Softwarebureau · Sales
Begroting en offerte voor een softwareproject
Verstuur softwareoffertes die rusten op een echte briefing en een schatting waar uw engineers achter staan. De prospect vult de projectbriefing in via een openbare link, en geen enkele prijs verlaat het bureau voordat de delivery director hem goedkeurt.
- Doorlooptijd: 1 tot 3 weken
- Hoe vaak: Voor elke offerteaanvraag
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 2 AI-agents
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Offertes beginnen bij een e-mail van één alinea.
Eén developer schat het hele project als één getal.
Prijzen gaan de deur uit zonder dat iemand capaciteit of marge heeft gecontroleerd.
Elke offerte wordt de avond voor de deadline vanaf nul geschreven.
Met dit sjabloon
De prospect vult een gestructureerde briefing in, en open vragen staan op papier voordat iemand schat.
Elke functie krijgt een bandbreedte, met de risico's en aannames erbij.
De delivery director keurt prijs en startdatum goed voordat de offerte wordt geschreven.
Een AI-agent schrijft de offerte uit de goedgekeurde scope en prijs, en de accountmanager maakt hem af.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een gekwalificeerde prospect vraagt een offerte aan voor een nieuwe applicatie. De accountmanager start een uitvoering met de naam van de prospect en de datum waarop de offerte klaar moet zijn.
- 1
Kwalificeer de aanvraag en deel de briefing
Verborgen voor de openbare linkDag 1Accountmanager · Team
Noteer wat de prospect vraagt, zijn budget en zijn deadline, en stuur dan de openbare link zodat hij de projectbriefing kan invullen.
Checklist
- Kennismakingsgesprek gehouden
- Naar budget en deadline gevraagd
- Openbare link verstuurd
In te vullen velden
- Naam prospect (verplicht)
- Offerte klaar op (verplicht)
- Budgetindicatie
- Gewenste livedatum
- 2
Prospect vult de projectbriefing in
Dag 1 tot 5Contactpersoon prospect · Openbare link
Via de openbare link beschrijft de prospect de doelen en gebruikers, noemt hij de onmisbare functies en de systemen waarmee de applicatie moet koppelen, en deelt hij links naar bestaande documenten of ontwerpen.
Checklist
- Doelen en gebruikers beschreven
- Onmisbare functies genoemd
In te vullen velden
- Doelen en gebruikers (verplicht)
- Onmisbare functies (verplicht)
- Systemen waarmee gekoppeld moet worden
- Link naar bestaande documenten of ontwerpen
- 3
Deel de briefing op in een functielijst
Week 1Scope-opsteller · AI-agent
De scope-opsteller maakt van de briefing een functielijst, gegroepeerd per onderdeel van de applicatie, met de aannames die hij deed en de vragen die aan de prospect gesteld moeten worden.
In te vullen velden
- Concept functielijst (verplicht)
- Aannames en open vragen (verplicht)
Gecontroleerd door: De solution architect corrigeert de functielijst in stap 4.
- 4
Beoordeel de scope en schat elke functie
Verborgen voor de openbare linkWeek 1 tot 2Solution architect · Team
Corrigeer de functielijst, beantwoord de open vragen samen met de prospect en schat elke functie als bandbreedte. Ontbreken antwoorden, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wat u hebt gevraagd.
Checklist
- Functielijst gecorrigeerd
- Open vragen beantwoord
- Elke functie geschat als bandbreedte
- Risico's en aannames genoemd
In te vullen velden
- Link naar de schatting (verplicht)
- Laagste schatting in dagen (verplicht)
- Hoogste schatting in dagen (verplicht)
- Belangrijkste risico's (verplicht)
- 5
Keur prijs en voorwaarden goed
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Delivery director · Team
Toets schatting en risico's aan de capaciteit van het team, kies vaste prijs of nacalculatie, en bepaal de prijs, de betaalmijlpalen en de vroegste startdatum.
Checklist
- Schatting en risico's beoordeeld
- Teamcapaciteit gecontroleerd voor de startdatum
- Betaalmijlpalen bepaald
In te vullen velden
- Prijsmodel (verplicht)
- Prijs (verplicht)
- Vroegste startdatum (verplicht)
Goedkeuring: De offerte wordt pas geschreven als de delivery director prijs en voorwaarden goedkeurt.
- 6
Schrijf de conceptofferte
Week 2Offerteschrijver · AI-agent
De offerteschrijver stelt de offerte op uit de briefing, de gecorrigeerde functielijst, de prijs en de startdatum, volgens de structuur in zijn instructies, met wat binnen en wat buiten de scope valt.
In te vullen velden
- Conceptofferte (verplicht)
Gecontroleerd door: De accountmanager corrigeert en keurt de offerte goed in stap 7.
- 7
Maak de offerte af en verstuur hem
Week 2Accountmanager · Team
Corrigeer het concept, zet het in uw offerteformat, keur het goed en mail het naar de prospect, die zijn beslissing vastlegt via de openbare link.
Checklist
- Concept gecorrigeerd
- Scope en uitsluitingen duidelijk
- Offerte verstuurd
In te vullen velden
- Link naar de offerte (verplicht)
Goedkeuring: De beslisstap van de prospect blijft vergrendeld tot de accountmanager de definitieve offerte goedkeurt.
- 8
Prospect beslist over de offerte
Week 2 tot 3Contactpersoon prospect · Openbare link
De prospect leest de offerte die de accountmanager heeft gemaild en legt zijn beslissing vast via de openbare link, met wat hij zou veranderen of waarom hij afziet.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Wat moet anders of waarom niet
- 9
Leg de uitkomst vast
Verborgen voor de openbare linkWeek 3Accountmanager · Team
Leg de uitkomst en de reden vast in uw CRM. Bij een ja verstuurt u het contract ter ondertekening en plant u de kickoff van het project; bij een nee noteert u wat de doorslag gaf.
Checklist
- Uitkomst vastgelegd in het CRM
- Contract ter ondertekening verstuurd
- Kickoff van het project gepland
In te vullen velden
- Uitkomst (verplicht)
- Wat de doorslag gaf (verplicht)
Klaar wanneer
De prospect heeft de offerte geaccepteerd of afgewezen, en de scope, schatting en prijs erachter staan in de uitvoering.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Scope-opsteller
Maakt van de briefing van de prospect een eerste functielijst met aannames en open vragen.
Wat hij doet
- Leest de briefing die de prospect heeft ingevuld
- Groepeert de functies per onderdeel van de applicatie
- Noemt de aannames die hij deed en de vragen die nog gesteld moeten worden
- Rondt zijn stap af, zodat het schatten kan beginnen
Gecontroleerd door: De solution architect corrigeert de functielijst in stap 4.
Offerteschrijver
Schrijft de offerte uit de goedgekeurde scope, schatting en prijs.
Wat hij doet
- Leest de briefing, de gecorrigeerde functielijst, de prijs en de startdatum
- Volgt de offertestructuur uit de instructies van zijn stap
- Noemt wat binnen en wat buiten de scope valt
- Schrijft de conceptofferte in zijn stap
Gecontroleerd door: De accountmanager corrigeert en keurt de offerte goed in stap 7.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Deel de briefing op in functies, schat elke functie als bandbreedte en schrijf de aannames en risico's op die de schatting kunnen verschuiven. In stap 3 maakt de scope-opsteller van de briefing een functielijst, en in stap 4 corrigeert de solution architect die en schat hij elke functie.
De doelen en gebruikers, de onmisbare functies, de systemen waarmee de applicatie moet koppelen en links naar wat er al bestaat. Stap 2 vraagt de prospect via de openbare link precies daarom, voordat iemand gaat schatten.
Prijs op basis van een bandbreedte met benoemde risico's, en laat iemand die de capaciteit van het team kent het bedrag goedkeuren. Stap 5 is een goedkeuringscontrole: de offerte wordt pas geschreven als de delivery director prijs, prijsmodel en startdatum goedkeurt.
Een vaste prijs past bij een heldere scope met kleine risico's, en nacalculatie bij een briefing met nog veel open vragen. In stap 5 kiest de delivery director het prijsmodel met de bandbreedte en de belangrijkste risico's uit stap 4 voor zich.
Laat AI de scope en de offerte opstellen uit wat de prospect en uw team al hebben geschreven, en houd de prijs en de definitieve tekst bij mensen. De scope-opsteller in stap 3 en de offerteschrijver in stap 6 maken concepten, en de solution architect in stap 4 en de accountmanager in stap 7 controleren hun werk.
Leg bij elke offerte de beslissing en de reden vast, niet alleen bij de gewonnen offertes. In stap 8 legt de prospect zijn beslissing vast via de openbare link, en in stap 9 noteert de accountmanager de uitkomst en wat de doorslag gaf.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.