IT managed services · Servicedesk
Nieuwe gebruikers instellen voor klanten
Zorg dat een nieuwe medewerker van een klant op de eerste dag de juiste toegang en een werkend apparaat heeft, zonder gegevens na te jagen na een mailtje van één regel. De leidinggevende vult alles in via een openbare link, en er bestaat geen account voordat een bevoegd verzoek is goedgekeurd.
- Doorlooptijd: 3 tot 5 werkdagen vóór de startdatum
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe medewerker bij een klant
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Een aanvraag voor een nieuwe medewerker komt binnen als één regel in een e-mail, en de medewerker moet de details najagen.
Iedereen bij de klant kan om toegang tot alles vragen.
De laptop komt op de eerste dag zonder de applicaties van de gebruiker.
Het ticket wordt gesloten zonder te weten of de nieuwe gebruiker kon werken.
Met dit sjabloon
De leidinggevende vult functie, toegang en apparatuur in via één link.
Elke aanvraag wordt getoetst aan de bevoegde contactpersonen van de klant voordat er een account bestaat.
Het apparaat is vóór de startdatum klaargezet en getest met het account van de gebruiker.
De leidinggevende bevestigt de eerste dag via de openbare link.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een klant vraagt een nieuwe gebruiker aan. De servicedeskmedewerker start een uitvoering met de klant, het ticketnummer en de startdatum.
- 1
Registreer de aanvraag en stuur de openbare link
Bij aanvraagServicedeskmedewerker · Team
Leg de klant, het ticketnummer en de startdatum vast, en stuur de leidinggevende de openbare link voor de gegevens van de nieuwe medewerker.
Checklist
- Ticketnummer in de uitvoering
- Openbare link naar de leidinggevende gestuurd
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Ticketnummer (verplicht)
- Startdatum (verplicht)
- 2
Vul de gegevens van de nieuwe medewerker in
Dag 1Leidinggevende bij de klant · Openbare link
Via de openbare link geeft de leidinggevende de naam en functie van de nieuwe medewerker, de toegang die nodig is en de apparatuur, bij voorkeur door een collega met dezelfde functie te noemen.
Checklist
- Startdatum bevestigd met HR
- Extra licentiekosten begrepen
In te vullen velden
- Volledige naam en functie (verplicht)
- Benodigde toegang (applicaties, gedeelde mappen, groepen) (verplicht)
- Benodigde apparatuur (verplicht)
- Collega met dezelfde toegang
- 3
Controleer de aanvraag
Dag 1Aanvraagcontroleur · AI-agent
De aanvraagcontroleur legt de aanvraag naast de checklist voor nieuwe gebruikers, noteert wat ontbreekt en signaleert gevoelige toegang, zoals financiële mappen of beheerrechten.
In te vullen velden
- Ontbrekende gegevens
- Gesignaleerde gevoelige toegang
Gecontroleerd door: De teamleider servicedesk controleert de gesignaleerde punten en keurt de aanvraag goed in stap 4.
- 4
Keur de toegang goed
Verborgen voor de openbare linkDag 2Teamleider servicedesk · Team
Controleer of de aanvrager een bevoegde contactpersoon is, stem de gesignaleerde toegang met hem af, en keur de aanvraag goed of zet de uitvoering op geblokkeerd met de open vraag.
Checklist
- Aanvrager is een bevoegde contactpersoon
- Gesignaleerde toegang bevestigd door de aanvrager
- Licentie beschikbaar of besteld
Goedkeuring: Er wordt geen account aangemaakt tot de teamleider servicedesk de aanvraag goedkeurt.
- 5
Maak het account en de toegang aan
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 3Servicedeskmedewerker · Team
Maak het account en de mailbox aan, voeg de goedgekeurde groepen en gedeelde mappen toe, wijs de licentie toe en bereid een veilige eerste aanmelding voor.
Checklist
- Account en mailbox aangemaakt
- Goedgekeurde groepen en gedeelde mappen toegevoegd
- Licentie toegewezen
- Eerste aanmelding geregeld zonder wachtwoord per e-mail
In te vullen velden
- Gebruikersnaam (verplicht)
- 6
Zet het apparaat klaar en test het
Vóór de startdatumServicedeskmedewerker · Team
Neem het apparaat op in de RMM-tool, installeer de beveiligingstools, updates en applicaties, en test het met het nieuwe account.
Checklist
- Apparaat opgenomen in de RMM-tool
- Beveiligingstools en updates geïnstalleerd
- Applicaties geïnstalleerd
- Getest met het nieuwe account
In te vullen velden
- Assetnummer apparaat (verplicht)
- Bezorg- of ophaaldatum (verplicht)
- 7
Bevestig de eerste dag
Eerste dagLeidinggevende bij de klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de leidinggevende dat de nieuwe gebruiker kon inloggen, zijn apparaat heeft en kan openen wat hij nodig heeft.
In te vullen velden
- Alles werkt (verplicht)
- Wat werkt nog niet
- 8
Sluit de aanvraag af
Eerste weekServicedeskmedewerker · Team
Los op wat de leidinggevende heeft gemeld, werk de klantdocumentatie bij en sluit het ticket.
Checklist
- Gemelde problemen opgelost
- Gebruiker en apparaat toegevoegd aan de klantdocumentatie
- Ticket gesloten in het ticketsysteem
Klaar wanneer
De nieuwe gebruiker heeft op de eerste dag ingelogd met de goedgekeurde toegang en een klaargezet apparaat, de leidinggevende heeft dat bevestigd en het ticket is gesloten.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Aanvraagcontroleur
Controleert elke aanvraag voor een nieuwe gebruiker op ontbrekende gegevens en toegang die een tweede blik nodig heeft.
Wat hij doet
- Leest de aanvraag die de leidinggevende in de uitvoering heeft ingevuld
- Vergelijkt die met de checklist en de lijst gevoelige toegang uit de instructies van zijn stap
- Legt ontbrekende gegevens en gesignaleerde toegang vast in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de goedkeuring kan beginnen
Gecontroleerd door: De teamleider servicedesk controleert de gesignaleerde punten en keurt de aanvraag goed in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Geef de leidinggevende bij de klant één link die naar alles vraagt wat u nodig hebt, in plaats van een mailtje van één regel te accepteren. In stap 2 vult de leidinggevende functie, toegang en apparatuur in via de openbare link, en stap 3 controleert de aanvraag op hiaten.
Vergelijk de aanvrager met de lijst van bevoegde contactpersonen van de klant voordat u iets aanmaakt. Stap 4 is een goedkeuringscontrole: er wordt geen account aangemaakt tot de teamleider servicedesk de aanvrager bevestigt en de toegang goedkeurt.
Het account en de mailbox, groepen en gedeelde mappen, de licentie, een veilige eerste aanmelding en een apparaat dat in beheer is genomen en met dat account is getest. Stap 5 en 6 hebben die punten als checklist, zodat geen medewerker er een overslaat.
Laat AI de aanvraag lezen en aangeven wat ontbreekt of gevoelig is voordat een medewerker hem oppakt. In stap 3 signaleert de aanvraagcontroleur hiaten en gevoelige toegang, en in stap 4 controleert de teamleider servicedesk die voordat hij goedkeurt.
Zet het apparaat vóór de startdatum klaar met het eigen account van de gebruiker, en laat de leidinggevende op de eerste dag bevestigen dat alles werkt. Stap 6 test het apparaat met het nieuwe account, en in stap 7 bevestigt de leidinggevende via de openbare link dat alles werkt.
Stuur het niet per e-mail; regel een eerste aanmelding waarbij de gebruiker zelf zijn wachtwoord en tweede factor instelt. Stap 5 heeft dit op de checklist staan voordat het account wordt overgedragen.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.