Accountantskantoor · Financiën
Achterstallige facturen innen
Volg achterstallige facturen bij elke klant op dezelfde manier op, zonder de relatie te beschadigen of uit het oog te verliezen wie wat heeft toegezegd. De klant reageert op de herinnering via één openbare link, en een partner beslist over betalingsregelingen en het stilleggen van werk.
- Doorlooptijd: 1 tot 6 weken
- Hoe vaak: Voor elke vervallen factuur
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Herinneringen gaan naar klanten die nog op een antwoord van het kantoor wachten.
Iedereen jaagt achterstallige facturen na in eigen woorden.
Betalingsregelingen worden aan de telefoon afgesproken en vergeten.
Niemand weet welke facturen na de eerste herinnering nog openstaan.
Met dit sjabloon
De relatiebeheerder controleert op open vragen voordat er een herinnering uitgaat.
Een AI-agent schrijft elke herinnering, en de debiteurenbeheerder controleert hem.
De klant stelt een regeling voor via de openbare link, en het besluit van de partner wordt vastgelegd.
Elke vervallen factuur is een uitvoering met een opvolgdatum, tot het geld binnen is.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een factuur aan een klant is vervallen. De debiteurenbeheerder start een uitvoering met de klant, de factuur en het bedrag.
- 1
Open de vervallen factuur
Zodra de factuur vervaltDebiteurenbeheerder · Team
Controleer de factuur en de ontvangen betalingen in het boekhoudpakket, en leg vast wat nog openstaat.
Checklist
- Factuur en betalingen gecontroleerd
- Relatiebeheerder geïnformeerd
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Factuurnummer (verplicht)
- Openstaand bedrag (verplicht)
- Vervaldatum (verplicht)
- 2
Controleer of er een reden is voordat u herinnert
Verborgen voor de openbare linkDag 1 tot 2Relatiebeheerder · Team
Kijk of de klant een open vraag heeft over het werk of de factuur, of op het kantoor wacht, en noteer dat voordat er een herinnering uitgaat.
Checklist
- Geen open vraag over het werk
- Factuur klopt met de opdrachtbevestiging
- Geen werk dat op het kantoor wacht
In te vullen velden
- Bekende kwesties
- 3
Schrijf de herinnering
Dag 2Herinneringsschrijver · AI-agent
De herinneringsschrijver schrijft een vriendelijke herinnering op basis van de factuurgegevens en de notities van de relatiebeheerder: factuurnummer, bedrag, vervaldatum en hoe de klant kan reageren.
In te vullen velden
- Conceptherinnering (verplicht)
Gecontroleerd door: De debiteurenbeheerder controleert en verstuurt de herinnering in stap 4.
- 4
Keur de herinnering goed en verstuur hem
Dag 2Debiteurenbeheerder · Team
Controleer het concept tegen de factuur en de notities, stem de toon af op de relatie en verstuur het met de openbare link naar de uitvoering.
Checklist
- Bedrag en factuurnummer kloppen
- Toon past bij de relatie
- Herinnering verstuurd met de openbare link
In te vullen velden
- Herinnering verstuurd op (verplicht)
- 5
Reageer op de herinnering
Week 1Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link geeft de klant aan wanneer hij betaalt, vraagt hij om een betalingsregeling of legt hij uit wat er niet klopt aan de factuur.
In te vullen velden
- Reactie (verplicht)
- Toegezegde betaaldatum
- Voorgestelde betalingsregeling
- Vraag over de factuur
- 6
Beslis over de volgende stap
Verborgen voor de openbare linkWeek 1 tot 2Partner · Team
Lees de reactie van de klant en de notities van de relatiebeheerder, en beslis: de datum accepteren, een regeling afspreken, een creditnota maken, het werk stilleggen of de vordering uit handen geven.
Checklist
- Reactie van de klant gelezen
- Gevolgen voor lopend werk afgewogen
In te vullen velden
- Besluit (verplicht)
- Reden (verplicht)
Goedkeuring: Er wordt geen regeling, creditnota of stillegging van werk afgesproken voordat de partner beslist.
- 7
Bevestig het besluit aan de klant
Week 2Debiteurenbeheerder · Team
Bevestig het besluit schriftelijk aan de klant, leg een regeling of creditnota vast in het boekhoudpakket en zet de opvolgdatum.
Checklist
- Besluit bevestigd aan de klant
- Regeling of creditnota vastgelegd
In te vullen velden
- Opvolgdatum (verplicht)
- 8
Bevestig de betaling en sluit af
Uiterlijk op de opvolgdatumDebiteurenbeheerder · Team
Koppel de betaling aan de factuur en sluit de uitvoering af. Is het geld niet binnen, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en informeer de partner.
Checklist
- Betaling aan de factuur gekoppeld
- Stilgelegd werk hervat, indien van toepassing
In te vullen velden
- Betaald op
- Ontvangen bedrag
Klaar wanneer
De factuur is betaald, of een betalingsregeling, creditnota of volgende stap is afgesproken en vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Herinneringsschrijver
Schrijft een vriendelijke betalingsherinnering op basis van de factuurgegevens en de notities van de relatiebeheerder.
Wat hij doet
- Leest de factuurgegevens en de notities van de relatiebeheerder in de uitvoering
- Volgt de toon van het kantoor uit de instructies van zijn stap
- Schrijft de conceptherinnering in zijn stap
Gecontroleerd door: De debiteurenbeheerder controleert en verstuurt de herinnering in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Controleer eerst of er een reden is, en houd de eerste herinnering vriendelijk en concreet. In stap 2 kijkt de relatiebeheerder naar open vragen of werk dat op het kantoor wacht, en in stap 3 en 4 wordt de herinnering geschreven en gecontroleerd voordat hij uitgaat.
Laat de klant schriftelijk een regeling voorstellen, en laat een partner erover beslissen. In stap 5 stelt de klant via de openbare link een regeling voor, en stap 6 is een goedkeuringscontrole waarin de partner die accepteert of aanpast.
Maak het stilleggen van werk een besluit van de partner met een vastgelegde reden, geen reflex. Stap 6 legt het besluit en de reden vast, en in stap 8 wordt stilgelegd werk hervat zodra de betaling is gekoppeld.
Laat AI de herinnering schrijven op basis van de factuurgegevens en de notities, en laat een mens hem versturen. In stap 3 schrijft de herinneringsschrijver de tekst, en in stap 4 controleert de debiteurenbeheerder bedrag en toon voordat hij wordt verstuurd.
Draai elke vervallen factuur als eigen uitvoering, met bedrag en vervaldatum vanaf het begin vastgelegd. Stap 1 legt de factuur vast, stap 7 zet de opvolgdatum en stap 8 zet de uitvoering op geblokkeerd als het geld niet binnenkomt.
Controleer vóór de eerste herinnering op open vragen en geschillen. In stap 2 noteert de relatiebeheerder open vragen over het werk of de factuur, en in stap 5 kan de klant een vraag stellen via de openbare link in plaats van de herinnering te negeren.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.