Softwarebureau · Delivery
Wijzigingsverzoek in een softwareproject
Voorkom dat scope creep onbetaald werk wordt. De klant beschrijft elke wijziging via een openbare link, het team schat het effect op budget en planning, en er wordt niets gebouwd tot de klant het meerwerkvoorstel goedkeurt.
- Doorlooptijd: 3 tot 7 dagen
- Hoe vaak: Voor elke wijziging van de afgesproken scope
- Stappen: 7 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Extra functies sluipen erin via sprintdemo's en komen nooit op een factuur.
Team en klant discussiëren over de vraag of iets een bug is of een wijziging.
Een meerwerkvoorstel schrijven kost dagen, dus kleine wijzigingen worden gratis gedaan.
Akkoord is een ja in een overleg dat later niemand kan aantonen.
Met dit sjabloon
Elke wijziging wordt geschat en geprijsd, en de klant beslist voordat er wordt gebouwd.
Elk verzoek wordt getoetst aan de getekende scope en de bevestigde acceptatiecriteria.
Een AI-agent schrijft het meerwerkvoorstel, en de accountmanager keurt het goed.
De klant legt de beslissing vast in de uitvoering, naast de prijs en de nieuwe data.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een klant vraagt iets wat niet in de afgesproken scope staat. De projectmanager start een uitvoering voor het project en stuurt de klant de openbare link.
- 1
Klant beschrijft de wijziging
Dag 1Product owner bij de klant · Openbare link
Via de openbare link beschrijft de klant wat hij veranderd wil hebben, waarom dat nodig is en wanneer, met links naar voorbeelden of ontwerpen.
Checklist
- Beschreven hoe het nu werkt
- Betrokken gebruikers genoemd
In te vullen velden
- Wat moet er veranderen (verplicht)
- Waarom het nodig is (verplicht)
- Nodig vóór
- Link naar voorbeelden of ontwerpen
- 2
Toets het verzoek aan de afgesproken scope
Dag 1 tot 2Projectmanager · Team
Vergelijk het verzoek met de opdrachtomschrijving en de bevestigde acceptatiecriteria. Een bug in afgesproken werk gaat naar bugtriage, en een nieuwe of andere requirement gaat hier verder.
Checklist
- Vergeleken met de opdrachtomschrijving
- Vergeleken met de acceptatiecriteria
- Klant laten weten dat het een wijziging is
In te vullen velden
- Indeling (verplicht)
- Link naar het betreffende deel van de scope
Goedkeuring: De schatting blijft vergrendeld tot de projectmanager bevestigt dat het verzoek een scopewijziging is.
- 3
Schat de impact
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 4Engineering lead · Team
Schat het werk en de risico's, en benoem wat de wijziging met de huidige mijlpaal doet: wat verschuift, wat ze vervangt en wat ze toevoegt.
Checklist
- Inspanning geschat
- Effect op de mijlpaaldatum gecontroleerd
- Risico's en afhankelijkheden genoemd
In te vullen velden
- Schatting in uren (verplicht)
- Nieuwe mijlpaaldatum
- Impact en risico's (verplicht)
- 4
Stel het meerwerkvoorstel op
Verborgen voor de openbare linkDag 4Opsteller meerwerkvoorstel · AI-agent
De opsteller meerwerkvoorstel schrijft het voorstel op basis van het verzoek en de schatting, met de tarieven uit zijn instructies: wat er verandert, de prijs, de nieuwe data en wat er gebeurt als de klant afwijst.
In te vullen velden
- Concept meerwerkvoorstel (verplicht)
Gecontroleerd door: De accountmanager corrigeert en keurt het meerwerkvoorstel goed in stap 5.
- 5
Keur het meerwerkvoorstel goed
Verborgen voor de openbare linkDag 4 tot 5Accountmanager · Team
Toets het concept aan de schatting en het contract, corrigeer prijs en tekst, keur het goed en mail het definitieve meerwerkvoorstel naar de klant.
Checklist
- Prijs klopt met schatting en tarieven
- Nieuwe data zijn haalbaar
- Contractvoorwaarden gevolgd
In te vullen velden
- Prijs van de wijziging (verplicht)
- Link naar het meerwerkvoorstel (verplicht)
Goedkeuring: De beslisstap van de klant blijft vergrendeld tot de accountmanager het meerwerkvoorstel goedkeurt.
- 6
Klant beslist over de wijziging
Dag 5 tot 7Product owner bij de klant · Openbare link
De klant leest het meerwerkvoorstel dat de accountmanager heeft gemaild en legt zijn beslissing vast via de openbare link, met een inkoopordernummer als zijn bedrijf daarmee werkt.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Inkoopordernummer
- Reden of voorwaarden
- 7
Plan de wijziging in of sluit het verzoek
Dag 7Projectmanager · Team
Is de wijziging goedgekeurd, zet haar dan op de backlog en in de mijlpaalplanning en informeer het team. Is ze afgewezen, noteer dan de reden en sluit het verzoek.
Checklist
- Backlog en mijlpaalplanning bijgewerkt
- Team geïnformeerd
- Budget bijgewerkt voor facturatie
In te vullen velden
- Link naar de bijgewerkte planning
Klaar wanneer
De klant heeft de wijziging goedgekeurd met prijs en nieuwe data en die staat in de planning, of het afgewezen verzoek is vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Opsteller meerwerkvoorstel
Maakt van het verzoek en de schatting een meerwerkvoorstel waarover de klant kan beslissen.
Wat hij doet
- Leest het verzoek van de klant en de schatting van de engineering lead
- Berekent de prijs met de tarieven uit zijn instructies
- Schrijft wat er verandert, de prijs, de nieuwe data en wat er gebeurt bij afwijzing
- Rondt zijn stap af, zodat de accountmanager kan beoordelen
Gecontroleerd door: De accountmanager corrigeert en keurt het meerwerkvoorstel goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Behandel elke wijziging als een eigen kleine beslissing: beschrijven, schatten, prijzen en het akkoord van de klant krijgen voordat iemand het bouwt. Dit sjabloon doorloopt die stappen in volgorde, van het verzoek van de klant in stap 1 tot zijn beslissing in stap 6.
Toets elk verzoek aan de getekende scope, en maak meerwerk met de prijs zichtbaar voordat het wordt gebouwd. In stap 2 vergelijkt de projectmanager het verzoek met de opdrachtomschrijving, en in stap 6 keurt de klant de kosten goed of af.
Wijs op de acceptatiecriteria die de klant heeft bevestigd, en laat zien wat het verzoek toevoegt of verandert. Stap 2 legt die vergelijking vast met een link naar het betreffende deel van de scope, zodat het gesprek over de afgesproken tekst gaat en niet over meningen.
Schat de inspanning en benoem wat de wijziging in de huidige mijlpaal verschuift, vervangt of toevoegt. In stap 3 legt de engineering lead de uren, de nieuwe mijlpaaldatum en de risico's vast voordat er een prijs wordt bepaald.
Laat AI het verzoek en de schatting omzetten in een helder meerwerkvoorstel, en houd de prijs en de definitieve tekst bij een mens. In stap 4 schrijft de opsteller meerwerkvoorstel het concept, en stap 5 is een goedkeuringscontrole waarin de accountmanager het corrigeert voordat de klant het ziet.
Vraag om een expliciete beslissing over een meerwerkvoorstel met prijs en data, niet om een ja in een overleg. In stap 6 legt de klant zijn beslissing vast via de openbare link, met een inkoopordernummer als zijn bedrijf daarmee werkt.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.