Adviesbureau · Risico en compliance
Opdrachtacceptatie en conflictcheck
Toets elke nieuwe klant en opdracht op belangenconflicten en risico voordat iemand tekent, zonder bedrijfsgegevens na te jagen per e-mail. De klant bevestigt via een openbare link wie hij is, en er gaat niets naar de klant tot de managing partner over de opdracht heeft beslist.
- Doorlooptijd: 1 tot 2 weken
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe klant of opdracht
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Conflictchecks gebeuren pas als het werk al loopt, als ze al gebeuren.
Bedrijfsgegevens komen binnen via een reeks e-mails en zijn nog steeds niet compleet.
De partner die het werk wil, beslist ook dat het in orde is.
Niemand kan laten zien waarom een riskante klant is aangenomen.
Met dit sjabloon
Elke nieuwe opdracht doorloopt een conflictcheck voordat de bevestiging de deur uitgaat.
De klant bevestigt entiteit, groepsmaatschappijen en tekenbevoegde via één link, en gaten worden opgesomd.
De managing partner beslist, met de conflictcheck en de risicobeoordeling voor zich.
Het besluit, de voorwaarden en wie ze heeft gesteld staan in de uitvoering.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een partner wil een nieuwe klant aannemen, of een nieuwe opdracht voor een bestaande klant. De partner start een uitvoering met de klantnaam en het onderwerp van de opdracht.
- 1
Registreer de mogelijke opdracht
Dag 1Partner · Team
Leg de klant vast, het onderwerp van de opdracht en elke andere betrokken partij, zoals een overnamekandidaat of een wederpartij, en stuur de openbare link naar de contactpersoon van de klant.
Checklist
- Onderwerp van de opdracht beschreven
- Andere partijen genoemd
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
In te vullen velden
- Statutaire naam van de klant (verplicht)
- Onderwerp van de opdracht (verplicht)
- Andere betrokken partijen
- E-mail contactpersoon klant (verplicht)
- 2
Bevestig uw bedrijfsgegevens
Dag 1 tot 3Contactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de klant zijn juridische entiteit, zijn eigenaren en groepsmaatschappijen, de factuurgegevens en wie namens hem tekent.
Checklist
- Juridische entiteit bevestigd
- Eigenaren en groepsmaatschappijen vermeld
In te vullen velden
- KvK-nummer of registratienummer (verplicht)
- Moeder- en groepsmaatschappijen (verplicht)
- E-mail voor facturen (verplicht)
- Tekenbevoegde (verplicht)
- 3
Controleer de antwoorden op gaten
Dag 3Intakecontroleur · AI-agent
De intakecontroleur vergelijkt de antwoorden van de klant met de lijst van wat het bureau nodig heeft, en noteert wat ontbreekt, onduidelijk is of niet klopt met de gegevens uit stap 1.
In te vullen velden
- Gaten en vervolgvragen (verplicht)
Gecontroleerd door: De bureaumanager controleert de gaten en volgt ze op in stap 4.
- 4
Voer de conflictcheck uit
Verborgen voor de openbare linkDag 3 tot 5Bureaumanager · Team
Controleer de gaten die de intakecontroleur vond en volg ze op, en doorzoek daarna huidige en eerdere klanten en opdrachten op de klant, zijn groepsmaatschappijen en de andere partijen. Zet de uitvoering op geblokkeerd zolang de klant nog antwoorden schuldig is.
Checklist
- Gaten gecontroleerd en opgevolgd
- Klant en groepsmaatschappijen doorzocht
- Andere partijen doorzocht
In te vullen velden
- Uitkomst conflictcheck (verplicht)
- Mogelijke conflicten gevonden
- 5
Beoordeel het risico van de opdracht
Verborgen voor de openbare linkDag 5 tot 7Partner · Team
Leg de risico's van deze klant en opdracht vast, zoals reputatie, onafhankelijkheid, betaling en of het bureau de expertise heeft, en hoe het bureau ze beheerst.
Checklist
- Reputatie gecontroleerd
- Expertise en capaciteit beschikbaar
- Betalingsrisico afgewogen
In te vullen velden
- Risicoscore (verplicht)
- Risico's en waarborgen (verplicht)
- 6
Neem de opdracht aan of wijs hem af
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Managing partner · Team
Beoordeel de conflictcheck en de risicobeoordeling, en beslis of het bureau de opdracht aanneemt en onder welke voorwaarden.
Checklist
- Uitkomst conflictcheck beoordeeld
- Voorwaarden afgestemd met de partner
In te vullen velden
- Besluit (verplicht)
- Voorwaarden of reden van afwijzing
Goedkeuring: De opdrachtbevestiging blijft vergrendeld tot de managing partner over de opdracht heeft beslist.
- 7
Stuur de opdrachtbevestiging
Week 2Partner · Team
Stuur de opdrachtbevestiging met de afgesproken scope en condities, inclusief eventuele voorwaarden uit stap 6, naar de tekenbevoegde.
Checklist
- Voorwaarden uit stap 6 opgenomen
- Bevestiging naar de tekenbevoegde gestuurd
In te vullen velden
- Link naar de opdrachtbevestiging (verplicht)
- 8
Bevestig de getekende opdrachtbevestiging
Week 2Contactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de klant dat de opdrachtbevestiging is getekend en deelt hij een link naar het getekende exemplaar.
In te vullen velden
- Link naar de getekende opdrachtbevestiging (verplicht)
- Datum van ondertekening (verplicht)
- 9
Open de opdracht
Week 2Bureaumanager · Team
Open de opdracht in de systemen van het bureau met de factuurgegevens en voorwaarden, en zet de klant en de andere partijen in het conflictregister.
Checklist
- Opdrachtcode aangemaakt
- Conflictregister bijgewerkt
- Factuurgegevens ingericht
In te vullen velden
- Opdrachtcode (verplicht)
Klaar wanneer
De opdracht is aangenomen of afgewezen met de reden vastgelegd, en een aangenomen klant heeft de opdrachtbevestiging getekend.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Intakecontroleur
Controleert de bedrijfsgegevens van de klant op gaten voordat de conflictcheck begint.
Wat hij doet
- Leest de gegevens van de opdracht uit stap 1 en de antwoorden van de klant uit stap 2
- Vergelijkt ze met de checklist in de instructies van zijn stap
- Zet ontbrekende, onduidelijke of tegenstrijdige antwoorden op een rij als vervolgvragen
- Rondt zijn stap af, zodat de conflictcheck kan beginnen
Gecontroleerd door: De bureaumanager controleert de gaten en volgt ze op in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Doorzoek huidige en eerdere klanten en opdrachten op de klant, zijn groepsmaatschappijen en elke andere partij voordat u zich aan het werk verbindt. Stap 4 legt de zoekactie en de uitkomst vast, met de groepsmaatschappijen die de klant in stap 2 heeft bevestigd.
Verzamel de juridische entiteit, de eigenaren en groepsmaatschappijen, de factuurgegevens en wie tekent, bij de klant zelf. In stap 2 bevestigt de klant die via een openbare link, en stap 3 controleert de antwoorden op gaten.
Laat een partner beslissen die de klantrelatie niet zelf beheert, op basis van de conflictcheck en een schriftelijke risicobeoordeling. Stap 6 is een goedkeuringscontrole: de opdrachtbevestiging blijft vergrendeld tot de managing partner heeft beslist.
Laat AI de antwoorden van de klant vergelijken met wat het bureau nodig heeft en de vervolgvragen opsommen, terwijl mensen de beslissing nemen. In stap 3 zet de intakecontroleur gaten en tegenstrijdigheden op een rij, en in stap 4 controleert de bureaumanager ze vóór de conflictcheck.
Leg de risicobeoordeling, het besluit en de voorwaarden vast waar de opdracht begint, niet in een e-mail. Stap 5 en 6 bewaren de risicoscore, de waarborgen en het besluit van de managing partner in de uitvoering, met naam en tijdstip.
Maak de getekende bevestiging een stap die de klant zelf afrondt, en open de opdracht pas daarna. In stap 8 bevestigt de klant via de openbare link dat de opdrachtbevestiging is getekend, en stap 9 opent daarna de opdracht en werkt het conflictregister bij.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.