Marketingbureau · Operations
Freelancer-onboarding
Laat elke freelancer op dezelfde manier instromen op een klantproject, met de papieren getekend voordat hij klantwerk ziet. De freelancer rondt zijn eigen stappen af via een openbare link, elke toegang die u geeft wordt vastgelegd, en de eerste factuur wacht op een goedgekeurde eerste oplevering.
- Doorlooptijd: 1 tot 3 weken
- Hoe vaak: Voor elke freelancerboeking
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Freelancers krijgen toegang tot klantwerk voordat de geheimhoudingsverklaring is getekend.
Niemand weet welke mappen en tools een freelancer nog kan openen.
Elke projectmanager brieft freelancers op zijn eigen manier.
Er komen facturen binnen met dagen en tarieven die niemand kan controleren.
Met dit sjabloon
De toegang blijft vergrendeld tot de getekende papieren zijn gecontroleerd.
Elke gegeven toegang staat in de uitvoering, klaar om in te trekken.
Een AI-agent schrijft elke briefing in hetzelfde format, en de projectmanager controleert hem.
Finance toetst elke factuur aan het tarief en de dagen die bij de boeking zijn afgesproken.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Het bureau boekt een freelancer voor een klantproject. De resourceplanner start een uitvoering met de naam van de freelancer, de opleveringen en het dagtarief.
- 1
Boek de freelancer en deel de onboardinglink
Dag 1Resourceplanner · Team
Leg de boeking vast en stuur de freelancer de openbare link naar de uitvoering, samen met de contracten om te tekenen.
Checklist
- Dagtarief en aantal dagen afgesproken
- Startdatum bevestigd
- Openbare link en contracten verstuurd
In te vullen velden
- Naam freelancer (verplicht)
- E-mail freelancer (verplicht)
- Opleveringen en deadlines (verplicht)
- Dagtarief (verplicht)
- 2
Contracten tekenen en bedrijfsgegevens delen
Dag 1 tot 3Freelancer · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de freelancer dat de geheimhoudingsverklaring en de opdrachtovereenkomst zijn getekend, vult hij zijn factuurgegevens in en deelt hij een link naar zijn portfolio.
Checklist
- Geheimhoudingsverklaring getekend
- Opdrachtovereenkomst getekend
- Factuurgegevens volledig
In te vullen velden
- Bedrijfsnaam (verplicht)
- Btw-nummer (verplicht)
- Telefoonnummer (verplicht)
- Link naar het portfolio
- 3
Controleer de papieren
Dag 3Resourceplanner · Team
Controleer of beide contracten zijn getekend en de factuurgegevens volledig zijn. Ontbreekt er iets, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wat er ontbreekt.
Checklist
- Getekende geheimhoudingsverklaring gearchiveerd
- Getekende opdrachtovereenkomst gearchiveerd
- Btw-gegevens geldig
In te vullen velden
- Wat ontbreekt
Goedkeuring: Er wordt geen toegang tot klantwerk gegeven tot de resourceplanner de papieren goedkeurt.
- 4
Geef toegang
Dag 4Projectmanager · Team
Geef de freelancer alleen toegang tot de klantmappen, tools en kanalen die dit project nodig heeft, en noteer wat u hebt gegeven zodat het later kan worden ingetrokken.
Checklist
- Projectmap gedeeld
- Accounts in tools aangemaakt
- Toegevoegd aan het projectkanaal
In te vullen velden
- Gegeven toegang (verplicht)
- 5
Stel de briefing voor de freelancer op
Dag 4Briefingschrijver · AI-agent
De briefingschrijver stelt de briefing op uit de boeking: opleveringen, deadlines, bij wie de freelancer terechtkan, en hoe hij bestanden benoemt en aanlevert.
In te vullen velden
- Conceptbriefing (verplicht)
Gecontroleerd door: De projectmanager toetst de briefing aan de projectplanning in stap 6.
- 6
Controleer de briefing en loop hem door met de freelancer
Dag 5Projectmanager · Team
Toets het concept aan de projectplanning en corrigeer het, mail de briefing dan naar de freelancer en loop hem in een kort gesprek met hem door.
Checklist
- Briefing getoetst aan de projectplanning
- Briefing gemaild en doorgenomen met de freelancer
- Aanspreekpunt genoemd
In te vullen velden
- Datum eerste oplevering (verplicht)
- 7
Freelancer bevestigt de briefing
Dag 5Freelancer · Openbare link
De freelancer leest de briefing die de projectmanager heeft gemaild, en bevestigt via de openbare link dat hij die en de aanleverregels heeft gelezen. Eventuele vragen noteert hij hier.
Checklist
- Briefing gelezen
- Aanleverregels begrepen
In te vullen velden
- Vragen over de briefing
- 8
Keur de eerste oplevering goed
Verborgen voor de openbare linkDatum eerste opleveringCreative director · Team
Beoordeel de eerste oplevering aan de hand van de briefing en geef een kwaliteitsscore voordat er een factuur wordt goedgekeurd.
Checklist
- Voldoet aan de briefing
- Bestanden benoemd en opgeslagen zoals afgesproken
In te vullen velden
- Link naar de eerste oplevering (verplicht)
- Kwaliteitsbeoordeling (verplicht)
Goedkeuring: De eerste factuur wordt pas goedgekeurd als de creative director de eerste oplevering goedkeurt.
- 9
Keur de eerste factuur goed
Verborgen voor de openbare linkNa de eerste opleveringFinancieel manager · Team
Toets de factuur van de freelancer aan het dagtarief en de dagen die bij de boeking zijn afgesproken, en keur hem goed voor betaling.
Checklist
- Dagen kloppen met de boeking
- Tarief klopt met de boeking
- Btw-gegevens op de factuur
In te vullen velden
- Factuurnummer (verplicht)
- Factuurbedrag (verplicht)
Klaar wanneer
De freelancer heeft de contracten getekend, heeft de toegang en de briefing die hij nodig heeft, en zijn eerste oplevering en eerste factuur zijn goedgekeurd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Briefingschrijver
Maakt van de boekingsgegevens een eerste briefing voor de freelancer.
Wat hij doet
- Leest de opleveringen, deadlines en het tarief uit stap 1
- Volgt het briefingformat en de werkafspraken uit de instructies van zijn stap
- Schrijft de conceptbriefing in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de projectmanager hem kan controleren
Gecontroleerd door: De projectmanager toetst de briefing aan de projectplanning in stap 6.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Gebruik voor elke freelancer dezelfde stappen: contracten, toegang, briefing en een check van de eerste oplevering. Dit sjabloon doorloopt ze in die volgorde, en de freelancer rondt zijn eigen deel af via een openbare link in stap 2 en 7.
Laat toegang afhangen van getekende papieren, niet van de startdatum. Stap 3 is de goedkeuringscontrole van de resourceplanner, en het geven van toegang in stap 4 blijft vergrendeld tot de papieren zijn goedgekeurd.
Leg elke map, tool en elk kanaal vast op het moment dat u het openzet. Stap 4 legt de gegeven toegang vast, zodat alles kan worden ingetrokken als het project eindigt.
Opleveringen, deadlines, bij wie hij terechtkan, hoe hij bestanden benoemt en aanlevert, en het afgesproken tarief. In stap 5 stelt de briefingschrijver die op uit de boeking, en in stap 6 controleert de projectmanager hem en loopt hij hem door met de freelancer.
Beoordeel de eerste oplevering aan de hand van de briefing voordat er iets voor betaling wordt goedgekeurd. Stap 8 is de goedkeuringscontrole van de creative director met een kwaliteitsbeoordeling, en de factuur in stap 9 wacht daarop.
Spreek het dagtarief en het aantal dagen af bij de boeking, en toets elke factuur daaraan. Stap 1 legt het dagtarief vast, en de checklist in stap 9 vergelijkt de factuur met de afgesproken dagen en het tarief.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.