Bouwdiensten · Projectmanagement
Meerwerk in de bouw
Laat elke wijziging in de opdracht prijzen en schriftelijk goedkeuren voordat het werk wordt gedaan, in plaats van bij de eindafrekening over meerwerk te discussiëren. De opdrachtgever beslist via een openbare link, en er start geen meerwerk tot de projectleider zijn goedkeuring heeft bevestigd.
- Doorlooptijd: 1 tot 3 weken
- Hoe vaak: Voor elke wijziging in de opdracht
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De ploeg voert het meerwerk uit op een mondeling ja, en maanden later wordt over de prijs gediscussieerd.
Wijzigingen worden aan het eind van de week uit het geheugen opgeschreven, zonder foto's of tekeningverwijzing.
Elke projectleider schrijft meerwerkopdrachten op zijn eigen manier.
Goedgekeurd meerwerk wordt vergeten bij het factureren.
Met dit sjabloon
Er start geen meerwerk tot de opdrachtgever via de openbare link heeft goedgekeurd en de projectleider dat heeft bevestigd.
De uitvoerder legt elke wijziging dezelfde dag vast, met foto's, tekeningverwijzing en oorzaak.
Een AI-agent schrijft elke meerwerkopdracht in hetzelfde format, en de bedrijfsleider keurt hem goed.
Elk goedgekeurd meerwerk eindigt zijn uitvoering op de volgende termijnfactuur.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Er komt een wijziging op: de opdrachtgever wil iets extra, of de ploeg treft een situatie aan die afwijkt van de tekeningen. De uitvoerder start een uitvoering met het project en een korte omschrijving.
- 1
Leg de wijziging vast op de bouwplaats
Dag 1Uitvoerder · Team
Omschrijf wat er verandert, waar en waarom, met foto's en de tekeningverwijzing, en noteer of er werk wacht op een beslissing.
Checklist
- Locatie en tekeningverwijzing genoteerd
- Foto's gemaakt
- Projectleider ingelicht
In te vullen velden
- Omschrijving van de wijziging (verplicht)
- Oorzaak (verplicht)
- Link naar foto's en tekeningen (verplicht)
- Werk ligt stil tot er een beslissing is
- 2
Prijs het meerwerk
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 5Projectleider · Team
Vraag prijzen op bij de betrokken onderaannemers, tel uw eigen arbeid, materiaal, materieel en de opslag die het contract toestaat erbij op, en bepaal het effect op de planning.
Checklist
- Prijzen van onderaannemers binnen
- Opslag volgens het contract toegepast
- Effect op de planning bekeken
In te vullen velden
- Prijs van het meerwerk (verplicht)
- Effect op de planning in werkdagen (verplicht)
- Link naar de prijsopbouw (verplicht)
- 3
Schrijf de meerwerkopdracht
Dag 5Meerwerkschrijver · AI-agent
De meerwerkschrijver schrijft de meerwerkopdracht: wat er verandert en waarom, de prijs, het effect op de planning en waar de opdrachtgever mee moet instemmen.
In te vullen velden
- Concept meerwerkopdracht (verplicht)
Gecontroleerd door: De bedrijfsleider corrigeert de tekst en keurt de prijs goed in stap 4.
- 4
Keur het meerwerk intern goed
Verborgen voor de openbare linkDag 6Bedrijfsleider · Team
Toets de omschrijving aan het verslag van de bouwplaats en de prijs aan het contract, corrigeer het concept en keur het goed.
Checklist
- Omschrijving klopt met het verslag
- Prijs en opslag kloppen
- Effect op de planning staat erin
Goedkeuring: Er gaat niets naar de opdrachtgever tot de bedrijfsleider de prijs en de tekst goedkeurt.
- 5
Stuur de meerwerkopdracht naar de opdrachtgever
Week 2Projectleider · Team
Stuur de goedgekeurde meerwerkopdracht met de openbare link naar de uitvoering, en loop hem door met de vertegenwoordiger van de opdrachtgever.
Checklist
- Meerwerkopdracht verstuurd
- Openbare link naar de opdrachtgever gestuurd
- Toegelicht aan de opdrachtgever
In te vullen velden
- Link naar de verstuurde meerwerkopdracht (verplicht)
- Beslissing nodig op (verplicht)
- 6
Keur de meerwerkopdracht goed of af
Week 2Vertegenwoordiger opdrachtgever · Openbare link
Via de openbare link legt de vertegenwoordiger van de opdrachtgever zijn beslissing vast, met zijn opdracht- of ordernummer als hij goedkeurt, en wat er anders moet als hij afkeurt.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Opdracht- of ordernummer
- Wat moet er anders
- 7
Geef het meerwerk vrij voor de bouwplaats
Week 2Projectleider · Team
Controleer de beslissing van de opdrachtgever, werk de aanneemsom en de planning bij, en licht de uitvoerder en de betrokken onderaannemers in. Heeft de opdrachtgever afgewezen, leg dan vast hoe het werk zonder de wijziging verdergaat.
Checklist
- Beslissing opdrachtgever vastgelegd
- Aanneemsom bijgewerkt
- Planning bijgewerkt
- Wijzigingen aan onderaannemers doorgegeven
In te vullen velden
- Nieuwe aanneemsom (verplicht)
Goedkeuring: Er start geen meerwerk tot de projectleider de goedkeuring van de opdrachtgever bevestigt.
- 8
Bevestig dat het meerwerk klaar is
Als het werk klaar isUitvoerder · Team
Controleer of het werk overeenkomt met het goedgekeurde meerwerk, en fotografeer het.
Checklist
- Werk klopt met het goedgekeurde meerwerk
- Opleverfoto's gemaakt
In te vullen velden
- Datum gereed (verplicht)
- Link naar de opleverfoto's
- 9
Zet het meerwerk op de volgende termijnfactuur
Volgende factuurdatumProjectadministrateur · Team
Zet het goedgekeurde meerwerk op de volgende termijnfactuur, en stem de wijzigingen van de onderaannemers erop af.
Checklist
- Op de volgende termijnfactuur gezet
- Wijzigingen van onderaannemers afgestemd
In te vullen velden
- Termijn (verplicht)
Klaar wanneer
De opdrachtgever heeft het meerwerk goedgekeurd of afgewezen, aanneemsom en planning zijn bijgewerkt, goedgekeurd werk is uitgevoerd en gefotografeerd, en het staat op de volgende termijnfactuur.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Meerwerkschrijver
Schrijft de meerwerkopdracht op basis van het verslag van de bouwplaats en de prijsopbouw.
Wat hij doet
- Leest de omschrijving, oorzaak, prijs en het planningseffect in de uitvoering
- Schrijft de meerwerkopdracht in het format uit de instructies van zijn stap
- Noemt de prijs en het effect op de opleverdatum duidelijk
- Rondt zijn stap af, zodat de bedrijfsleider hem kan beoordelen
Gecontroleerd door: De bedrijfsleider corrigeert de tekst en keurt de prijs goed in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Maak goedkeuring een vaste stap voordat iemand het meerwerk bouwt, en geef de opdrachtgever een eenvoudige manier om te beslissen. In stap 6 keurt de vertegenwoordiger van de opdrachtgever goed of af via een openbare link, en stap 7 is een goedkeuringscontrole: er start geen meerwerk tot de projectleider die goedkeuring bevestigt.
Leg wat er verandert, waar en waarom vast op de dag dat het opkomt, met foto's en de tekeningverwijzing. In stap 1 legt de uitvoerder de wijziging, de oorzaak en het eventuele stilliggen van werk vast, voordat er iets wordt geprijsd.
Prijs het als een kleine calculatie: prijzen van onderaannemers, uw eigen arbeid, materiaal en materieel, de opslag die het contract toestaat en het effect op de planning. Stap 2 legt elk daarvan vast, en in stap 4 controleert de bedrijfsleider de prijs voordat die bij de opdrachtgever komt.
Laat AI de meerwerkopdracht schrijven op basis van het verslag van de bouwplaats en de prijsopbouw, en houd de prijsbeslissing bij een mens. In stap 3 schrijft de meerwerkschrijver omschrijving, reden, prijs en planningseffect, en in stap 4 corrigeert en keurt de bedrijfsleider die goed.
Koppel elk goedgekeurd meerwerk aan de volgende termijnfactuur in plaats van het te bewaren voor de eindafrekening. Stap 8 legt vast wanneer het meerwerk klaar was, en in stap 9 zet de projectadministrateur het op de volgende termijn.
Bewaar het verslag van de bouwplaats, de prijs, de beslissing van de opdrachtgever en de opleverfoto's van elke wijziging in één overzicht. Stap 1, 2, 6 en 8 leggen elk daarvan vast, zodat de eindafrekening een lijst goedgekeurd meerwerk is in plaats van een discussie.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.