IT managed services · Onboarding
Onboarding van IT-beheerklanten
Breng een nieuwe beheerklant van getekend contract naar een servicedesk die de klant kent, zonder wekenlang gegevens na te jagen. De klant deelt wat u nodig hebt via een openbare link, er wordt niets geïnstalleerd voordat de wijzigingen zijn goedgekeurd, en de livegang wacht tot de servicedesk klaar is.
- Doorlooptijd: 3 tot 4 weken, plus een evaluatie na 30 dagen
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe beheerklant
- Stappen: 10 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Locatielijsten, applicatiegegevens en beheertoegang komen in stukjes binnen, verspreid over weken e-mail.
Agents en beveiligingstools komen op de apparaten van de klant voordat iemand de wijzigingen heeft afgesproken.
Het eerste ticket komt binnen voordat de servicedesk de klant kent.
Medewerkers weten niet hoe ze hulp vragen, dus bellen ze de accountmanager.
Met dit sjabloon
De klant deelt alles via één link, en u ziet wat nog openstaat.
De uitrol blijft vergrendeld tot de service delivery manager de geplande wijzigingen goedkeurt.
De livegang wacht tot de servicedeskmanager bevestigt dat de servicedesk klaar is.
Een AI-agent schrijft een welkomstgids die uitlegt hoe medewerkers een ticket aanmaken.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De klant tekent het beheercontract. De accountmanager start een uitvoering met de klantnaam, het aantal gebruikers en de livegangdatum.
- 1
Start de onboarding en stuur de openbare link
Dag 1Accountmanager · Team
Bevestig het contract, de livegangdatum en de vaste contactpersoon, en mail de klant de openbare link, de livegangdatum en wat u wanneer van hem nodig hebt.
Checklist
- Contract getekend
- Livegangdatum afgesproken
- Openbare link naar de vaste contactpersoon gestuurd
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- E-mail vaste contactpersoon (verplicht)
- Aantal gebruikers (verplicht)
- Livegangdatum (verplicht)
- 2
Deel locaties, applicaties en bevoegde contactpersonen
Dag 1 tot 5Contactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link noemt de klant zijn locaties, belangrijkste bedrijfsapplicaties en wie wijzigingen mag aanvragen, deelt hij een link naar bestaande IT-documentatie en regelt hij beheertoegang voor uw team.
Checklist
- Vorige IT-partner ingelicht over de overdracht
- Beheertoegang geregeld voor het onboardingteam
In te vullen velden
- Locaties en adressen (verplicht)
- Belangrijkste applicaties en hun leveranciers (verplicht)
- Wie mag wijzigingen aanvragen (verplicht)
- Link naar bestaande IT-documentatie
- 3
Breng de omgeving in kaart en documenteer hem
Verborgen voor de openbare linkWeek 1 tot 2Onboarding engineer · Team
Voer de discoveryscan uit, test elke beheerlogin en documenteer netwerk, servers, accounts en licenties in uw documentatiesysteem. Ontbreekt er toegang, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wat ontbreekt.
Checklist
- Elke beheerlogin getest en in de wachtwoordkluis gezet
- Netwerk en apparaten gedocumenteerd
- Licenties en verlengdata vermeld
- Overdracht van de vorige partij ontvangen
In te vullen velden
- Link naar de klantdocumentatie (verplicht)
- Gevonden hiaten en risico's
- 4
Plan de uitrol van uw tools
Week 2Onboarding engineer · Team
Zet elke wijziging die de onboarding op de systemen van de klant doet op een rij, zoals de RMM-agent, endpointbeveiliging, back-up en beleid, met de volgorde, de impact voor gebruikers en het venster dat u met de contactpersoon hebt afgesproken.
Checklist
- Wijzigingen passen bij het contract
- Impact voor gebruikers beschreven
- Venster afgesproken met de contactpersoon
In te vullen velden
- Geplande wijzigingen (verplicht)
- Uitrolvenster (verplicht)
- 5
Keur de onboardingwijzigingen goed
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Service delivery manager · Team
Controleer de geplande wijzigingen, de impact voor gebruikers en het venster, en keur de uitrol goed of stuur hem terug.
Checklist
- Rollback bekend voor elke wijziging
- Niets buiten het contract
- Klant ingelicht over herstarts
Goedkeuring: Er wordt niets geïnstalleerd of gewijzigd op de systemen van de klant tot de service delivery manager de geplande wijzigingen goedkeurt.
- 6
Rol de agent, back-up en beveiligingstools uit
Week 3Onboarding engineer · Team
Voer de goedgekeurde wijzigingen uit in het venster, controleer dat elk apparaat zich meldt en bevestig dat de eerste back-ups zijn geslaagd.
Checklist
- RMM-agent op elk apparaat
- Endpointbeveiliging actief
- Eerste back-uptaken geslaagd
- Apparaten die zich niet melden opgevolgd
In te vullen velden
- Aantal apparaten in beheer (verplicht)
- Apparaten die nog ontbreken
- 7
Schrijf de welkomstgids voor medewerkers
Week 3Welkomstgidsschrijver · AI-agent
De welkomstgidsschrijver stelt een korte gids op voor de medewerkers van de klant: hoe ze een ticket aanmaken, de supporttijden, wat als spoed geldt en wie wijzigingen mag aanvragen.
In te vullen velden
- Conceptwelkomstgids (verplicht)
Gecontroleerd door: De servicedeskmanager corrigeert en keurt de gids goed in stap 8.
- 8
Bevestig dat de servicedesk klaar is
Verborgen voor de openbare linkWeek 3Servicedeskmanager · Team
Controleer dat de klant in het ticketsysteem staat en dat de documentatie genoeg is om telefoontjes aan te nemen, corrigeer en keur de welkomstgids goed en stuur hem naar de contactpersoon.
Checklist
- Klant en contactpersonen in het ticketsysteem
- Documentatie genoeg voor de eerste telefoontjes
- Welkomstgids klopt
- Goedgekeurde gids naar de contactpersoon gestuurd
Goedkeuring: De livegang blijft vergrendeld tot de servicedeskmanager bevestigt dat de servicedesk klaar is en de welkomstgids goedkeurt.
- 9
Klant bevestigt de livegang
Dag van livegangContactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de klant de livegang, geeft hij aan dat de welkomstgids naar de medewerkers is gegaan en noteert hij wat nog openstaat.
Checklist
- Welkomstgids gedeeld met medewerkers
- Contract van de vorige partij opgezegd of loopt af
In te vullen velden
- Livegang bevestigd (verplicht)
- Open vragen
- 10
Evalueer de eerste 30 dagen
Dag 30Accountmanager · Team
Bekijk de tickets van de eerste maand, de hiaten uit de discovery en de feedback van de klant, en spreek af wat beter kan.
Checklist
- Tickettrends bekeken
- Hiaten uit de discovery bekeken
- Datum volgend accountoverleg gepland
In te vullen velden
- Tevredenheid klant (verplicht)
- Afgesproken verbeteringen (verplicht)
Klaar wanneer
Elk apparaat meldt zich in uw tools, de omgeving is gedocumenteerd, de medewerkers van de klant weten hoe ze hulp vragen, en de eerste 30 dagen zijn met de klant geëvalueerd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Welkomstgidsschrijver
Schrijft de welkomstgids voor de medewerkers van de klant op basis van de gegevens uit de onboarding.
Wat hij doet
- Leest de klantgegevens, locaties, applicaties en bevoegde contactpersonen uit de uitvoering
- Volgt de opzet van de gids uit de instructies van zijn stap
- Schrijft de conceptgids in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de servicedeskmanager hem kan beoordelen
Gecontroleerd door: De servicedeskmanager corrigeert en keurt de gids goed in stap 8.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Verzamel de gegevens van de klant, documenteer de omgeving, spreek de wijzigingen af, rol uw tools uit en open pas daarna de servicedesk. Stap 1 tot en met 10 volgen die volgorde, en de livegang blijft vergrendeld tot de servicedesk klaar is.
Vraag de klant de vertrekkende partij vroeg in te lichten, en test daarna zelf elke login in plaats van te vertrouwen op een overdrachtsmail. In stap 2 bevestigt de klant dat de vorige partij is ingelicht, en in stap 3 test de onboarding engineer elke beheerlogin en legt hij de overdracht vast.
Zet elke wijziging van de onboarding op een rij, met de impact voor gebruikers, en laat die goedkeuren voordat er iets wordt geïnstalleerd. Stap 5 is een goedkeuringscontrole: de uitrol in stap 6 blijft vergrendeld tot de service delivery manager de geplande wijzigingen goedkeurt.
Ga pas live als de servicedesk de contactpersonen, de documentatie en de toegang heeft om het eerste telefoontje aan te nemen. Stap 8 is een goedkeuringscontrole waarin de servicedeskmanager precies dat controleert voordat de klant tickets gaat aanmaken.
Vraag tijdens de onboarding om een lijst met bevoegde contactpersonen, voordat het eerste verzoek binnenkomt. In stap 2 legt de contactpersoon ze vast via de openbare link, en de welkomstgids uit stap 7 vertelt medewerkers wie wijzigingen mag aanvragen.
Laat AI de welkomstgids voor medewerkers schrijven op basis van de gegevens die de klant al heeft gedeeld. In stap 7 schrijft de welkomstgidsschrijver het concept, en in stap 8 corrigeert en keurt de servicedeskmanager het goed.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.