Makelaarskantoor · Vastgoedbeheer
Einde huur en terugbetaling van de borg
Betaal elke waarborgsom op tijd terug, met inhoudingen die u kunt uitleggen. De huurder bevestigt zijn vertrekgegevens via een openbare link, de eindinspectie wordt naast het opleveringsrapport gelegd, een AI-agent schrijft de brief over de inhoudingen, en er gaat niets naar de huurder voordat de inhoudingen zijn goedgekeurd.
- Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
- Hoe vaak: Voor elke huur die eindigt
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Inhoudingen worden weken na het vertrek uit het geheugen bepaald.
De huurder krijgt een korte e-mail met een totaalbedrag en geen uitleg.
Eén betwiste inhouding houdt ongemerkt de hele borg tegen.
Het nieuwe adres ontbreekt als het geld klaarstaat.
Met dit sjabloon
Elke inhouding verwijst naar een verschil dat naast het opleveringsrapport is vastgelegd.
Een goedgekeurde brief legt elke inhouding uit, en de huurder reageert via een openbare link.
Een geschil zet de uitvoering op geblokkeerd met de procedure genoteerd, en het onbetwiste deel wordt betaald zoals uw regels toestaan.
De huurder geeft zijn nieuwe adres door voordat hij vertrekt.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een huurder zegt op, of een huurovereenkomst loopt af zonder verlenging. De vastgoedbeheerder start een uitvoering met de woning, de vertrekdatum en de waarborgsom.
- 1
Leg de opzegging vast en deel de link met de huurder
Dag 1Vastgoedbeheerder · Team
Leg de vertrekdatum en de waarborgsom vast, informeer de verhuurder, en stuur de huurder de openbare link naar de uitvoering met de checklist voor vertrek.
Checklist
- Opzegging getoetst aan de huurovereenkomst
- Verhuurder geïnformeerd
- Openbare link naar de huurder gestuurd
In te vullen velden
- Adres van de woning (verplicht)
- Vertrekdatum (verplicht)
- Waarborgsom (verplicht)
- E-mail huurder (verplicht)
- 2
Vertrekgegevens bevestigen
Vóór het vertrekHuurder · Openbare link
Via de openbare link geeft de huurder zijn nieuwe adres door, bevestigt hij de schoonmaak en de nutsvoorzieningen, en kiest hij een moment voor de eindinspectie.
Checklist
- Woning schoon en leeg
- Nutsvoorzieningen en eindstanden geregeld
- Alle sleutels klaar om in te leveren
In te vullen velden
- Nieuw adres (verplicht)
- Gewenste datum eindinspectie (verplicht)
- Telefoon
- 3
Voer de eindinspectie uit
VertrekdagVastgoedbeheerder · Team
Loop met het opleveringsrapport bij de hand door de woning, leg de staat en de meterstanden vast, maak foto's en neem de sleutels in.
Checklist
- Per ruimte vergeleken met het opleveringsrapport
- Meterstanden opgenomen
- Alle sleutels ingenomen
In te vullen velden
- Link naar het opleveringsrapport bij aanvang (verplicht)
- Link naar de foto's van de eindinspectie (verplicht)
- Verschillen met het opleveringsrapport (verplicht)
- 4
Prijs de voorgestelde inhoudingen
Verborgen voor de openbare linkDag 1 tot 5 na het vertrekVastgoedbeheerder · Team
Scheid schade van normale slijtage, onderbouw elke inhouding met een offerte of factuur, en leg het standpunt van de verhuurder vast.
Checklist
- Normale slijtage niet meegerekend
- Elke inhouding onderbouwd met offerte of factuur
- Openstaande huur en rekeningen gecontroleerd
In te vullen velden
- Voorgestelde inhoudingen en bedragen (verplicht)
- Totaal inhoudingen (verplicht)
- Standpunt verhuurder (verplicht)
- 5
Schrijf de brief over de inhoudingen
Dag 5Borgbriefschrijver · AI-agent
De borgbriefschrijver schrijft de brief aan de huurder: elke voorgestelde inhouding, de bevinding uit de inspectie die erachter zit en het bedrag dat wordt terugbetaald.
In te vullen velden
- Conceptbrief aan de huurder (verplicht)
Gecontroleerd door: Het hoofd vastgoedbeheer corrigeert en keurt de brief goed in stap 6.
- 6
Keur de inhoudingen en de brief goed
Verborgen voor de openbare linkDag 5 tot 7Hoofd vastgoedbeheer · Team
Toets elke inhouding aan het opleveringsrapport, de foto's en uw lokale regels, corrigeer de brief en keur goed.
Checklist
- Elke inhouding hoort bij een vastgelegd verschil
- Bedragen onderbouwd met offertes of facturen
- Brief is helder en vriendelijk
Goedkeuring: Er gaat niets naar de huurder tot het hoofd vastgoedbeheer de inhoudingen en de brief goedkeurt.
- 7
Akkoord gaan met de inhoudingen of ze betwisten
Binnen de termijn in de briefHuurder · Openbare link
De vastgoedbeheerder mailt de huurder de goedgekeurde brief, en de huurder legt via de openbare link vast of hij akkoord gaat, met zijn redenen en een link naar zijn bewijs als hij dat niet doet.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Redenen om niet akkoord te gaan
- Link naar uw bewijs
- 8
Betaal de waarborgsom uit
Binnen de termijn van uw regelsFinancieel medewerker · Team
Betaal de afgesproken bedragen aan de huurder en de verhuurder. Betwist de huurder een inhouding, betaal dan het onbetwiste deel zoals uw regels toestaan, zet de uitvoering op geblokkeerd en noteer de geschillenprocedure.
Checklist
- Bedragen kloppen met de afgesproken inhoudingen
- Huurder betaald
- Afgesproken inhoudingen aan de verhuurder betaald
- Borg vrijgegeven waar uw regels dat vereisen
In te vullen velden
- Terugbetaald aan de huurder (verplicht)
- Betaald aan de verhuurder
- Betaald op (verplicht)
Klaar wanneer
De sleutels zijn terug, de inhoudingen zijn afgesproken of liggen in de geschillenprocedure van uw lokale regels, en de waarborgsom is uitbetaald aan de huurder en de verhuurder.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Borgbriefschrijver
Maakt van de verschillen uit de inspectie en de geprijsde inhoudingen een heldere brief aan de huurder.
Wat hij doet
- Leest de verschillen, de inhoudingen en de waarborgsom in de uitvoering
- Volgt het briefformat uit de instructies van zijn stap
- Schrijft de conceptbrief in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat het hoofd vastgoedbeheer hem kan beoordelen
Gecontroleerd door: Het hoofd vastgoedbeheer corrigeert en keurt de brief goed in stap 6.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Laat elk vertrek dezelfde stappen doorlopen, van de opzegging tot de laatste betaling. Stappen 1 tot 8 brengen de huur van de opzegging naar de uitbetaalde waarborgsom, met de inspectie, de inhoudingen en het antwoord van de huurder daartussen.
Leg de eindinspectie naast het opleveringsrapport, laat normale slijtage buiten beschouwing en onderbouw elke inhouding met een offerte of factuur. Stap 3 en 4 doen dat, en het standpunt van de verhuurder wordt vastgelegd voordat er iets wordt voorgesteld.
Laat AI de brief schrijven op basis van de vastgelegde verschillen en bedragen, en laat een leidinggevende elke regel controleren. In stap 5 schrijft de borgbriefschrijver het concept, en in stap 6 corrigeert en keurt het hoofd vastgoedbeheer het goed.
Laat de huurder elke inhouding zien met de bevinding erachter, en laat hem op één plek reageren. Stap 6 keurt een heldere brief goed, en in stap 7 gaat de huurder via de openbare link akkoord of betwist hij de inhoudingen, met zijn redenen.
Vergelijk elke ruimte met het opleveringsrapport en de foto's, en leg de meterstanden en de ingeleverde sleutels vast. Stap 3 legt de verschillen en de links naar beide rapporten vast, zodat elke inhouding daarnaar kan verwijzen.
Plan de uitbetaling vanaf de vertrekdatum en de termijn uit uw lokale regels, en maak een geschil zichtbaar in plaats van het te laten liggen. Stap 8 betaalt de afgesproken bedragen uit, en een betwiste inhouding zet de uitvoering op geblokkeerd met de geschillenprocedure genoteerd.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.