Adviesbureau · Business development
Reactie op een RFP of aanbesteding
Beantwoord een offerteaanvraag op tijd en op elke eis, met het besluit om in te schrijven genomen voordat iemand gaat schrijven. Een AI-agent vat de RFP samen en controleert het antwoord op onbeantwoorde eisen, referenties worden in week 2 bevestigd, en er wordt niets ingediend tot de partner het goedkeurt.
- Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
- Hoe vaak: Voor elke RFP of aanbesteding
- Stappen: 10 stappen
- AI-agents: 2 AI-agents
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Het bureau reageert op elke RFP die binnenkomt en wint er weinig.
Een verplichte eis wordt gemist en het antwoord valt af.
Referenties worden de dag voor de deadline gevraagd.
Het antwoord wordt om middernacht afgerond zonder review door een partner.
Met dit sjabloon
De partner besluit of het bureau inschrijft, met een samenvatting van aansluiting en risico's voor zich.
Elke verplichte eis is gekoppeld aan een sectie en wordt vóór de goedkeuring gecontroleerd.
De bidmanager bevestigt elke referentie in week 2, met de contactpersoon die de opdrachtgever mag bellen.
Indienen blijft vergrendeld tot de partner de definitieve versie goedkeurt.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
Begint wanneer
Er komt een RFP of aanbesteding binnen waarop het bureau kan reageren. De bidmanager start een uitvoering met de naam van de opdrachtgever.
- 1
Registreer de RFP en de deadlines
Dag 1Bidmanager · Team
Leg de deadline voor vragen en de indieningsdeadline vast, en neem de verplichte eisen en gunningscriteria uit de RFP over in de uitvoering.
Checklist
- Beide deadlines vastgelegd
- Verplichte eisen opgesomd
- Vorm van indienen genoteerd
In te vullen velden
- Link naar de RFP-documenten (verplicht)
- Deadline voor vragen (verplicht)
- Indieningsdeadline (verplicht)
- Verplichte eisen en gunningscriteria (verplicht)
- 2
Vat de RFP samen voor het besluit
Dag 2Bidbeoordelaar · AI-agent
De bidbeoordelaar vat de eisen, gunningscriteria en deadlines samen voor het besluit: aansluiting bij de diensten van het bureau, gaten, risico's en vragen voor de opdrachtgever.
In te vullen velden
- Samenvatting voor het besluit (verplicht)
- Conceptvragen voor de opdrachtgever
Gecontroleerd door: De partner toetst de samenvatting aan de RFP en besluit in stap 3 of het bureau inschrijft.
- 3
Besluit of het bureau inschrijft
Dag 2 tot 3Partner · Team
Toets de samenvatting aan de RFP en besluit daarna op aansluiting, capaciteit, prijsrange en de kans dat het bureau wint.
Checklist
- Samenvatting getoetst aan de RFP
- Team beschikbaar op de startdatum
- Prijsrange haalbaar
In te vullen velden
- Besluit (verplicht)
- Reden (verplicht)
Goedkeuring: Het werk aan het antwoord blijft vergrendeld tot de partner besluit dat het bureau inschrijft.
- 4
Stuur de vragen ter verduidelijking
Week 1Bidmanager · Team
Maak de vragen voor de opdrachtgever definitief, stuur ze via het kanaal van de opdrachtgever vóór de deadline voor vragen, en leg de antwoorden vast als ze binnenkomen.
Checklist
- Vragen vóór de deadline gestuurd
- Antwoorden gedeeld met het bidteam
In te vullen velden
- Antwoorden van de opdrachtgever
- 5
Schrijf de secties van het antwoord
Week 1 tot 2Vakexpert · Team
Schrijf de secties over aanpak, methode en team langs de gunningscriteria, en noteer waar elke verplichte eis wordt beantwoord.
Checklist
- Aanpak sluit aan op de gunningscriteria
- Cv's van het team passen bij de eisen
- Praktijkvoorbeelden gekozen
In te vullen velden
- Link naar het concept-antwoord (verplicht)
- Waar elke eis wordt beantwoord (verplicht)
- 6
Bevestig de klantreferenties
Week 2Bidmanager · Team
Stuur elke referentieklant de korte beschrijving van het werk die u wilt gebruiken, vraag of hij genoemd mag worden, en leg zijn antwoord, zijn correcties en de contactpersoon vast die de opdrachtgever mag bellen.
Checklist
- Referentieklant akkoord met vermelding
- Beschrijving van het werk door de klant gecontroleerd
In te vullen velden
- Referentieklant akkoord met vermelding (verplicht)
- Naam en functie van de referent (verplicht)
- Telefoonnummer van de referent
- Correcties op de beschrijving
- 7
Prijs het antwoord
Week 2Engagement manager · Team
Schat de dagen per rol in en bepaal het tarief in het prijsformat dat de RFP vraagt, met de aannames erachter.
Checklist
- Dagen per rol ingeschat
- Prijs volgt het format van de RFP
In te vullen velden
- Totaalprijs (verplicht)
- Aannames bij de prijs (verplicht)
- 8
Controleer of elke eis is beantwoord
Week 3Eisencontroleur · AI-agent
De eisencontroleur vergelijkt de verplichte eisen uit stap 1 met waar elke eis in stap 5 wordt beantwoord, en zet elke eis zonder antwoord op een rij.
In te vullen velden
- Eisen zonder antwoord (verplicht)
Gecontroleerd door: De partner legt de lijst in stap 9 naast het definitieve antwoord, voordat hij de indiening goedkeurt.
- 9
Keur de indiening goed
Week 3Partner · Team
Leg de lijst van de eisencontroleur naast het definitieve antwoord, beoordeel de prijs en de referenties, en keur de definitieve versie goed.
Checklist
- Elke verplichte eis beantwoord
- Prijs en voorwaarden goedgekeurd
- Vorm en paginalimiet gehaald
In te vullen velden
- Link naar het definitieve antwoord (verplicht)
Goedkeuring: Het antwoord kan niet worden ingediend tot de partner de definitieve versie goedkeurt.
- 10
Dien het antwoord in
Vóór de deadlineBidmanager · Team
Dien het goedgekeurde antwoord vóór de deadline in via het portaal of kanaal van de opdrachtgever, en leg de bevestiging vast.
Checklist
- Vóór de deadline ingediend
- Bevestiging ontvangen
In te vullen velden
- Kenmerk van de bevestiging (verplicht)
- Ingediend op (verplicht)
Klaar wanneer
Het antwoord is vóór de deadline ingediend met elke verplichte eis beantwoord, of het bureau heeft afgezien van inschrijving met de reden vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Bidbeoordelaar
Maakt van de eisen in de RFP een korte samenvatting voor het besluit om in te schrijven.
Wat hij doet
- Leest de eisen, gunningscriteria en deadlines uit stap 1
- Vergelijkt ze met de diensten van het bureau uit de instructies van zijn stap
- Schrijft een samenvatting voor het besluit en conceptvragen voor de opdrachtgever
- Rondt zijn stap af, zodat de partner kan besluiten
Gecontroleerd door: De partner toetst de samenvatting aan de RFP en besluit in stap 3 of het bureau inschrijft.
Eisencontroleur
Controleert of elke verplichte eis uit de RFP een antwoord heeft.
Wat hij doet
- Leest de verplichte eisen die in stap 1 zijn vastgelegd
- Leest uit stap 5 waar elke eis wordt beantwoord
- Zet elke eis zonder antwoord op een rij
- Schrijft de lijst in zijn stap en rondt die af
Gecontroleerd door: De partner legt de lijst in stap 9 naast het definitieve antwoord, voordat hij de indiening goedkeurt.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Besluit op aansluiting, capaciteit, prijsrange en uw kans om te winnen voordat iemand begint te schrijven. Stap 3 is een goedkeuringscontrole: het werk aan het antwoord blijft vergrendeld tot de partner het besluit en de reden vastlegt.
Zet de verplichte eisen op dag 1 op een rij en noteer tijdens het schrijven waar elke eis wordt beantwoord. Stap 5 legt vast waar elke eis wordt beantwoord, en in stap 8 zet de eisencontroleur elke eis zonder antwoord op een rij.
Gebruik AI voor het lees- en controlewerk, en houd het besluit om in te schrijven en de eindgoedkeuring bij partners. In stap 2 vat de bidbeoordelaar de RFP samen voor het besluit, en in stap 8 zoekt de eisencontroleur naar onbeantwoorde eisen voordat de partner in stap 9 goedkeurt.
Vraag de referentieklant vroeg, met de precieze beschrijving van het werk die u wilt gebruiken. In stap 6 legt de bidmanager per referentieklant vast of die genoemd mag worden, welke correcties hij op de beschrijving heeft en welke contactpersoon de opdrachtgever mag bellen.
Leg de deadline voor vragen vast naast de indieningsdeadline op de dag dat de RFP binnenkomt, en geef de vragen een eigen stap. Stap 1 legt beide deadlines vast, en in stap 4 stuurt de bidmanager de vragen en legt hij de antwoorden van de opdrachtgever vast.
Een partner moet het volledige antwoord, de prijs en de referenties goedkeuren, niet alleen de managementsamenvatting. Stap 9 is een goedkeuringscontrole: de indieningsstap blijft vergrendeld tot de partner de definitieve versie goedkeurt.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.