeleidende brief met het werk van deze termijn en het te betalen bedrag
- Rondt zijn stap af, zodat de financieel manager kan beoordelen
Gecontroleerd door: De financieel manager lost zijn bevindingen op en corrigeert de begeleidende brief in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Begin bij de voortgang die op de bouwplaats is bevestigd, niet bij wat onderaannemers declareren, tel daarna goedgekeurd meerwerk op en trek inhoudingen en eerdere betalingen af. Stap 2 en 3 doen dit in die volgorde, en in stap 5 keurt de financieel manager het resultaat goed voordat het de deur uitgaat.
Controleer elke post van de begroting aan het werk dat er staat voordat u hem factureert. In stap 2 loopt de uitvoerder over de bouwplaats, zet hij per post het percentage gereed en noteert hij elke post die vóór het werk uit wordt gedeclareerd.
Verzamel eerst elke aanvraag en vergelijk dan de gedeclareerde voortgang met wat er gebouwd is. Stap 1 verzamelt de aanvragen en noteert welke vakdisciplines er geen hebben ingediend, en in stap 2 controleert de uitvoerder elke aanvraag op de bouwplaats.
Stuur een nette termijnstaat met een korte begeleidende brief, en geef de opdrachtgever één plek om vast te leggen wat hij goedkeurt. In stap 7 legt de vertegenwoordiger van de opdrachtgever via een openbare link het goedgekeurde bedrag, de verwachte betaaldatum en eventuele betwiste posten vast.
Laat AI het rekenwerk en de papieren controleren, en houd de goedkeuring bij uw financieel verantwoordelijke. In stap 4 controleert een AI-agent of de bedragen kloppen en alles is afgevinkt en schrijft hij de begeleidende brief, en in stap 5 lost de financieel manager zijn bevindingen op en keurt hij goed.
Leg de betwiste post en de reden vast bij de goedkeuring, en volg hem apart op in plaats van de hele factuur op te houden. Stap 7 legt het geschil vast, en in stap 8 factureert de projectadministrateur het goedgekeurde bedrag en geeft hij de betwiste post aan de projectleider.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.