Zorgklinieken · Patiëntinstroom
Afhandeling van inkomende verwijzingen
Maak van elke verwijzing die per fax, e-mail of portaal binnenkomt een geboekte afspraak, zonder dat er onderweg een zoekraakt. De verwijzende praktijk vult aan wat ontbreekt via een openbare link, een specialist bepaalt de urgentie, en de verwijzer hoort twee keer iets terug: de uitkomst en het consultverslag.
- Doorlooptijd: 1 tot 4 weken
- Hoe vaak: Voor elke inkomende verwijzing
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Verwijzingen komen binnen per fax, e-mail en telefoon, en sommige worden nooit ingepland.
Onvolledige verwijzingen liggen in een bakje terwijl iemand de verwijzer belt.
Spoedverwijzingen staan in dezelfde wachtrij als routineverwijzingen.
Verwijzende artsen horen nooit wat er met hun patiënt is gebeurd.
Met dit sjabloon
Elke verwijzing start een uitvoering, en openstaande verwijzingen blijven zichtbaar tot ze zijn afgesloten.
De verwijzende praktijk krijgt één verzoek en bevestigt via een openbare link wat zij stuurde.
Een arts bepaalt de urgentie vóór het inplannen, en de planning volgt die.
De verwijzende praktijk krijgt de uitkomst en, na het eerste bezoek, het consultverslag.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Er komt een verwijzing binnen van een verwijzende praktijk. De coördinator verwijzingen start een uitvoering met het referentienummer van de verwijzing en de verwijzende praktijk.
- 1
Registreer de verwijzing
Dag 1Coördinator verwijzingen · Team
Start de uitvoering met het referentienummer van de verwijzing uit het patiëntsysteem, nooit met de naam van de patiënt, en vink aan wat de verwijzing al bevat.
Checklist
- Reden van verwijzing vermeld
- Recente onderzoeksuitslagen meegestuurd
- Verzekeringsgegevens aanwezig
- Contactgegevens van de verwijzer aanwezig
In te vullen velden
- Referentienummer verwijzing (verplicht)
- Verwijzende praktijk (verplicht)
- Specialisme (verplicht)
- E-mail verwijzende praktijk (verplicht)
- 2
Toets de verwijzing aan de eisen
Dag 1Verwijzingscontroleur · AI-agent
De verwijzingscontroleur vergelijkt wat in stap 1 is afgevinkt met de eisen voor verwijzingen naar het specialisme uit zijn instructies, zet op een rij wat ontbreekt en schrijft een verzoek aan de verwijzende praktijk.
In te vullen velden
- Ontbrekende gegevens (verplicht)
- Conceptverzoek aan de verwijzende praktijk
Gecontroleerd door: De coördinator verwijzingen controleert de lijst en het verzoek voordat hij het in stap 3 verstuurt.
- 3
Vraag op wat ontbreekt
Dag 1Coördinator verwijzingen · Team
Controleer de lijst met ontbrekende gegevens aan de hand van de verwijzing, corrigeer het concept en stuur het naar de verwijzende praktijk met de openbare link naar de uitvoering. Ontbreekt er niets, rond de stap dan af.
Checklist
- Lijst gecontroleerd aan de hand van de verwijzing
- Verzoek verstuurd met de openbare link
- 4
Stuur de ontbrekende gegevens
Dag 1 tot 5Verwijzende praktijk · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de verwijzende praktijk wat zij via het gebruikelijke beveiligde kanaal heeft gestuurd en wie gebeld kan worden bij vragen.
Checklist
- Ontbrekende stukken via het beveiligde kanaal gestuurd
- Verwijsbrief ondertekend door de verwijzer
In te vullen velden
- Wat is er gestuurd (verplicht)
- Telefoonnummer voor vragen
- 5
Beoordeel de verwijzing
Verborgen voor de openbare linkBinnen 2 werkdagenMedisch specialist · Team
Lees de verwijzing in het patiëntsysteem, beslis of u haar accepteert, en bepaal de urgentie en het soort eerste afspraak. Alleen de uitkomst komt in de uitvoering; uw afweging blijft in het medisch dossier.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Urgentie (verplicht)
- Soort eerste afspraak
Goedkeuring: Inplannen blijft vergrendeld tot de medisch specialist de verwijzing accepteert en de urgentie bepaalt.
- 6
Plan de afspraak in
Binnen de termijn van de urgentiePlanner · Team
Plan de eerste afspraak binnen de termijn die bij de urgentie hoort, laat de patiënt de datum weten en start de intake voor nieuwe patiënten. Heeft de specialist de verwijzing afgewezen, rond de stap dan af zonder in te plannen.
Checklist
- Ingepland binnen de termijn van de urgentie
- Patiënt kent de datum
- Intake nieuwe patiënt gestart
In te vullen velden
- Datum afspraak
- 7
Informeer de verwijzende praktijk
Dag van inplannenCoördinator verwijzingen · Team
Stuur de verwijzende praktijk de datum van de afspraak, of de beslissing van de specialist om af te wijzen met eventueel advies, en werk de status van de verwijzing bij in het patiëntsysteem.
Checklist
- Verwijzende praktijk kent de uitkomst
- Status verwijzing bijgewerkt in het patiëntsysteem
In te vullen velden
- Verwijzende praktijk geïnformeerd op (verplicht)
- 8
Stuur het consultverslag terug
Na het eerste bezoekMedisch secretaresse · Team
Stuur het consultverslag, zodra de specialist het heeft ondertekend, via het beveiligde kanaal naar de verwijzende praktijk en sluit de verwijzing af.
Checklist
- Consultverslag ondertekend door de specialist
- Verslag naar de verwijzende praktijk gestuurd
- Verwijzing afgesloten in het patiëntsysteem
In te vullen velden
- Verslag verstuurd op (verplicht)
Klaar wanneer
De patiënt is ingepland met de urgentie die de specialist bepaalde, de verwijzende praktijk kent de uitkomst, en het consultverslag is na het eerste bezoek teruggestuurd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Verwijzingscontroleur
Toetst elke verwijzing aan uw eisen voor het specialisme en schrijft het verzoek voor wat ontbreekt.
Wat hij doet
- Leest het specialisme en wat in stap 1 als aanwezig is afgevinkt
- Vergelijkt dat met de eisen voor verwijzingen uit de instructies van zijn stap
- Legt de ontbrekende gegevens en een conceptverzoek vast in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de coördinator verwijzingen het kan controleren
Gecontroleerd door: De coördinator verwijzingen controleert de lijst en het verzoek voordat hij het in stap 3 verstuurt.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Registreer elke verwijzing op de dag dat die binnenkomt en geef haar één eigenaar tot de verwijzende praktijk iets heeft teruggehoord. Stap 1 start een uitvoering voor elke verwijzing, en die blijft open tot stap 8 het consultverslag verstuurt en de verwijzing afsluit.
Zet precies op een rij wat ontbreekt en vraag het de verwijzende praktijk één keer, op één plek. In stap 3 verstuurt de coördinator verwijzingen het verzoek, en in stap 4 bevestigt de verwijzende praktijk via een openbare link wat zij heeft gestuurd.
Een arts van het specialisme, nooit de balie of een AI-agent. Stap 5 is een goedkeuringscontrole: inplannen blijft vergrendeld tot de medisch specialist de verwijzing accepteert en de urgentie bepaalt.
Laat AI elke verwijzing toetsen aan uw eisen voor het specialisme en een verzoek schrijven voor wat ontbreekt. Stap 2 doet dat, en in stap 3 controleert de coördinator verwijzingen de lijst voordat er iets wordt verstuurd.
Laat de verwijzende praktijk de uitkomst weten zodra de verwijzing is ingepland of afgewezen, en stuur na het eerste bezoek het consultverslag. Stap 7 verstuurt de uitkomst, en stap 8 legt vast wanneer het verslag is teruggestuurd.
Plan in op basis van de urgentie die de arts bepaalde, niet op het eerste vrije tijdslot. Stap 6 volgt de urgentie uit stap 5, en de planner vinkt aan dat de afspraak binnen de termijn valt.
Verwante sjablonen
Gemaakt voor
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.