Makelaarskantoor · Vastgoedbeheer
Huurdersselectie tot sleuteloverdracht
Breng een kandidaat-huurder van aanvraag tot sleutels in handen, met elke controle vastgelegd. De kandidaat vult de aanvraag in via een openbare link, een AI-agent vat die samen voor de verhuurder, en de sleutels gaan pas mee als de waarborgsom en de eerste huur binnen zijn.
- Doorlooptijd: 1 tot 3 weken
- Hoe vaak: Voor elke huuraanvraag
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Aanvragen komen binnen als e-mailwisselingen waarin loonstroken ontbreken.
Elke makelaar selecteert kandidaten net iets anders.
De verhuurder keurt een huurder telefonisch goed, en niemand kan dat later aantonen.
Sleutels gaan mee voordat de waarborgsom binnen is.
Met dit sjabloon
De kandidaat vult één aanvraag in via een openbare link, met links naar zijn inkomensbewijzen.
Elke kandidaat wordt getoetst aan dezelfde criteria uit uw verhuurbeleid.
De beslissing van de verhuurder staat in de uitvoering voordat de huurovereenkomst verstuurd wordt.
De sleuteloverdracht blijft vergrendeld tot de betaling is bevestigd.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een kandidaat wil een woning huren die u verhuurt. De verhuurmakelaar start een uitvoering met de woning, de huur en de gewenste ingangsdatum.
- 1
Leg de aanvraag vast en deel de link met de kandidaat
Dag 1Verhuurmakelaar · Team
Vul de woning, de huur en de gewenste ingangsdatum in, en stuur de kandidaat de openbare link naar de uitvoering met de aanvraag.
Checklist
- Bezichtiging gedaan
- Openbare link naar de kandidaat gestuurd
In te vullen velden
- Adres van de woning (verplicht)
- Maandhuur (verplicht)
- E-mail kandidaat (verplicht)
- Gewenste ingangsdatum (verplicht)
- 2
De huuraanvraag invullen
Dag 1 tot 3Kandidaat-huurder · Openbare link
Via de openbare link geeft de kandidaat zijn werk en inkomen, de contactgegevens van de huidige verhuurder en wie er in de woning gaat wonen, en deelt hij beveiligde links naar inkomens- en identiteitsbewijzen zoals het kantoor vraagt.
Checklist
- Werk en inkomen ingevuld
- Contactgegevens huidige verhuurder ingevuld
- Alle bewoners genoemd
In te vullen velden
- Bruto maandinkomen huishouden (verplicht)
- Contactgegevens huidige verhuurder (verplicht)
- Wie gaat er in de woning wonen (verplicht)
- Link naar inkomensbewijs (verplicht)
- 3
Controleer identiteit, inkomen en referenties
Verborgen voor de openbare linkDag 3 tot 5Vastgoedbeheerder · Team
Controleer identiteit, inkomen volgens uw verhuurbeleid en de referentie van de huidige verhuurder, zoals uw regels voorschrijven, met dezelfde criteria voor elke kandidaat. Ontbreekt een referentie, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer op wie u wacht.
Checklist
- Identiteit gecontroleerd
- Inkomen getoetst aan uw verhuurbeleid
- Referentie huidige verhuurder ontvangen
- Dezelfde criteria gebruikt als voor elke kandidaat
In te vullen velden
- Uitkomst controle (verplicht)
- Notities bij de controles (verplicht)
- 4
Vat de aanvraag samen voor de verhuurder
Dag 5Aanvraagsamenvatter · AI-agent
De aanvraagsamenvatter schrijft een korte samenvatting voor de verhuurder op basis van de aanvraag en de uitkomst van de controles, en behandelt alleen de criteria uit uw verhuurbeleid.
In te vullen velden
- Conceptsamenvatting aanvraag (verplicht)
Gecontroleerd door: De vastgoedbeheerder controleert de samenvatting en legt de beslissing van de verhuurder vast in stap 5.
- 5
Keur de kandidaat goed met de verhuurder
Verborgen voor de openbare linkDag 5 tot 7Vastgoedbeheerder · Team
Toets de samenvatting aan de controles, stuur haar naar de verhuurder, en leg de beslissing en eventuele voorwaarden van de verhuurder vast voordat u goedkeurt.
Checklist
- Samenvatting klopt met de controles
- Alleen uw verhuurcriteria gebruikt
- Beslissing verhuurder schriftelijk ontvangen
In te vullen velden
- Beslissing verhuurder (verplicht)
- Voorwaarden van de verhuurder
Goedkeuring: De huurovereenkomst en de sleuteloverdracht blijven vergrendeld tot de vastgoedbeheerder de kandidaat goedkeurt, met de beslissing van de verhuurder vastgelegd.
- 6
Stuur de huurovereenkomst en de kosten bij aanvang
Dag 7 tot 8Verhuurmakelaar · Team
Stuur de huurovereenkomst ter ondertekening, en laat de kandidaat weten wat er vóór de ingangsdatum betaald moet zijn en wanneer.
Checklist
- Huurovereenkomst ter ondertekening verstuurd
- Bedragen waarborgsom en eerste huur verstuurd
- Ingangsdatum bevestigd
In te vullen velden
- Link naar de huurovereenkomst (verplicht)
- Waarborgsom (verplicht)
- Ingangsdatum (verplicht)
- 7
Huurovereenkomst tekenen en betaling bevestigen
Dag 8 tot 12Kandidaat-huurder · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de kandidaat dat de huurovereenkomst is getekend en dat waarborgsom en eerste huur zijn betaald, geeft hij het betalingskenmerk en kiest hij een dag om de sleutels op te halen.
Checklist
- Huurovereenkomst getekend
- Waarborgsom betaald
- Eerste huur betaald
In te vullen velden
- Betalingskenmerk (verplicht)
- Gewenste dag voor de sleutels (verplicht)
- 8
Bevestig dat het geld binnen is
Vóór de ingangsdatumFinancieel medewerker · Team
Controleer of waarborgsom en eerste huur zijn ontvangen, en registreer of beveilig de waarborgsom zoals uw lokale regels voorschrijven.
Checklist
- Waarborgsom ontvangen
- Eerste huur ontvangen
- Waarborgsom geregistreerd zoals uw regels voorschrijven
In te vullen velden
- Betaling ontvangen op (verplicht)
Goedkeuring: De sleuteloverdracht blijft vergrendeld tot de financieel medewerker bevestigt dat waarborgsom en eerste huur binnen zijn.
- 9
Draag de sleutels over en leg de staat bij aanvang vast
Dag van de sleuteloverdrachtVerhuurmakelaar · Team
Loop met de huurder door de woning, leg de staat en de meterstanden vast, en geef de sleutels af.
Checklist
- Staat per ruimte vastgelegd
- Meterstanden opgenomen
- Sleutels overgedragen
- Huurovereenkomst ook door de verhuurder getekend
In te vullen velden
- Link naar opleveringsrapport en foto's (verplicht)
- Aantal overgedragen sleutels (verplicht)
Klaar wanneer
De verhuurder heeft de huurder goedgekeurd, de huurovereenkomst is getekend, waarborgsom en eerste huur zijn binnen, en de huurder heeft de sleutels en een opleveringsrapport.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Aanvraagsamenvatter
Maakt van de aanvraag en de uitkomst van de controles een korte samenvatting voor de verhuurder.
Wat hij doet
- Leest de aanvraag en de uitkomst van de controles in de uitvoering
- Behandelt alleen de criteria uit de instructies van zijn stap
- Schrijft de conceptsamenvatting in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de vastgoedbeheerder haar kan beoordelen
Gecontroleerd door: De vastgoedbeheerder controleert de samenvatting en legt de beslissing van de verhuurder vast in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Gebruik voor elke kandidaat dezelfde vastgelegde criteria en leg elke controle vast. Stap 3 controleert identiteit, inkomen en referenties aan de hand van uw verhuurbeleid, en stap 4 vat de aanvraag alleen op die criteria samen.
Geef de kandidaat één link die alles vraagt en links naar inkomensbewijzen aanneemt. Stap 2 verzamelt de aanvraag via de openbare link, en in stap 3 staat de uitvoering op geblokkeerd zolang een referentie ontbreekt.
Laat AI de aanvraag en de controles samenvatten voor de verhuurder, en houd de beslissing bij mensen. In stap 4 schrijft de aanvraagsamenvatter de samenvatting, en in stap 5 controleert de vastgoedbeheerder haar voordat de verhuurder haar ziet.
Stuur de verhuurder een gecontroleerde samenvatting en leg zijn beslissing en voorwaarden vast in de uitvoering. Stap 5 is een goedkeuringscontrole: de huurovereenkomst blijft vergrendeld tot de vastgoedbeheerder de beslissing van de verhuurder vastlegt en de kandidaat goedkeurt.
Koppel de sleuteloverdracht aan een bevestigde betaling in plaats van aan de ingangsdatum. Stap 8 is een goedkeuringscontrole: de sleuteloverdracht blijft vergrendeld tot de financieel medewerker bevestigt dat waarborgsom en eerste huur binnen zijn.
Leg de staat per ruimte vast, de meterstanden en het aantal overgedragen sleutels, met foto's. Stap 9 doet dat op de dag van de sleuteloverdracht en bewaart de link naar het rapport, zodat er bij het einde van de huur iets is om mee te vergelijken.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.