Zorgklinieken · Balie
Intake van nieuwe patiënten
Breng een nieuwe patiënt van geboekte afspraak tot aangemeld bij de balie, met inschrijving, toestemming en verzekering geregeld vóór het bezoek in plaats van op een klembord in de wachtkamer. De patiënt rondt zijn deel af via een openbare link, en de balie ziet dagen van tevoren wat er ontbreekt.
- Doorlooptijd: 1 tot 2 weken
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe patiënt
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Nieuwe patiënten vullen een klembord in de wachtkamer in, en het bezoek begint te laat.
Een ontbrekende machtiging wordt pas aan de balie ontdekt.
Iemand controleert de formulieren van elke nieuwe patiënt met de hand.
Een no-show valt pas op als het tijdslot al leeg is.
Met dit sjabloon
Patiënten regelen inschrijving en toestemming vóór het bezoek, en de balie ziet wat nog openstaat.
De verzekering wordt dagen vooraf gecontroleerd, en een ontbrekende machtiging zet de uitvoering op geblokkeerd.
Een AI-agent zet op een rij wat ontbreekt, en de teamleider balie volgt het op.
De patiënt bevestigt twee dagen vóór het bezoek of vraagt een ander tijdstip.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een nieuwe patiënt boekt zijn eerste afspraak. De baliemedewerker start een uitvoering met het referentienummer van de patiënt en de datum van het bezoek.
- 1
Boek het bezoek en stuur de inschrijflink
Bij het boekenBaliemedewerker · Team
Boek de afspraak, maak de patiënt aan in het praktijkmanagementsysteem, en mail de patiënt de inschrijfinstructies en de inloggegevens voor het portaal met de openbare link naar de uitvoering. Gebruik in de uitvoering het referentienummer, niet de naam van de patiënt.
Checklist
- Afspraak geboekt
- Patiënt aangemaakt
- Instructies en openbare link naar de patiënt gestuurd
In te vullen velden
- Referentienummer patiënt (verplicht)
- Datum bezoek (verplicht)
- Soort bezoek (verplicht)
- Locatie (verplicht)
- 2
Inschrijving en toestemming afronden
Dag 1 tot 5Patiënt · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de patiënt elk formulier dat hij in het patiëntenportaal heeft ingevuld, en geeft hij aan hoe hij herinneringen wil krijgen. Medische gegevens horen in het portaal, niet in deze link.
Checklist
- Inschrijfformulier ingevuld in het patiëntenportaal
- Toestemmings- en privacyformulieren ondertekend
- Gezondheidsvragenlijst ingevuld in het patiëntenportaal
- Verzekeringsgegevens ingevuld in het patiëntenportaal
In te vullen velden
- Voorkeur voor herinneringen (verplicht)
- Tolk nodig
- Vragen voor de balie
- 3
Controleer de verzekering
Verborgen voor de openbare linkDag 5Medewerker verzekeringscontrole · Team
Controleer de dekking op de datum van het bezoek en of de verzekering een verwijzing of machtiging vraagt. Ontbreekt die, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wat er ontbreekt.
Checklist
- Dekking geldig op de datum van het bezoek
- Verwijzing of machtiging aanwezig waar nodig
- Verwachte eigen bijdrage berekend
In te vullen velden
- Uitkomst verzekeringscontrole (verplicht)
- Verwachte eigen bijdrage
- Ontbrekende verwijzing of machtiging
- 4
Controleer of de intake compleet is
Dag 5Intakecontroleur · AI-agent
De intakecontroleur vergelijkt de afgevinkte formulieren, de voorkeur voor herinneringen en de uitkomst van de verzekeringscontrole met de intakelijst uit zijn instructies, zet op een rij wat ontbreekt en schrijft een herinnering aan de patiënt.
In te vullen velden
- Ontbrekende onderdelen (verplicht)
- Conceptherinnering aan de patiënt
Gecontroleerd door: De teamleider balie controleert de lijst, verstuurt de herinnering en keurt de intake goed in stap 5.
- 5
Volg op en keur de intake goed
Dag 6Teamleider balie · Team
Controleer de lijst met ontbrekende onderdelen, stuur waar nodig de herinnering en keur de intake goed zodra inschrijving en dekking compleet zijn.
Checklist
- Ontbrekende onderdelen opgevolgd
- Verwachte eigen bijdrage gedeeld met de patiënt
- Tolk geregeld waar nodig
- Datum en tijd van het bezoek naar de patiënt gestuurd
Goedkeuring: De bevestiging van de afspraak blijft vergrendeld tot de teamleider balie de intake als compleet goedkeurt.
- 6
Bevestig de afspraak
2 dagen vóór het bezoekPatiënt · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de patiënt dat hij komt, of vraagt hij een ander tijdstip.
In te vullen velden
- Aanwezigheid (verplicht)
- Gewenst nieuw tijdstip
- 7
Bereid het bezoek voor
Dag vóór het bezoekDoktersassistent · Team
Bereid het dossier voor in het patiëntsysteem, controleer of de ondertekende formulieren in het dossier staan en maak de kamer klaar.
Checklist
- Dossier voorbereid in het patiëntsysteem
- Ondertekende formulieren zichtbaar in het dossier
- Kamer en apparatuur klaar
In te vullen velden
- Kamer
- 8
Meld de patiënt aan
Dag van het bezoekBaliemedewerker · Team
Controleer het legitimatiebewijs en de verzekeringspas, ontvang de verwachte eigen bijdrage en laat het zorgteam weten dat de patiënt er is.
Checklist
- Legitimatiebewijs en verzekeringspas gezien
- Betaling ontvangen
- Zorgteam laten weten dat de patiënt er is
In te vullen velden
- Ontvangen bedrag
Klaar wanneer
De patiënt is op de dag zelf aangemeld met inschrijving, toestemming en verzekering compleet, en het zorgteam kan op tijd beginnen.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Intakecontroleur
Controleert de intake van elke nieuwe patiënt tegen uw intakelijst en schrijft een herinnering voor wat ontbreekt.
Wat hij doet
- Leest de formulieren die de patiënt heeft afgevinkt en de waarden in de uitvoering
- Vergelijkt ze met de intakelijst uit de instructies van zijn stap
- Legt de ontbrekende onderdelen en een conceptherinnering vast in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de teamleider balie het kan opvolgen
Gecontroleerd door: De teamleider balie controleert de lijst, verstuurt de herinnering en keurt de intake goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Mail dagen vóór het bezoek de inschrijfinstructies, met één link waarin de patiënt elk formulier bevestigt, en controleer het vóór de dag zelf. In stap 2 bevestigt de patiënt elk formulier via een openbare link, en stap 4 zet op een rij wat nog ontbreekt.
Controleer de dekking en een eventuele verwijzing of machtiging een paar dagen vóór het bezoek, als er nog tijd is om gaten te dichten. Stap 3 legt de uitkomst van de controle vast, en de uitvoering wordt op geblokkeerd gezet als een machtiging ontbreekt.
Haal inschrijving, toestemming en verzekeringscontrole uit de wachtkamer en verplaats ze naar de dagen vóór het bezoek. Stap 2 tot en met 5 ronden ze vooraf af, zodat de balie in stap 8 alleen het legitimatiebewijs controleert en de betaling ontvangt.
Laat AI controleren of de intakestappen compleet zijn, niet wat er in het medisch dossier staat. In stap 4 vergelijkt de intakecontroleur de afgevinkte formulieren met uw intakelijst en schrijft hij een herinnering, en in stap 5 beoordeelt de teamleider balie die voordat er iets wordt verstuurd.
Vraag de patiënt kort vóór het bezoek om te bevestigen en geef een makkelijke manier om een ander tijdstip te vragen. In stap 6 bevestigt de patiënt twee dagen vóór het bezoek via de openbare link, of vraagt hij een nieuw tijdstip.
Inschrijving, toestemmings- en privacyformulieren, de verzekeringsdekking, een eventuele verwijzing of machtiging, en voorkeuren voor herinneringen en een tolk. Stap 2 en 3 behandelen ze, en stap 5 is een goedkeuringscontrole die de bevestiging van de afspraak vergrendeld houdt tot de intake compleet is.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.