IT managed services · Financiën
Maandelijkse licentieafstemming
Factureer elke klant elke maand voor wat hij echt gebruikt, zonder ongefactureerde nieuwe gebruikers of betaalde licenties voor mensen die zijn vertrokken. Een AI-agent zet de verschillen op een rij, de klant bevestigt vertrekkers via een openbare link, en elke factuurwijziging wordt goedgekeurd voordat de factuur de deur uitgaat.
- Doorlooptijd: 3 tot 5 werkdagen vóór de facturatie
- Hoe vaak: Elke maand, per klant
- Stappen: 7 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Nieuwe gebruikers komen er in de loop van de maand bij en belanden nooit op de factuur.
Licenties van mensen die zijn vertrokken blijven actief en blijven de klant geld kosten.
Factuurcorrecties maakt wie het toevallig ziet, zonder vast te leggen waarom.
Iemand vergelijkt exports uit portalen met facturen met de hand, regel voor regel.
Met dit sjabloon
Elke maand worden de aantallen vóór de facturatie vergeleken met wat is gefactureerd.
De klant bevestigt elke maand de vertrekkers, en hun accounts en licenties worden verwijderd.
De financieel manager keurt elke wijziging goed, en de reden staat in de uitvoering.
Een AI-agent zet de verschillen op een rij, en de medewerker facturatie controleert ze.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De maandelijkse factuurdatum van de klant komt eraan. De medewerker facturatie start een uitvoering met de klant en de gefactureerde aantallen van vorige maand.
- 1
Verzamel de aantallen van deze maand
Verborgen voor de openbare linkDag 1Medewerker facturatie · Team
Leg vast wat de klant vorige maand is gefactureerd, en de gebruikers, apparaten en licenties van deze maand uit de directory, de RMM-tool en elk leveranciersportaal.
Checklist
- Aantal gebruikers uit de directory
- Aantal apparaten uit de RMM-tool
- Aantal licenties uit elk leveranciersportaal
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Gefactureerde gebruikers en apparaten vorige maand (verplicht)
- Gevonden gebruikers en apparaten deze maand (verplicht)
- Licenties per product (verplicht)
- 2
Vergelijk de aantallen met de facturatie
Dag 1Afstemmingscontroleur · AI-agent
De afstemmingscontroleur vergelijkt de aantallen met wat is gefactureerd en noteert elk verschil: ongefactureerde gebruikers, ongebruikte licenties en apparaten zonder uw agent, met een voorgestelde factuurwijziging per verschil.
In te vullen velden
- Gevonden verschillen (verplicht)
- Voorgestelde factuurwijzigingen (verplicht)
Gecontroleerd door: De medewerker facturatie controleert elk verschil in stap 3.
- 3
Controleer de verschillen
Verborgen voor de openbare linkDag 2Medewerker facturatie · Team
Herleid elk verschil tot een gebruiker, apparaat of licentie, corrigeer de voorgestelde wijzigingen en mail de contactpersoon de accounts die van vertrekkers kunnen zijn, samen met de openbare link.
Checklist
- Elk verschil herleid
- Voorgestelde wijzigingen gecorrigeerd
- Mogelijke vertrekkers op een rij voor de klant
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
In te vullen velden
- Accounts om met de klant te bevestigen (verplicht)
- 4
Bevestig vertrekkers en licenties
Dag 2 tot 4Contactpersoon klant · Openbare link
De klant bekijkt de lijst met accounts die de medewerker facturatie heeft gemaild en bevestigt via de openbare link wie er is vertrokken, wie er nieuw is en welke licenties hij niet meer nodig heeft.
Checklist
- Vertrekkers nagegaan bij HR
- Licentiewijzigingen afgestemd met de budgethouder
In te vullen velden
- Mensen die zijn vertrokken (verplicht)
- Nieuwe mensen die nog niet zijn aangevraagd
- Licenties om te verwijderen
- 5
Keur de wijzigingen goed
Verborgen voor de openbare linkDag 4Financieel manager · Team
Controleer de gecorrigeerde wijzigingen en de antwoorden van de klant, en keur de factuurwijzigingen en het verwijderen van accounts en licenties goed.
Checklist
- Elke wijziging herleid tot een aantal
- Verwijderingen kloppen met wat de klant bevestigde
- Creditnota's en nafacturatie afgestemd met de accountmanager
Goedkeuring: De accountwijzigingen en de factuur blijven vergrendeld tot de financieel manager de wijzigingen goedkeurt.
- 6
Verwijder vertrekkers en ongebruikte licenties
Dag 5Servicedeskmedewerker · Team
Schakel de accounts uit van de vertrekkers die de klant heeft bevestigd, handel hun mailbox en bestanden af volgens het vertrekproces van de klant, en verwijder de goedgekeurde licenties.
Checklist
- Accounts van vertrekkers uitgeschakeld
- Mailbox en bestanden afgehandeld zoals afgesproken
- Goedgekeurde licenties verwijderd
In te vullen velden
- Ticketnummer (verplicht)
- 7
Verstuur de factuur
Dag 5Medewerker facturatie · Team
Maak de factuur op met de goedgekeurde wijzigingen en leg vast waar de uitvoering van volgende maand mee begint.
Checklist
- Factuur klopt met de goedgekeurde wijzigingen
- Nieuwe aantallen bewaard voor volgende maand
In te vullen velden
- Factuurnummer (verplicht)
- Factuur verstuurd op (verplicht)
Klaar wanneer
De factuur klopt met de gebruikers, apparaten en licenties die de klant echt heeft, accounts van vertrekkers en ongebruikte licenties zijn verwijderd, en elke wijziging is goedgekeurd en vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Afstemmingscontroleur
Vergelijkt de aantallen van deze maand met wat de klant is gefactureerd en stelt de factuurwijzigingen voor.
Wat hij doet
- Leest de gefactureerde aantallen en de aantallen van deze maand uit de uitvoering
- Noteert ongefactureerde gebruikers, ongebruikte licenties en apparaten zonder uw agent
- Legt de verschillen en voorgestelde factuurwijzigingen vast in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de medewerker facturatie hem kan controleren
Gecontroleerd door: De medewerker facturatie controleert elk verschil in stap 3.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Vergelijk elke maand vóór de facturatie wat u factureert met de gebruikers, apparaten en licenties die echt bestaan. Stap 1 legt beide sets aantallen vast, en stap 2 zet elk verschil op een rij voor de medewerker facturatie.
Neem het aantal licenties uit elk leveranciersportaal en leg het regel voor regel naast de factuur van de klant. In stap 2 vergelijkt de afstemmingscontroleur ze, en stap 5 keurt elke factuurwijziging goed voordat de factuur de deur uitgaat.
Vraag de klant elke maand te bevestigen wie er is vertrokken, in plaats van te wachten tot hij eraan denkt. In stap 4 bevestigt de contactpersoon vertrekkers en overbodige licenties via de openbare link, en stap 6 schakelt die accounts uit.
Laat AI de vergelijking maken en houd de beslissing bij uw facturatieteam. In stap 2 zet de afstemmingscontroleur de verschillen en voorgestelde factuurwijzigingen op een rij, en in stap 3 controleert de medewerker facturatie elk ervan.
Zet een financiële goedkeuring tussen de afstemming en de factuur. Stap 5 is een goedkeuringscontrole: de accountwijzigingen en de factuur blijven vergrendeld tot de financieel manager de wijzigingen goedkeurt.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.