Automatiseringsbureau · Delivery
Wijzigingsverzoek voor een live automatisering
Behandel elke wijziging aan een opgeleverde automatisering als een kleine, beheerste release in plaats van een snelle fix in productie. De klant beschrijft en keurt de wijziging goed via een openbare link, factureerbare uren worden afgesproken voordat het werk begint, en niets gaat naar productie voordat de solutions architect de testresultaten goedkeurt.
- Doorlooptijd: 3 dagen tot 2 weken
- Hoe vaak: Voor elke wijziging aan een live automatisering
- Stappen: 11 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Wijzigingsverzoeken komen binnen via chat en worden direct in productie gebouwd.
Kleine wijzigingen stapelen zich op als werk dat niemand factureert.
Het runbook beschrijft de automatisering nog zoals die bij de overdracht was.
De klant merkt een wijziging pas als iets zich anders gedraagt.
Met dit sjabloon
Elke wijziging krijgt een impactanalyse, een testrun en een goedkeuring van de release.
Elke wijziging is inbegrepen of factureerbaar, en de klant keurt de uren vooraf goed.
Het runbook wordt bij elke release bijgewerkt.
De klant keurt een wijzigingssamenvatting goed en bevestigt het resultaat via de openbare link.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een klant vraagt om een wijziging aan een automatisering die al live is. De delivery manager start een uitvoering met de klantnaam en de betreffende automatisering.
- 1
Registreer het wijzigingsverzoek
Dag 1Delivery manager · Team
Leg vast voor welke automatisering de wijziging is en stuur de contactpersoon bij de klant de openbare link naar de uitvoering, zodat hij de wijziging in zijn eigen woorden kan beschrijven.
Checklist
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
- Huidig runbook opgezocht
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Te wijzigen automatisering (verplicht)
- E-mail contactpersoon bij de klant (verplicht)
- 2
Beschrijf de wijziging en deel voorbeelden
Dag 1 tot 2Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link beschrijft de klant wat er moet veranderen en waarom, en deelt hij een link naar voorbeeldrecords van het nieuwe geval.
Checklist
- Voorbeeldrecords gedeeld
- Wie over de wijziging beslist is benoemd
In te vullen velden
- Wat moet er veranderen (verplicht)
- Waarom is het nodig
- Link naar voorbeeldrecords
- Nodig vóór
- 3
Bepaal de impact en schat het werk
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 3Automation engineer · Team
Controleer welke stappen en systemen de wijziging raakt, wat er kan breken voor bestaande runs en of de supportvoorwaarden de wijziging dekken.
Checklist
- Geraakte stappen en systemen genoteerd
- Risico voor bestaande runs genoteerd
- Regressietestcases gekozen
In te vullen velden
- Impactnotities (verplicht)
- Geschatte uren (verplicht)
- Facturatie (verplicht)
- 4
Schrijf de wijzigingssamenvatting
Dag 3Samenvattingsschrijver · AI-agent
De samenvattingsschrijver maakt van het verzoek en de impactnotities een korte samenvatting voor de klant: wat er verandert, wat hetzelfde blijft, de schatting en het testplan.
In te vullen velden
- Conceptsamenvatting (verplicht)
Gecontroleerd door: De delivery manager corrigeert en keurt de samenvatting goed in stap 5.
- 5
Keur de wijzigingssamenvatting goed
Verborgen voor de openbare linkDag 3Delivery manager · Team
Corrigeer de samenvatting, toets de schatting en facturatie aan de supportvoorwaarden, bepaal de geplande releasedatum en mail de goedgekeurde samenvatting naar de klant.
Checklist
- Samenvatting klopt met de impactnotities
- Facturatie klopt met de supportvoorwaarden
- Releasedatum is realistisch
In te vullen velden
- Geplande releasedatum (verplicht)
Goedkeuring: De beslissing van de klant en de bouw blijven vergrendeld tot de delivery manager de wijzigingssamenvatting goedkeurt.
- 6
Keur de wijziging en de kosten goed
Dag 3 tot 5Contactpersoon bij de klant · Openbare link
De klant leest de wijzigingssamenvatting die de delivery manager mailde, en legt daarna via de openbare link zijn beslissing vast, inclusief eventuele factureerbare uren.
Checklist
- Wijzigingssamenvatting gelezen
- Factureerbare uren geaccepteerd, indien van toepassing
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Inkoopordernummer of referentie
- 7
Bouw en test de wijziging buiten productie
Week 2Automation engineer · Team
Voer de wijziging na akkoord van de klant door in de testomgeving en draai de gekozen regressietestcases opnieuw, plus een nieuwe testcase voor de wijziging.
Checklist
- Wijziging gebouwd in de testomgeving
- Nieuwe testcase slaagt
- Regressietestcases slagen
In te vullen velden
- Testresultaten (verplicht)
- Link naar de bijgewerkte workflowexport (verplicht)
- 8
Keur de release goed
Week 2Solutions architect · Team
Beoordeel de testresultaten en de releasenotities, en controleer of u terug kunt naar de vorige versie.
Checklist
- Regressieresultaten beoordeeld
- Vorige versie kan worden teruggezet
- Klant kent het releasemoment
In te vullen velden
- Releasenotities (verplicht)
Goedkeuring: De release naar productie blijft vergrendeld tot de solutions architect de testresultaten goedkeurt.
- 9
Zet de wijziging live en werk het runbook bij
Week 2Automation engineer · Team
Zet de wijziging live in productie, volg de eerste live runs en werk het runbook bij met wat er is veranderd.
Checklist
- Wijziging live in productie
- Eerste live runs gecontroleerd
- Runbook bijgewerkt
In te vullen velden
- Releasedatum (verplicht)
- Link naar het bijgewerkte runbook (verplicht)
- 10
Bevestig dat de wijziging werkt
Week 2Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link controleert de klant echte gevallen in zijn eigen systemen en bevestigt hij dat de wijziging werkt, of beschrijft hij wat nog niet goed is.
In te vullen velden
- Werkt zoals afgesproken (verplicht)
- Wat is nog niet goed
- 11
Leg de uren vast en sluit de wijziging af
Verborgen voor de openbare linkWeek 2 tot 3Delivery manager · Team
Leg de bestede uren vast, geef factureerbare uren door aan de facturatie en sluit de uitvoering af.
Checklist
- Uren vastgelegd
- Factureerbare uren doorgegeven aan de facturatie
In te vullen velden
- Bestede uren (verplicht)
- Factureerbare uren
Klaar wanneer
De wijziging draait in productie, het runbook is bijgewerkt, de klant heeft het resultaat bevestigd en eventuele factureerbare uren zijn vastgelegd voor de facturatie.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Samenvattingsschrijver
Maakt van het verzoek van de klant en de impactnotities van de engineer een wijzigingssamenvatting die de klant kan goedkeuren.
Wat hij doet
- Leest het wijzigingsverzoek en de impactnotities in de uitvoering
- Beschrijft wat er verandert, wat hetzelfde blijft, de schatting en het testplan
- Legt de conceptsamenvatting vast in zijn stap en rondt die af
Gecontroleerd door: De delivery manager corrigeert en keurt de samenvatting goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Behandel elke wijziging als een kleine release met een eigen impactanalyse, akkoord van de klant, testrun en goedkeuring van de release. Stap 3 controleert wat de wijziging raakt voordat er iets wordt beloofd, en de klant keurt de wijzigingssamenvatting goed in stap 6 voordat het werk begint.
Bepaal voor elke wijziging of de supportvoorwaarden die dekken of dat die apart wordt gefactureerd, en vraag het akkoord van de klant voordat het werk begint. In stap 3 markeert de engineer de wijziging als inbegrepen of factureerbaar met een schatting, en in stap 6 keurt de klant de samenvatting en eventuele factureerbare uren goed via de openbare link.
Voer de wijziging door in een testomgeving, draai de bestaande testcases opnieuw naast een nieuwe voor de wijziging, en laat iemand anders de release goedkeuren. Stap 7 bouwt en test de wijziging buiten productie, en stap 8 is een goedkeuringscontrole die productie vergrendeld houdt tot de solutions architect de resultaten goedkeurt.
Laat AI de wijzigingssamenvatting schrijven die de klant moet goedkeuren, op basis van het verzoek en de impactnotities van de engineer. In stap 4 schrijft de samenvattingsschrijver wat er verandert, wat hetzelfde blijft, de schatting en het testplan, en in stap 5 corrigeert en keurt de delivery manager die goed.
Maak het bijwerken van het runbook onderdeel van elke release in plaats van een losse taak voor later. Stap 9 heeft de runbookupdate op de checklist en vraagt om een link naar het bijgewerkte runbook voordat de klant de wijziging bevestigt in stap 10.
Mail een korte samenvatting met de schatting en laat de klant zijn beslissing vastleggen waar het werk wordt bijgehouden. Stap 5 mailt de goedgekeurde wijzigingssamenvatting, en in stap 6 legt de klant zijn beslissing vast via de openbare link, zodat de uitvoering laat zien wie die stap wanneer heeft afgerond.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.