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Agence immobilière · Gestion locative

Fin de bail et restitution du dépôt de garantie

Restituez chaque dépôt de garantie à temps, avec des retenues que vous pouvez expliquer. Le locataire confirme ses informations de départ via un lien public, l'état des lieux de sortie est comparé à celui d'entrée, un agent IA rédige le courrier sur les retenues, et rien ne part au locataire avant l'approbation des retenues.

  • Durée: 2 à 4 semaines
  • Fréquence: Pour chaque bail qui se termine
  • Étapes: 8 étapes
  • Agents IA: 1 agent IA
  • Approbations: 1 approbation
Commencer gratuitement et créer ce workflowVoir les étapes

Plan gratuit, sans carte de crédit.

Ce que ce modèle change

Sans le modèle

  1. Les retenues sont décidées de mémoire des semaines après le départ.

  2. Le locataire reçoit un court e-mail avec un total et aucune explication.

  3. Une retenue contestée bloque discrètement tout le dépôt.

  4. La nouvelle adresse manque quand l'argent est prêt.

Avec le modèle

  1. Chaque retenue renvoie à une différence enregistrée par rapport à l'état des lieux d'entrée.

  2. Un courrier approuvé explique chaque retenue, et le locataire répond via un lien public.

  3. Un litige marque l'exécution comme bloquée avec la procédure notée, et la part non contestée est versée comme vos règles le permettent.

  4. Le locataire donne sa nouvelle adresse avant de partir.

Le modèle, étape par étape

Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.

  • Réalisé par votre équipe
  • Réalisé par un agent IA
  • Réalisé par le client, via un lien public

  1. Démarre quand

    Un locataire donne son congé, ou un bail se termine sans renouvellement. Le gestionnaire locatif lance une exécution avec le logement, la date de départ et le dépôt de garantie.

  2. 1

    Enregistrer le congé et partager le lien avec le locataire

    Jour 1

    Gestionnaire locatif · Équipe

    Enregistrez la date de départ et le dépôt de garantie, prévenez le propriétaire, et envoyez au locataire le lien public de l'exécution avec la checklist de départ.

    Checklist

    • Congé vérifié par rapport au bail
    • Propriétaire prévenu
    • Lien public envoyé au locataire

    Champs à remplir

    • Adresse du logement (obligatoire)
    • Date de départ (obligatoire)
    • Dépôt de garantie versé (obligatoire)
    • E-mail du locataire (obligatoire)
  3. 2

    Confirmer les informations de départ

    Avant le départ

    Locataire · Lien public

    Via le lien public, le locataire donne sa nouvelle adresse, confirme le ménage et les contrats d'énergie, et choisit un moment pour l'état des lieux de sortie.

    Checklist

    • Logement nettoyé et vidé
    • Contrats d'énergie et relevés finaux réglés
    • Toutes les clés prêtes à être rendues

    Champs à remplir

    • Nouvelle adresse (obligatoire)
    • Date souhaitée pour l'état des lieux (obligatoire)
    • Téléphone
  4. 3

    Faire l'état des lieux de sortie

    Jour du départ

    Gestionnaire locatif · Équipe

    Parcourez le logement avec l'état des lieux d'entrée en main, notez l'état et les relevés de compteurs, prenez des photos et récupérez les clés.

    Checklist

    • Comparé pièce par pièce à l'état des lieux d'entrée
    • Relevés de compteurs faits
    • Toutes les clés récupérées

    Champs à remplir

    • Lien vers l'état des lieux d'entrée (obligatoire)
    • Lien vers les photos de sortie (obligatoire)
    • Différences avec l'état des lieux d'entrée (obligatoire)
  5. 4

    Chiffrer les retenues proposées

    Masqué sur le lien publicJours 1 à 5 après le départ

    Gestionnaire locatif · Équipe

    Séparez les dégradations de l'usure normale, chiffrez chaque retenue avec un devis ou une facture, et enregistrez l'avis du propriétaire.

    Checklist

    • Usure normale écartée
    • Chaque retenue justifiée par un devis ou une facture
    • Loyers et charges impayés vérifiés

    Champs à remplir

    • Retenues proposées et montants (obligatoire)
    • Total des retenues (obligatoire)
    • Avis du propriétaire (obligatoire)
  6. 5

    Rédiger le courrier sur les retenues

    Jour 5

    Rédacteur de courriers de dépôt · Agent IA

    Le rédacteur de courriers de dépôt rédige le courrier au locataire : chaque retenue proposée, le constat de l'état des lieux qui la justifie et le montant restitué.

    Champs à remplir

    • Brouillon du courrier au locataire (obligatoire)

    Contrôle humain: Le responsable de la gestion locative corrige et approuve le courrier à l'étape 6.

  7. 6

    Approuver les retenues et le courrier

    Masqué sur le lien publicJours 5 à 7

    Responsable de la gestion locative · Équipe

    Vérifiez chaque retenue par rapport à l'état des lieux d'entrée, aux photos et à vos règles locales, corrigez le courrier et approuvez.

    Checklist

    • Chaque retenue correspond à une différence enregistrée
    • Montants justifiés par des devis ou des factures
    • Courrier clair et courtois

    Approbation: Rien ne part au locataire tant que le responsable de la gestion locative n'a pas approuvé les retenues et le courrier.

  8. 7

    Accepter ou contester les retenues

    Dans le délai indiqué dans le courrier

    Locataire · Lien public

    Le gestionnaire locatif envoie par e-mail au locataire le courrier approuvé, et le locataire indique via le lien public s'il est d'accord, avec ses raisons et un lien vers ses preuves s'il ne l'est pas.

    Champs à remplir

    • Décision (obligatoire)
    • Raisons du désaccord
    • Lien vers vos preuves
  9. 8

    Verser le dépôt de garantie

    Dans le délai fixé par vos règles

    Comptable · Équipe

    Versez les montants convenus au locataire et au propriétaire. Si le locataire conteste une retenue, versez la part non contestée comme vos règles le permettent, marquez l'exécution comme bloquée et notez la procédure de litige.

    Checklist

    • Montants conformes aux retenues convenues
    • Locataire payé
    • Retenues convenues versées au propriétaire
    • Dépôt débloqué là où vos règles l'exigent

    Champs à remplir

    • Restitué au locataire (obligatoire)
    • Versé au propriétaire
    • Versé le (obligatoire)

  10. Terminé quand

    Les clés sont rendues, les retenues sont convenues ou en procédure de litige selon vos règles locales, et le dépôt est versé au locataire et au propriétaire.

Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.

Les agents IA de ce modèle

Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.

  • Rédacteur de courriers de dépôt

    Transforme les différences de l'état des lieux et les retenues chiffrées en un courrier clair pour le locataire.

    Ce qu'il fait

    • Lit les différences, les retenues et le montant du dépôt dans l'exécution
    • Suit le format de courrier indiqué dans les instructions de son étape
    • Rédige le brouillon du courrier dans son étape
    • Termine son étape pour que le responsable de la gestion locative le relise

    Contrôle humain: Le responsable de la gestion locative corrige et approuve le courrier à l'étape 6.

Comment les agents IA travaillent dans OKiDO

Les questions auxquelles ce modèle répond

Faites suivre à chaque départ les mêmes étapes, du congé au dernier paiement. Les étapes 1 à 8 mènent la location du congé du locataire au dépôt versé, avec l'état des lieux, les retenues et la réponse du locataire entre les deux.

Comparez l'état des lieux de sortie à celui d'entrée, écartez l'usure normale et justifiez chaque retenue par un devis ou une facture. Les étapes 3 et 4 le font, et l'avis du propriétaire est enregistré avant toute proposition.

Laissez l'IA rédiger le courrier à partir des différences et des montants enregistrés, et faites vérifier chaque ligne par un responsable. À l'étape 5, le rédacteur de courriers de dépôt le rédige, et à l'étape 6 le responsable de la gestion locative le corrige et l'approuve.

Montrez au locataire chaque retenue avec le constat qui la justifie, et laissez-le répondre à un seul endroit. L'étape 6 approuve un courrier clair, et à l'étape 7 le locataire accepte ou conteste via le lien public, avec ses raisons.

Comparez chaque pièce à l'état des lieux d'entrée et aux photos, et notez les relevés de compteurs et les clés rendues. L'étape 3 enregistre les différences et les liens vers les deux états des lieux, pour que chaque retenue puisse s'y référer.

Planifiez le versement à partir de la date de départ et du délai fixé par vos règles locales, et rendez un litige visible au lieu de le laisser traîner. L'étape 8 verse les montants convenus, et une retenue contestée marque l'exécution comme bloquée avec la procédure notée.

Exécutez ce workflow dans OKiDO

Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.

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