Agence immobilière · Gestion locative
Sélection du locataire et entrée dans les lieux
Menez un candidat locataire du dossier à la remise des clés, avec chaque vérification enregistrée. Le candidat remplit son dossier via un lien public, un agent IA le résume pour le propriétaire, et les clés ne sont remises qu'une fois le dépôt de garantie et le premier loyer confirmés.
- Durée: 1 à 3 semaines
- Fréquence: Pour chaque dossier de location
- Étapes: 9 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 2 approbations
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les dossiers arrivent en fils d'e-mails auxquels il manque des fiches de paie.
Chaque chargé de location évalue les candidats un peu différemment.
Le propriétaire accepte un locataire au téléphone, et personne ne peut le prouver ensuite.
Les clés sont remises avant l'arrivée du dépôt de garantie.
Avec le modèle
Le candidat remplit un seul dossier via un lien public, avec des liens vers ses justificatifs de revenus.
Chaque candidat est évalué selon les mêmes critères de votre politique de location.
La décision du propriétaire est dans l'exécution avant l'envoi du bail.
La remise des clés reste verrouillée jusqu'à la confirmation du paiement.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un candidat veut louer un logement que vous gérez. Le chargé de location lance une exécution avec le logement, le loyer et la date d'entrée souhaitée.
- 1
Enregistrer le dossier et partager le lien avec le candidat
Jour 1Chargé de location · Équipe
Renseignez le logement, le loyer et la date d'entrée souhaitée, et envoyez au candidat le lien public de l'exécution avec le dossier à remplir.
Checklist
- Visite faite
- Lien public envoyé au candidat
Champs à remplir
- Adresse du logement (obligatoire)
- Loyer mensuel (obligatoire)
- E-mail du candidat (obligatoire)
- Date d'entrée souhaitée (obligatoire)
- 2
Remplir le dossier de location
Jours 1 à 3Candidat locataire · Lien public
Via le lien public, le candidat indique son emploi et ses revenus, le contact de son bailleur actuel et les personnes qui vivront dans le logement, et partage des liens sécurisés vers ses justificatifs de revenus et d'identité comme l'agence le demande.
Checklist
- Emploi et revenus indiqués
- Contact du bailleur actuel indiqué
- Tous les futurs occupants indiqués
Champs à remplir
- Revenus mensuels du foyer (obligatoire)
- Contact du bailleur actuel (obligatoire)
- Personnes qui vivront dans le logement (obligatoire)
- Lien vers le justificatif de revenus (obligatoire)
- 3
Vérifier identité, revenus et références
Masqué sur le lien publicJours 3 à 5Gestionnaire locatif · Équipe
Vérifiez l'identité, les revenus selon votre politique de location et la référence du bailleur actuel, comme vos règles l'exigent, avec les mêmes critères pour chaque candidat. S'il manque une référence, marquez l'exécution comme bloquée et notez qui vous attendez.
Checklist
- Identité vérifiée
- Revenus vérifiés selon votre politique de location
- Référence du bailleur actuel reçue
- Mêmes critères que pour tout candidat
Champs à remplir
- Résultat des vérifications (obligatoire)
- Notes sur les vérifications (obligatoire)
- 4
Résumer le dossier pour le propriétaire
Jour 5Rédacteur de résumés de dossiers · Agent IA
Le rédacteur de résumés de dossiers rédige un court résumé pour le propriétaire à partir du dossier et du résultat des vérifications, en ne traitant que les critères de votre politique de location.
Champs à remplir
- Brouillon du résumé du dossier (obligatoire)
Contrôle humain: Le gestionnaire locatif vérifie le résumé et enregistre la décision du propriétaire à l'étape 5.
- 5
Valider le candidat avec le propriétaire
Masqué sur le lien publicJours 5 à 7Gestionnaire locatif · Équipe
Comparez le résumé aux vérifications, envoyez-le au propriétaire, et enregistrez sa décision et ses éventuelles conditions avant d'approuver.
Checklist
- Résumé conforme aux vérifications
- Seuls vos critères de location utilisés
- Décision du propriétaire reçue par écrit
Champs à remplir
- Décision du propriétaire (obligatoire)
- Conditions du propriétaire
Approbation: Le bail et l'entrée dans les lieux restent verrouillés jusqu'à ce que le gestionnaire locatif approuve le candidat avec la décision du propriétaire enregistrée.
- 6
Envoyer le bail et les sommes à régler
Jours 7 à 8Chargé de location · Équipe
Envoyez le bail à la signature, et indiquez au candidat ce qu'il doit régler avant l'entrée et pour quand.
Checklist
- Bail envoyé à la signature
- Montants du dépôt et du premier loyer envoyés
- Date d'entrée confirmée
Champs à remplir
- Lien vers le bail (obligatoire)
- Montant du dépôt de garantie (obligatoire)
- Date d'entrée (obligatoire)
- 7
Signer le bail et confirmer le paiement
Jours 8 à 12Candidat locataire · Lien public
Via le lien public, le candidat confirme qu'il a signé le bail et payé le dépôt de garantie et le premier loyer, indique la référence du paiement et choisit un jour pour récupérer les clés.
Checklist
- Bail signé
- Dépôt de garantie payé
- Premier loyer payé
Champs à remplir
- Référence du paiement (obligatoire)
- Jour souhaité pour récupérer les clés (obligatoire)
- 8
Confirmer la réception des fonds
Avant l'entréeComptable · Équipe
Vérifiez que le dépôt de garantie et le premier loyer sont arrivés, et déposez ou déclarez le dépôt comme vos règles locales l'exigent.
Checklist
- Dépôt de garantie reçu
- Premier loyer reçu
- Dépôt enregistré comme vos règles l'exigent
Champs à remplir
- Paiement reçu le (obligatoire)
Approbation: La remise des clés reste verrouillée jusqu'à ce que le comptable confirme la réception du dépôt de garantie et du premier loyer.
- 9
Remettre les clés et faire l'état des lieux d'entrée
Jour de l'entréeChargé de location · Équipe
Parcourez le logement avec le locataire, notez l'état et les relevés de compteurs, et remettez les clés.
Checklist
- État noté pièce par pièce
- Relevés de compteurs faits
- Clés remises
- Bail signé aussi par le propriétaire
Champs à remplir
- Lien vers l'état des lieux et les photos (obligatoire)
- Nombre de clés remises (obligatoire)
Terminé quand
Le propriétaire a accepté le locataire, le bail est signé, le dépôt de garantie et le premier loyer sont reçus, et le locataire a les clés et un état des lieux d'entrée.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de résumés de dossiers
Transforme le dossier et le résultat des vérifications en un court résumé pour le propriétaire.
Ce qu'il fait
- Lit le dossier et le résultat des vérifications dans l'exécution
- Ne traite que les critères indiqués dans les instructions de son étape
- Rédige le brouillon du résumé dans son étape
- Termine son étape pour que le gestionnaire locatif le relise
Contrôle humain: Le gestionnaire locatif vérifie le résumé et enregistre la décision du propriétaire à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Utilisez les mêmes critères écrits pour chaque candidat et enregistrez chaque vérification. L'étape 3 vérifie l'identité, les revenus et les références selon votre politique de location, et l'étape 4 résume le dossier sur ces seuls critères.
Donnez au candidat un seul lien qui demande tout et accepte des liens vers ses justificatifs de revenus. L'étape 2 recueille le dossier via le lien public, et à l'étape 3 l'exécution est marquée comme bloquée tant qu'une référence manque.
Laissez l'IA résumer le dossier et les vérifications pour le propriétaire, et gardez la décision chez des personnes. À l'étape 4, le rédacteur de résumés de dossiers le rédige, et à l'étape 5 le gestionnaire locatif le vérifie avant que le propriétaire le voie.
Envoyez au propriétaire un résumé vérifié et enregistrez sa décision et ses conditions dans l'exécution. L'étape 5 est un contrôle d'approbation : le bail reste verrouillé jusqu'à ce que le gestionnaire locatif enregistre la décision du propriétaire et approuve le candidat.
Liez la remise des clés à un paiement confirmé plutôt qu'à la date d'entrée. L'étape 8 est un contrôle d'approbation : la remise des clés reste verrouillée jusqu'à ce que le comptable confirme la réception du dépôt et du premier loyer.
Notez l'état pièce par pièce, les relevés de compteurs et les clés remises, avec des photos. L'étape 9 le fait le jour de l'entrée et enregistre le lien vers l'état des lieux, pour avoir une base de comparaison à la fin du bail.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.