Makelaarskantoor · Vastgoedbeheer
Reparatieverzoek in een huurwoning
Breng elke reparatie van de melding van de huurder naar een bevestigd herstel en een gecontroleerde factuur. De huurder beschrijft het probleem via een openbare link, een AI-agent maakt de triage, en er wordt geen werk ingepland voordat de kosten zijn goedgekeurd, met akkoord van de verhuurder boven zijn limiet.
- Doorlooptijd: 1 dag tot 3 weken
- Hoe vaak: Voor elke reparatie die een huurder meldt
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Reparatieverzoeken liggen in een gedeelde inbox, en niemand weet wie ze oppakt.
Huurders beschrijven het probleem in drie telefoontjes.
Vakmensen beginnen boven de limiet van de verhuurder zonder akkoord.
Facturen worden betaald voordat iemand controleert of het probleem is verholpen.
Met dit sjabloon
Elke reparatie is een uitvoering met een eigenaar, van melding tot betaalde factuur.
De huurder beschrijft het één keer via een openbare link, met foto's gedeeld als link.
Er wordt niets ingepland tot de kosten zijn goedgekeurd, met akkoord van de verhuurder boven de limiet.
De huurder bevestigt het herstel voordat de factuur wordt betaald.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een huurder meldt een probleem per telefoon, e-mail of via uw contactformulier. De onderhoudscoördinator start een uitvoering met de woning en de contactgegevens van de huurder.
- 1
Leg het verzoek vast en deel de link met de huurder
Dag 1Onderhoudscoördinator · Team
Leg de woning en de eerste beschrijving van de huurder vast, en stuur de huurder de openbare link naar de uitvoering om de details aan te vullen. Is het een noodgeval, volg dan eerst uw noodprocedure.
Checklist
- Noodgeval uitgesloten of afgehandeld
- Openbare link naar de huurder gestuurd
In te vullen velden
- Adres van de woning (verplicht)
- Telefoon huurder (verplicht)
- Eerste beschrijving (verplicht)
- 2
Het probleem beschrijven
Dag 1Huurder · Openbare link
Via de openbare link beschrijft de huurder wat er mis is, waar en sinds wanneer, deelt hij een link naar foto's of een video, en geeft hij aan wanneer een vakman binnen kan.
Checklist
- Probleem en plek beschreven
- Foto's of video gedeeld als link
- Momenten voor toegang doorgegeven
In te vullen velden
- Wat is er mis, en waar (verplicht)
- Link naar foto's of een video
- Wanneer een vakman binnen kan (verplicht)
- Huisdieren of afspraken over toegang
- 3
Maak de triage van het verzoek
Dag 1Triage-assistent · AI-agent
De triage-assistent leest de beschrijving van de huurder en maakt de triage: het waarschijnlijke vakgebied, de urgentie volgens uw onderhoudsbeleid en de vragen voor de vakman.
In te vullen velden
- Voorgesteld vakgebied (verplicht)
- Voorgestelde urgentie (verplicht)
- Notities voor de vakman (verplicht)
Gecontroleerd door: De onderhoudscoördinator bevestigt of corrigeert de triage in stap 4.
- 4
Bevestig de triage en vraag een offerte op
Dag 1 tot 3Onderhoudscoördinator · Team
Controleer de triage, pas de urgentie aan als dat nodig is, en vraag een schriftelijke offerte op bij een vakman van uw vaste lijst.
Checklist
- Urgentie getoetst aan uw onderhoudsbeleid
- Vakman van de vaste lijst
- Offerte schriftelijk ontvangen
In te vullen velden
- Vakman (verplicht)
- Offertebedrag (verplicht)
- Link naar de offerte (verplicht)
- 5
Keur de kosten goed
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 4Vastgoedbeheerder · Team
Toets de offerte aan de bestedingslimiet van de verhuurder uit de beheerovereenkomst. Boven de limiet vraagt u het schriftelijke akkoord van de verhuurder en legt u dat vast voordat u goedkeurt.
Checklist
- Reparatie valt volgens het huurcontract onder de verhuurder
- Offerte getoetst aan de bestedingslimiet
- Akkoord van de verhuurder vastgelegd boven de limiet
In te vullen velden
- Akkoord verhuurder (verplicht)
Goedkeuring: Er wordt geen werk ingepland tot de vastgoedbeheerder de kosten goedkeurt.
- 6
Plan en voer de reparatie uit
Dag 3 tot 14Onderhoudscoördinator · Team
Plan de vakman in binnen de momenten die de huurder opgaf, volg de klus en leg vast wat er is gedaan. Wacht de klus op onderdelen, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer waarom.
Checklist
- Vakman ingepland binnen de opgegeven momenten
- Huurder op de hoogte van de datum
- Werkbon van de vakman ontvangen
In te vullen velden
- Datum reparatie (verplicht)
- Uitgevoerd werk (verplicht)
- 7
Bevestigen dat het probleem is verholpen
Binnen 2 dagen na de reparatieHuurder · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de huurder of het probleem is verholpen, beoordeelt hij het bezoek van de vakman en noteert hij wat nog niet goed is.
In te vullen velden
- Is het probleem verholpen? (verplicht)
- Beoordeling van het bezoek
- Wat is nog niet goed
- 8
Controleer en betaal de factuur
Verborgen voor de openbare linkWeek 2 tot 3Financieel medewerker · Team
Toets de factuur aan de goedgekeurde offerte en de bevestiging van de huurder, belast de kosten door aan de verhuurder en betaal de vakman.
Checklist
- Factuur klopt met de goedgekeurde offerte
- Huurder heeft het herstel bevestigd
- Doorbelast aan de verhuurder
- Vakman betaald
In te vullen velden
- Link naar de factuur (verplicht)
- Factuurbedrag (verplicht)
Klaar wanneer
De reparatie is uitgevoerd en door de huurder bevestigd, de factuur klopt met de goedgekeurde offerte, en de kosten zijn doorbelast aan de verhuurder.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Triage-assistent
Stelt op basis van de beschrijving van de huurder het vakgebied, de urgentie en de vragen voor de vakman voor.
Wat hij doet
- Leest de beschrijving van de huurder en de gegevens van de woning in de uitvoering
- Past de urgentieniveaus uit de instructies van zijn stap toe
- Legt het voorgestelde vakgebied, de urgentie en notities vast in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de coördinator de triage kan bevestigen
Gecontroleerd door: De onderhoudscoördinator bevestigt of corrigeert de triage in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Geef elke reparatie een eigen uitvoering van melding tot betaalde factuur, zodat niets alleen in een inbox staat. Stappen 1 tot 8 brengen elk verzoek van de melding van de huurder naar een gecontroleerde factuur, en een uitvoering op geblokkeerd laat zien welke klussen op onderdelen wachten.
Vraag elke keer dezelfde gegevens: wat er mis is, waar, sinds wanneer, foto's en wanneer iemand binnen kan. Stap 2 vraagt precies dat via de openbare link, met foto's gedeeld als link.
Laat AI het vakgebied en de urgentie voorstellen op basis van de beschrijving van de huurder, en laat de coördinator dat bevestigen. In stap 3 maakt de triage-assistent de triage, en in stap 4 toetst de onderhoudscoördinator die aan uw onderhoudsbeleid.
Toets elke offerte aan de bestedingslimiet uit de beheerovereenkomst voordat u inplant. Stap 5 is een goedkeuringscontrole: er wordt geen werk ingepland tot de vastgoedbeheerder de kosten goedkeurt, met het akkoord van de verhuurder vastgelegd als het boven de limiet ligt.
Vraag het de huurder, niet alleen de vakman, voordat u de factuur betaalt. In stap 7 bevestigt de huurder het herstel en beoordeelt hij het bezoek via de openbare link, en stap 8 controleert dat voordat de vakman wordt betaald.
Vergelijk elke factuur met de goedgekeurde offerte en het werk dat de huurder heeft bevestigd. Stap 8 doet dat voordat de kosten aan de verhuurder worden doorbelast en de vakman wordt betaald.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.