Accountantskantoor · Nieuwe klanten
Klantacceptatie en opdrachtbevestiging
Maak van een aanvraag een getekende opdrachtbevestiging, met dezelfde controles voor elke nieuwe klant. De aspirant-klant vult uw vragenlijst in via één openbare link, en er gaat niets de deur uit voordat een partner de klant accepteert en scope en fee goedkeurt.
- Doorlooptijd: 1 tot 3 weken
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe klant of nieuwe dienst
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De fee wordt aan de telefoon genoemd voordat iemand weet hoeveel entiteiten of transacties er zijn.
Identiteits- en conflictcontroles gebeuren als iemand eraan denkt.
Elke opdrachtbevestiging wordt aangepast vanuit die van een andere klant.
Het werk begint op een mondeling ja, en de getekende opdracht komt maanden later.
Met dit sjabloon
De aspirant-klant vult eerst een vragenlijst in, en de partner prijst op basis van de antwoorden.
Elke nieuwe klant doorloopt dezelfde acceptatiecontroles voordat er een opdrachtbevestiging uitgaat.
Een AI-agent schrijft de scope, en de partner corrigeert en keurt die goed.
De klant deelt de getekende opdrachtbevestiging via dezelfde link voordat de inrichting begint.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een aspirant-klant vraagt om een offerte, of een bestaande klant vraagt om een nieuwe dienst. De relatiebeheerder start een uitvoering met de naam en de gevraagde diensten.
- 1
Leg de aanvraag vast en deel de vragenlijst
Dag 1Relatiebeheerder · Team
Leg vast wie de aspirant-klant is en wat hij vraagt, en stuur hem de vragenlijst met de openbare link naar de uitvoering.
Checklist
- Openbare link naar de aspirant-klant gestuurd
- Kennismakingsgesprek ingepland
In te vullen velden
- Naam aspirant-klant (verplicht)
- E-mail contactpersoon (verplicht)
- Gevraagde diensten (verplicht)
- 2
Vul de klantvragenlijst in
Dag 1 tot 5Aspirant-klant · Openbare link
Via de openbare link beschrijft de aspirant-klant het bedrijf en de entiteiten, het boekjaar en de maandelijkse volumes, noemt hij de eigenaren en de huidige accountant en deelt hij een link naar de jaarrekening van vorig jaar.
Checklist
- Eigenaren en bestuurders genoemd
- Boekjaar en bekende deadlines gegeven
- Huidige accountant genoemd
In te vullen velden
- Bedrijf en entiteiten (verplicht)
- Transacties per maand (verplicht)
- Link naar de jaarrekening van vorig jaar
- Huidige accountant
- 3
Voer de acceptatiecontroles uit
Verborgen voor de openbare linkWeek 1Relatiebeheerder · Team
Stel de identiteit van de eigenaren vast, controleer op belangenconflicten en bepaal het risico van de klant volgens het acceptatiebeleid van uw kantoor. Kan een controle niet worden afgerond, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer waarom.
Checklist
- Identiteit van de eigenaren vastgesteld
- Conflictcontrole gedaan
- Vorige accountant benaderd waar uw regels dat vragen
In te vullen velden
- Risicoscore klant (verplicht)
- Notities bij de acceptatie
- 4
Schrijf de scope van de dienstverlening
Week 1Scopeschrijver · AI-agent
De scopeschrijver schrijft de scope op basis van de vragenlijst en de gevraagde diensten: het werk dat erbij hoort, wat de klant aanlevert en wanneer, en wat erbuiten valt, in het format van de opdrachtbevestiging van uw kantoor.
In te vullen velden
- Conceptscope (verplicht)
Gecontroleerd door: De partner corrigeert de scope en stelt de fee vast in stap 5.
- 5
Accepteer de klant en keur scope en fee goed
Verborgen voor de openbare linkWeek 1Partner · Team
Beoordeel de acceptatiecontroles en de conceptscope, corrigeer de scope en stel de fee vast.
Checklist
- Acceptatiecontroles beoordeeld
- Scope past bij de vragenlijst
- Fee dekt volume en complexiteit
In te vullen velden
- Jaarfee (verplicht)
- Feegrondslag (verplicht)
Goedkeuring: Er gaat niets naar de aspirant-klant tot de partner de klant accepteert en scope en fee goedkeurt.
- 6
Verstuur de opdrachtbevestiging
Week 2Relatiebeheerder · Team
Stuur de opdrachtbevestiging met de goedgekeurde scope en fee ter ondertekening, en leg vast waar hij kan worden getekend.
Checklist
- Algemene voorwaarden meegestuurd
- Privacyverklaring meegestuurd
- Ter ondertekening verstuurd
In te vullen velden
- Link naar de opdrachtbevestiging (verplicht)
- Verstuurd op (verplicht)
- 7
Teken de opdrachtbevestiging
Week 2 tot 3Aspirant-klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de klant dat hij de opdrachtbevestiging heeft gelezen die de relatiebeheerder stuurde, noteert hij eventuele vragen over de scope en deelt hij een link naar het getekende exemplaar.
In te vullen velden
- Link naar de getekende opdrachtbevestiging (verplicht)
- Vragen over de scope
- 8
Richt de klant in en start de onboarding
Week 3Relatiebeheerder · Team
Controleer de getekende opdrachtbevestiging, maak de klant aan in uw praktijkmanagementsysteem en start de onboarding van de klant.
Checklist
- Getekende opdrachtbevestiging gecontroleerd
- Klant aangemaakt in het praktijksysteem
- Onboarding gestart
In te vullen velden
- Startdatum opdracht (verplicht)
- Verantwoordelijk partner (verplicht)
Klaar wanneer
De klant heeft de opdrachtbevestiging getekend, de acceptatiecontroles zijn vastgelegd en de klant is klaar voor de onboarding.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Scopeschrijver
Schrijft de scope van de dienstverlening voor de opdrachtbevestiging op basis van de antwoorden van de aspirant-klant.
Wat hij doet
- Leest de gevraagde diensten en de antwoorden in de uitvoering
- Volgt het format van de opdrachtbevestiging uit de instructies van zijn stap
- Schrijft de conceptscope in zijn stap
Gecontroleerd door: De partner corrigeert de scope en stelt de fee vast in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Zet de identiteits-, conflict- en risicocontroles in de workflow, vóór er iets wordt verstuurd. Stap 3 legt de controles en een risicoscore vast, en stap 5 is een goedkeuringscontrole waarin de partner de klant accepteert voordat de opdrachtbevestiging de deur uitgaat.
Begin bij de antwoorden van de aspirant-klant en een vast format, niet bij de opdrachtbevestiging van een andere klant. In stap 4 schrijft een AI-agent de scope op basis van de vragenlijst, en in stap 5 corrigeert de partner die en stelt hij de fee vast.
Prijs op basis van het echte volume en de complexiteit van de klant, niet op een schatting aan de telefoon. Stap 2 verzamelt entiteiten, transacties per maand en deadlines, en in stap 5 stelt de partner op basis daarvan de fee en de feegrondslag vast.
Maak de getekende opdrachtbevestiging de start van de inrichting, niet een mondeling ja. In stap 7 deelt de klant de link naar de getekende opdrachtbevestiging, en in stap 8 controleert de relatiebeheerder die voordat de klant wordt ingericht.
Leg de controles, de risicoscore en het besluit van de partner vast in dezelfde uitvoering als de getekende opdracht. Stap 3 legt de identiteits-, conflict- en risicocontroles vast, en stap 5 legt de acceptatie door de partner vast met naam en tijdstip.
Houd de vragenlijst, de scope en de getekende opdracht in één uitvoering die de onboarding kan lezen. Stap 8 start de onboarding zodra de opdrachtbevestiging getekend is, en de vragenlijst uit stap 2 blijft bewaard.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.