Automatiseringsbureau · Financiën
Maandelijkse facturatie van automatiseringssupport
Factureer elke supportklant elke maand op dezelfde manier, inclusief de uren boven het contract en het platform- en AI-gebruik dat het bureau betaalt. De klant krijgt eerst een heldere samenvatting per e-mail en bevestigt die via een openbare link voordat de factuur de deur uitgaat, zodat vragen vóór de factuur komen in plaats van erna.
- Doorlooptijd: 1 week, plus de betaaltermijn
- Hoe vaak: Elke maand, voor elke supportklant
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Het bureau betaalt platform- en AI-gebruik en vergeet het door te belasten.
Extra supporturen worden afgeschreven omdat niemand ze met het contract vergeleek.
Klanten stellen vragen over de factuur nadat die is binnengekomen, en de betaling wacht.
Kleine goedgekeurde wijzigingen komen nooit op een factuur.
Met dit sjabloon
Gebruikskosten worden uit elk account gehaald en elke maand gefactureerd.
Gebruikte uren worden vergeleken met de inbegrepen uren, en de overschrijding wordt tegen het afgesproken tarief gefactureerd.
De klant krijgt eerst een heldere samenvatting en bevestigt die via de openbare link voordat de factuur wordt verstuurd.
De uren van goedgekeurde wijzigingsverzoeken horen bij elke maandelijkse facturatie.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De maand eindigt. De financieel manager start per supportklant een uitvoering met de klantnaam, de factuurmaand en de contractvoorwaarden.
- 1
Start de facturatie
Dag 1Financieel manager · Team
Leg de contractvoorwaarden van de klant voor deze maand vast, zodat elke volgende stap met hetzelfde bedrag, dezelfde uren en dezelfde tarieven werkt.
Checklist
- Contractvoorwaarden gecontroleerd
- Tarief voor extra uren bevestigd
- Factuurcontact bevestigd
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Factuurmaand (verplicht)
- Maandelijks contractbedrag (verplicht)
- Inbegrepen uren (verplicht)
- 2
Leg de uren en het gebruik vast
Dag 1 tot 2Delivery manager · Team
Leg de gebruikte supporturen vast, de uren van goedgekeurde wijzigingsverzoeken en de door te belasten platform- en AI-kosten, met een link naar de rapporten.
Checklist
- Uren kloppen met de urenregistratie
- Uren van wijzigingsverzoeken goedgekeurd door de klant
- Gebruik opgehaald uit elk platform- en AI-account
In te vullen velden
- Gebruikte supporturen (verplicht)
- Uren goedgekeurde wijzigingsverzoeken
- Kosten platform- en AI-gebruik (verplicht)
- Link naar de uren- en gebruiksrapporten (verplicht)
- 3
Schrijf de factuursamenvatting
Dag 2Factuursamenvatter · AI-agent
De factuursamenvatter maakt van de contractvoorwaarden, uren en het gebruik een heldere samenvatting: wat het contract dekte, uren boven het inbegrepen aantal, goedgekeurde wijzigingen en gebruikskosten.
In te vullen velden
- Conceptsamenvatting factuur (verplicht)
Gecontroleerd door: De financieel manager controleert elk bedrag en keurt de samenvatting goed in stap 4.
- 4
Controleer de bedragen en keur de samenvatting goed
Verborgen voor de openbare linkDag 3Financieel manager · Team
Toets de samenvatting en elk bedrag aan het contract, de urenregistratie en de gebruiksrapporten, en mail de klant daarna de goedgekeurde samenvatting met de openbare link naar de uitvoering.
Checklist
- Bedragen kloppen met het contract
- Extra uren tegen het afgesproken tarief berekend
- Gebruikskosten kloppen met de platformrapporten
In te vullen velden
- Factuurtotaal (verplicht)
Goedkeuring: De controle door de klant en de factuur blijven vergrendeld tot de financieel manager de bedragen goedkeurt.
- 5
Bevestig de factuursamenvatting
Dag 3 tot 5Contactpersoon bij de klant · Openbare link
De klant leest de samenvatting die de financieel manager mailde, en bevestigt die via de openbare link, of noteert wat hij uitgelegd wil krijgen voordat de factuur wordt verstuurd.
In te vullen velden
- Samenvatting bevestigd (verplicht)
- Vragen over de samenvatting
- Inkoopordernummer
- 6
Verstuur de factuur
Dag 5Financieel manager · Team
Beantwoord eventuele vragen en maak daarna de factuur aan in uw boekhoudsysteem, zodat die klopt met de bevestigde samenvatting.
Checklist
- Factuur klopt met de bevestigde samenvatting
- Inkoopordernummer op de factuur
- Factuur naar het factuurcontact gestuurd
In te vullen velden
- Factuurnummer (verplicht)
- Vervaldatum (verplicht)
- Link naar de factuur
- 7
Controleer of het contract nog past
Verborgen voor de openbare linkDag 5Delivery manager · Team
Vergelijk de uren en het gebruik van deze maand met het pakket van de klant. Gaat de klant er steeds boven of onder, noteer dat dan voor de volgende kwartaalcheck.
Checklist
- Uren vergeleken met het pakket
- Trend in het gebruik genoteerd
In te vullen velden
- Contract past nog (verplicht)
- Notities voor de volgende review
- 8
Leg de betaling vast
VervaldatumFinancieel manager · Team
Leg de betaling vast zodra die binnenkomt. Is de vervaldatum verstreken, stuur dan een herinnering en zet de uitvoering op geblokkeerd met de reden erbij tot er is betaald.
Checklist
- Betaling gekoppeld aan de factuur
- Herinnering gestuurd bij te late betaling
In te vullen velden
- Betaling ontvangen op (verplicht)
Klaar wanneer
De klant heeft een factuur ontvangen die klopt met de samenvatting die hij bevestigde, de betaling is vastgelegd en elk verschil tussen het contract en het echte werk is genoteerd voor de volgende review.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Factuursamenvatter
Maakt van de uren en het gebruik van de maand een heldere factuursamenvatting voor de klant.
Wat hij doet
- Leest de contractvoorwaarden, uren en gebruikskosten die in de uitvoering zijn ingevuld
- Beschrijft wat het contract dekte, de uren boven het inbegrepen aantal en de gebruikskosten
- Legt de conceptsamenvatting vast in zijn stap en rondt die af
Gecontroleerd door: De financieel manager controleert elk bedrag en keurt de samenvatting goed in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Haal het gebruik elke maand op uit elk platform- en AI-account, toon het los van uw eigen tarieven, en spreek in het contract af of u er een marge op zet. Stap 2 legt de gebruikskosten vast met een link naar de gebruiksrapporten, en stap 4 toetst ze aan die rapporten voordat de klant ze ziet.
Vergelijk elke maand de gebruikte uren met de uren die het contract bevat, en factureer de overschrijding tegen het afgesproken tarief. Stap 2 legt de gebruikte uren vast naast de inbegrepen uren uit stap 1, en stap 4 controleert of de overschrijding tegen het afgesproken tarief is berekend.
Mail de klant een heldere samenvatting van de maand voordat u de factuur verstuurt. In stap 5 bevestigt de klant de samenvatting of noteert hij zijn vragen via de openbare link, en stap 6 verstuurt alleen een factuur die klopt met de bevestigde samenvatting.
Neem de uren van elk goedgekeurd wijzigingsverzoek mee in de maandelijkse facturatie in plaats van op uw geheugen te vertrouwen. Stap 2 legt de uren van goedgekeurde wijzigingsverzoeken vast, met een checklistitem dat bevestigt dat de klant ze heeft goedgekeurd, en stap 6 zet ze op de factuur.
Laat AI de factuursamenvatting schrijven die de klant leest, en houd de bedragen bij uw financieel manager. In stap 3 schrijft de factuursamenvatter de samenvatting op basis van de uren en het gebruik in de uitvoering, en stap 4 is een goedkeuringscontrole waarin de financieel manager elk bedrag controleert.
Vergelijk elke maand de uren en het gebruik met het pakket, en bespreek een wijziging bij de volgende review in plaats van in een discussie over een factuur. Stap 7 legt vast of het contract nog past en noteert het voor de volgende kwartaalcheck.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.