Services de construction · Finance
Situation de travaux mensuelle
Facturez chaque mois les travaux dont le chantier a confirmé l'avancement, et récupérez le montant validé sans relancer. Le représentant du maître d'ouvrage valide via un lien public, et aucune situation ne part avant l'approbation du responsable financier.
- Durée: 2 à 3 semaines
- Fréquence: Chaque mois, sur chaque chantier en cours
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
La situation est montée à partir des demandes des sous-traitants, et le maître d'ouvrage trouve les postes en avance sur les travaux.
Une situation part avec des travaux supplémentaires oubliés ou une retenue de garantie fausse.
Le montant validé, et la raison d'une réfaction, arrivent des semaines plus tard par e-mail.
Chaque chef de projet facture dans son format et à son rythme.
Avec le modèle
Le conducteur de travaux confirme l'avancement sur chantier avant toute facturation.
Un agent IA vérifie montants et checklists, et le responsable financier approuve avant tout envoi.
Le représentant du maître d'ouvrage enregistre montant validé, date de paiement et postes contestés via un seul lien.
Chaque chantier facture chaque mois selon les mêmes étapes.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
La date de situation prévue au marché arrive. L'assistant de gestion travaux lance une exécution avec le nom du projet et la période.
- 1
Ouvrir la période et réunir les demandes des sous-traitants
Masqué sur le lien publicJour 1Assistant de gestion travaux · Équipe
Demandez à chaque sous-traitant actif sa situation pour la période, et listez les travaux supplémentaires acceptés à inclure.
Checklist
- Situation demandée à chaque corps d'état actif
- Travaux supplémentaires acceptés listés
- Pièces exigées par les contrats de sous-traitance demandées
Champs à remplir
- Nom du projet (obligatoire)
- Fin de la période (obligatoire)
- Lien vers les demandes des sous-traitants (obligatoire)
- Corps d'état sans demande
- 2
Confirmer l'avancement sur chantier
Masqué sur le lien publicJours 2 à 3Conducteur de travaux · Équipe
Faites le tour du chantier, fixez le pourcentage d'avancement de chaque poste de la décomposition du prix et confrontez l'avancement réclamé par chaque sous-traitant aux travaux réalisés.
Checklist
- Chaque poste vérifié
- Demandes des sous-traitants confrontées aux travaux
- Matériaux stockés sur chantier comptés
Champs à remplir
- Lien vers l'avancement annoté (obligatoire)
- Postes réclamés en avance sur les travaux
- 3
Établir la situation de travaux
Masqué sur le lien publicJours 3 à 4Chef de projet · Équipe
Mettez à jour la décomposition du prix avec l'avancement confirmé, ajoutez les travaux supplémentaires acceptés et les matériaux stockés, et calculez la retenue de garantie et le montant dû.
Checklist
- Travaux supplémentaires acceptés inclus
- Retenue de garantie calculée selon le marché
- Paiements antérieurs déduits
Champs à remplir
- Lien vers le brouillon de la situation (obligatoire)
- Travaux réalisés à date (obligatoire)
- Retenue de garantie (obligatoire)
- Montant dû pour la période (obligatoire)
- 4
Vérifier la situation et rédiger la lettre d'accompagnement
Jour 4Vérificateur de situations · Agent IA
Le vérificateur de situations vérifie que les montants de l'exécution tombent juste et que chaque point des checklists des étapes précédentes est coché, liste ce qui est faux ou manque, et rédige la lettre d'accompagnement au maître d'ouvrage.
Champs à remplir
- Problèmes trouvés (obligatoire)
- Brouillon de la lettre d'accompagnement (obligatoire)
Contrôle humain: Le responsable financier traite ses constats et corrige la lettre d'accompagnement à l'étape 5.
- 5
Approuver la situation de travaux
Masqué sur le lien publicJour 5Responsable financier · Équipe
Traitez les problèmes trouvés, confrontez les montants à l'avancement confirmé, et approuvez la situation et la lettre d'accompagnement.
Checklist
- Problèmes de l'étape 4 traités
- Montants conformes à l'avancement
- Lettre d'accompagnement corrigée
Approbation: Rien n'est envoyé au maître d'ouvrage tant que le responsable financier n'a pas approuvé la situation.
- 6
Envoyer la situation de travaux
Jour 5Assistant de gestion travaux · Équipe
Envoyez la situation approuvée et sa lettre au représentant du maître d'ouvrage, avec le lien public de l'exécution pour sa validation.
Checklist
- Situation envoyée
- Lien public envoyé au maître d'ouvrage
Champs à remplir
- Lien vers la situation envoyée (obligatoire)
- Date d'envoi (obligatoire)
- 7
Valider le montant
Semaines 1 à 2Représentant du maître d'ouvrage · Lien public
Via le lien public, le représentant du maître d'ouvrage enregistre le montant validé, la date de paiement prévue et chaque poste qu'il conteste, avec la raison.
Champs à remplir
- Montant validé (obligatoire)
- Date de paiement prévue (obligatoire)
- Postes contestés et raisons
- 8
Facturer le montant validé et planifier les paiements aux sous-traitants
Masqué sur le lien publicSemaines 2 à 3Assistant de gestion travaux · Équipe
Émettez la facture du montant validé, transmettez les postes contestés au chef de projet, et planifiez les paiements aux sous-traitants selon leurs contrats.
Checklist
- Facture émise pour le montant validé
- Postes contestés transmis au chef de projet
- Paiements aux sous-traitants planifiés
Champs à remplir
- Numéro de facture (obligatoire)
- Paiement reçu le
Terminé quand
Le maître d'ouvrage a validé le montant, la facture est émise, les postes contestés sont chez le chef de projet et les paiements aux sous-traitants pour les travaux validés sont planifiés.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Vérificateur de situations
Vérifie la situation dans l'exécution avant que le responsable financier ne la voie, et rédige la lettre d'accompagnement.
Ce qu'il fait
- Vérifie que les montants saisis dans l'exécution tombent juste
- Vérifie que chaque point des checklists des étapes précédentes est coché
- Rédige la lettre d'accompagnement avec les travaux de la période et le montant dû
- Termine son étape pour que le responsable financier la relise
Contrôle humain: Le responsable financier traite ses constats et corrige la lettre d'accompagnement à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Partez de l'avancement confirmé sur chantier, pas de ce que réclament les sous-traitants, ajoutez les travaux supplémentaires acceptés et déduisez retenues et paiements antérieurs. Les étapes 2 et 3 le font dans cet ordre, et à l'étape 5 le responsable financier approuve le résultat avant envoi.
Confrontez chaque poste de la décomposition du prix aux travaux réalisés avant de le facturer. À l'étape 2, le conducteur de travaux fait le tour du chantier, fixe le pourcentage d'avancement de chaque poste et note ceux qui sont réclamés en avance sur les travaux.
Réunissez d'abord toutes les demandes, puis comparez l'avancement réclamé à ce qui est construit. L'étape 1 réunit les demandes et note les corps d'état qui n'en ont pas envoyé, et à l'étape 2 le conducteur de travaux vérifie chaque demande sur place.
Envoyez une situation propre avec une courte lettre d'accompagnement, et donnez au maître d'ouvrage un seul endroit pour noter ce qu'il valide. À l'étape 7, son représentant enregistre via un lien public le montant validé, la date de paiement prévue et les postes qu'il conteste.
Laissez l'IA vérifier les calculs et les pièces, et gardez l'approbation pour votre responsable financier. À l'étape 4, un agent IA vérifie que les montants tombent juste et que tout est coché et rédige la lettre d'accompagnement, et à l'étape 5 le responsable financier traite ses constats et approuve.
Enregistrez le poste contesté et la raison avec la validation, et suivez-le à part au lieu de bloquer toute la facture. L'étape 7 enregistre la contestation, et à l'étape 8 l'assistant de gestion travaux facture le montant validé et transmet le poste contesté au chef de projet.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.