Adviesbureau · Financiën
Maandelijkse facturatie op nacalculatie
Factureer elke opdracht op nacalculatie maandelijks met uren die de klant al heeft bevestigd, zodat facturen worden betaald in plaats van betwist. Consultants bevestigen hun uren, een AI-agent schrijft de factuuromschrijving, de partner keurt het bedrag goed en de klant controleert de uren via een openbare link.
- Doorlooptijd: 5 tot 7 dagen
- Hoe vaak: Elke maand, voor elke opdracht op nacalculatie
- Stappen: 7 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Facturen gaan laat de deur uit omdat urenstaten aan het einde van de maand niet compleet zijn.
De klant zet vraagtekens bij de uren nadat de factuur binnen is.
Afboekingen worden bepaald door wie de factuur maakt.
Niemand weet hoeveel budget er over is tot de klant ernaar vraagt.
Met dit sjabloon
Elke consultant bevestigt zijn uren in stap 1, voordat de factuur wordt voorbereid.
De klant bevestigt het urenoverzicht via een openbare link voordat de factuur wordt verstuurd.
De engagement manager stelt afboekingen voor, en de partner beslist erover.
Elke uitvoering legt het resterende budget na de factuur vast.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De maand loopt af voor een opdracht op nacalculatie. De engagement manager start een uitvoering met de klantnaam en de factuurmaand.
- 1
Bevestig uw uren en kosten
Dag 1 tot 2Consultant · Team
Controleer of elk uur en elke kostenpost voor deze opdracht op de juiste fase in het uren- en declaratiesysteem staat, met bonnetjes waar het systeem die vraagt.
Checklist
- Alle uren geboekt
- Uren op de juiste fase
- Kosten geboekt met bonnetjes
In te vullen velden
- Geboekte uren deze maand (verplicht)
- 2
Beoordeel de uren tegen het budget
Verborgen voor de openbare linkDag 3Engagement manager · Team
Leg de uren en kosten naast het budget en het geleverde werk, stel afboekingen voor wat niet gefactureerd moet worden, en beschrijf het werk dat deze maand is geleverd.
Checklist
- Uren kloppen met het geleverde werk
- Resterend budget gecontroleerd
In te vullen velden
- Declarabele uren (verplicht)
- Declarabele kosten
- Geleverd werk deze maand (verplicht)
- Voorgestelde afboekingen en reden
- 3
Schrijf de factuuromschrijving
Dag 3Factuurschrijver · AI-agent
De factuurschrijver maakt van het geleverde werk en de declarabele uren een korte omschrijving per fase, voor de factuur en het urenoverzicht.
In te vullen velden
- Conceptomschrijving voor de factuur (verplicht)
Gecontroleerd door: De verantwoordelijk partner toetst de omschrijving aan het werk en keurt de factuur goed in stap 4.
- 4
Keur de factuur goed
Verborgen voor de openbare linkDag 4Verantwoordelijk partner · Team
Toets de omschrijving aan het werk, beslis over de afboekingen en keur het te factureren bedrag goed.
Checklist
- Omschrijving klopt met het werk
- Over afboekingen beslist
- Tarieven kloppen met het contract
In te vullen velden
- Te factureren bedrag (verplicht)
Goedkeuring: Er gaat niets naar de klant tot de verantwoordelijk partner het bedrag goedkeurt.
- 5
Stuur het urenoverzicht naar de klant
Dag 4Facturatiemedewerker · Team
Maak het urenoverzicht met de goedgekeurde omschrijving en stuur het, met de openbare link, naar de contactpersoon die de uren bevestigt.
Checklist
- Urenoverzicht klopt met het goedgekeurde bedrag
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
In te vullen velden
- Link naar het urenoverzicht (verplicht)
- 6
Bevestig de uren
Dag 4 tot 6Contactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link controleert de contactpersoon het urenoverzicht van de maand, bevestigt hij het of noteert hij vragen, en vult hij het inkoopordernummer voor de factuur in.
In te vullen velden
- Uren bevestigd (verplicht)
- Inkoopordernummer
- Vragen over de uren
- 7
Maak en verstuur de factuur
Dag 7Facturatiemedewerker · Team
Maak de factuur met de bevestigde uren, de omschrijving en het inkoopordernummer, stuur hem naar de factuurcontactpersoon van de klant en leg het resterende budget vast.
Checklist
- Inkoopordernummer op de factuur
- Factuur naar de factuurcontactpersoon gestuurd
In te vullen velden
- Factuurnummer (verplicht)
- Factuurdatum (verplicht)
- Resterend budget na deze factuur
Klaar wanneer
De factuur is verstuurd met uren en kosten die de klant heeft bevestigd, en het budget van de opdracht laat zien wat er nog over is.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Factuurschrijver
Maakt van het werk en de declarabele uren van de maand de omschrijving op de factuur en het urenoverzicht.
Wat hij doet
- Leest het geleverde werk en de declarabele uren uit stap 2
- Schrijft per fase een korte omschrijving in het format uit de instructies van zijn stap
- Legt de conceptomschrijving vast in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de partner die kan beoordelen
Gecontroleerd door: De verantwoordelijk partner toetst de omschrijving aan het werk en keurt de factuur goed in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Laat de klant de uren en de omschrijving van het werk bevestigen voordat de factuur wordt gemaakt. In stap 6 bevestigt de contactpersoon via de openbare link het urenoverzicht van de maand, en stap 7 factureert alleen de bevestigde uren.
Maak het bevestigen van uren de eerste stap van de facturatie, met een checklist die elke consultant afvinkt. Stap 1 vraagt elke consultant op de opdracht te bevestigen dat uren en kosten op de juiste fase staan.
Leg uren en kosten naast het budget en het geleverde werk, en besluit over afboekingen voordat er iets wordt gefactureerd. Stap 2 legt declarabele uren, voorgestelde afboekingen en het geleverde werk vast, en stap 7 legt het resterende budget na de factuur vast.
Laat AI het werk en de uren van de maand omzetten in een heldere omschrijving, en laat de partner die controleren. In stap 3 schrijft de factuurschrijver de omschrijving op basis van stap 2, en in stap 4 controleert de verantwoordelijk partner die voordat hij de factuur goedkeurt.
Dat hoort de partner te doen die verantwoordelijk is voor de opdracht, omdat die het werk en de klantrelatie kent. Stap 4 is een goedkeuringscontrole: er gaat niets naar de klant tot de verantwoordelijk partner het bedrag goedkeurt.
Vraag erom in dezelfde stap waarin de klant de uren bevestigt, zodat de factuur in één keer klopt. In stap 6 legt de contactpersoon het inkoopordernummer vast via de openbare link, en stap 7 zet het op de factuur.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.