Agence immobilière · Gestion locative
Demande de réparation locative
Menez chaque réparation du signalement du locataire jusqu'à une réparation confirmée et une facture vérifiée. Le locataire décrit le problème via un lien public, un agent IA prépare le tri, et aucun travail n'est commandé avant l'approbation du coût, avec l'accord du propriétaire au-delà de son plafond.
- Durée: 1 jour à 3 semaines
- Fréquence: Pour chaque réparation signalée par un locataire
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les demandes de réparation restent dans une boîte mail partagée, et personne ne sait qui s'en occupe.
Les locataires décrivent le problème en trois appels.
Des artisans démarrent au-delà du plafond du propriétaire sans accord.
Les factures sont payées avant que quelqu'un vérifie que le problème est réglé.
Avec le modèle
Chaque réparation est une exécution avec un responsable, du signalement à la facture payée.
Le locataire le décrit une fois via un lien public, avec les photos partagées sous forme de lien.
Rien n'est commandé avant l'approbation du coût, avec l'accord du propriétaire au-delà du plafond.
Le locataire confirme la réparation avant le paiement de la facture.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un locataire signale un problème par téléphone, e-mail ou formulaire de contact. Le coordinateur des travaux lance une exécution avec le logement et le contact du locataire.
- 1
Enregistrer la demande et partager le lien avec le locataire
Jour 1Coordinateur des travaux · Équipe
Enregistrez le logement et la première description du locataire, et envoyez-lui le lien public de l'exécution pour qu'il complète les détails. En cas d'urgence, suivez d'abord votre procédure d'urgence.
Checklist
- Urgence écartée ou traitée
- Lien public envoyé au locataire
Champs à remplir
- Adresse du logement (obligatoire)
- Téléphone du locataire (obligatoire)
- Première description (obligatoire)
- 2
Décrire le problème
Jour 1Locataire · Lien public
Via le lien public, le locataire décrit ce qui ne va pas, où et depuis quand, partage un lien vers des photos ou une vidéo, et indique quand un artisan peut entrer.
Checklist
- Problème et emplacement décrits
- Photos ou vidéo partagées sous forme de lien
- Créneaux d'accès indiqués
Champs à remplir
- Ce qui ne va pas, et où (obligatoire)
- Lien vers des photos ou une vidéo
- Quand un artisan peut entrer (obligatoire)
- Animaux ou consignes d'accès
- 3
Trier la demande
Jour 1Assistant de tri · Agent IA
L'assistant de tri lit la description du locataire et prépare le tri : le corps de métier probable, l'urgence selon votre politique d'entretien et les questions à poser à l'artisan.
Champs à remplir
- Corps de métier proposé (obligatoire)
- Urgence proposée (obligatoire)
- Notes pour l'artisan (obligatoire)
Contrôle humain: Le coordinateur des travaux confirme ou corrige le tri à l'étape 4.
- 4
Confirmer le tri et demander un devis
Jours 1 à 3Coordinateur des travaux · Équipe
Vérifiez le tri, corrigez l'urgence si nécessaire, et demandez un devis écrit à un artisan de votre liste agréée.
Checklist
- Urgence vérifiée selon votre politique d'entretien
- Artisan de la liste agréée
- Devis reçu par écrit
Champs à remplir
- Artisan (obligatoire)
- Montant du devis (obligatoire)
- Lien vers le devis (obligatoire)
- 5
Approuver le coût
Masqué sur le lien publicJours 2 à 4Gestionnaire locatif · Équipe
Comparez le devis au plafond de dépenses du propriétaire dans le mandat de gestion. Au-delà du plafond, obtenez l'accord écrit du propriétaire et enregistrez-le avant d'approuver.
Checklist
- Réparation à la charge du propriétaire selon le bail
- Devis comparé au plafond de dépenses
- Accord du propriétaire enregistré au-delà du plafond
Champs à remplir
- Accord du propriétaire (obligatoire)
Approbation: Aucun travail n'est commandé tant que le gestionnaire locatif n'a pas approuvé le coût.
- 6
Commander et faire réaliser la réparation
Jours 3 à 14Coordinateur des travaux · Équipe
Commandez l'artisan dans les créneaux du locataire, suivez l'intervention et notez ce qui a été fait. Si l'intervention attend des pièces, marquez l'exécution comme bloquée et notez pourquoi.
Checklist
- Artisan prévu dans les créneaux indiqués
- Locataire informé de la date
- Rapport d'intervention de l'artisan reçu
Champs à remplir
- Date de la réparation (obligatoire)
- Travaux réalisés (obligatoire)
- 7
Confirmer que le problème est réglé
Dans les 2 jours suivant la réparationLocataire · Lien public
Via le lien public, le locataire confirme si le problème est réglé, note l'intervention de l'artisan et indique ce qui ne va toujours pas.
Champs à remplir
- Le problème est-il réglé ? (obligatoire)
- Note de l'intervention
- Ce qui ne va toujours pas
- 8
Vérifier et payer la facture
Masqué sur le lien publicSemaines 2 à 3Comptable · Équipe
Comparez la facture au devis approuvé et à la confirmation du locataire, imputez-la au compte du propriétaire et payez l'artisan.
Checklist
- Facture conforme au devis approuvé
- Réparation confirmée par le locataire
- Imputée au compte du propriétaire
- Artisan payé
Champs à remplir
- Lien vers la facture (obligatoire)
- Montant facturé (obligatoire)
Terminé quand
La réparation est faite et confirmée par le locataire, la facture correspond au devis approuvé, et le coût est imputé au compte du propriétaire.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Assistant de tri
Propose le corps de métier, l'urgence et les questions pour l'artisan à partir de la description du locataire.
Ce qu'il fait
- Lit la description du locataire et les données du logement dans l'exécution
- Applique les niveaux d'urgence indiqués dans les instructions de son étape
- Enregistre dans son étape le corps de métier, l'urgence et les notes proposés
- Termine son étape pour que le coordinateur confirme le tri
Contrôle humain: Le coordinateur des travaux confirme ou corrige le tri à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Donnez à chaque réparation sa propre exécution, du signalement à la facture payée, pour que rien ne reste seulement dans une boîte mail. Les étapes 1 à 8 mènent chaque demande jusqu'à une facture vérifiée, et une exécution marquée comme bloquée montre quels travaux attendent des pièces.
Demandez toujours les mêmes informations : ce qui ne va pas, où, depuis quand, des photos et les créneaux d'accès. L'étape 2 demande exactement cela via le lien public, avec les photos partagées sous forme de lien.
Laissez l'IA proposer le corps de métier et l'urgence à partir de la description du locataire, et faites confirmer par le coordinateur. À l'étape 3, l'assistant de tri prépare le tri, et à l'étape 4 le coordinateur des travaux le vérifie selon votre politique d'entretien.
Comparez chaque devis au plafond de dépenses du mandat de gestion avant de commander. L'étape 5 est un contrôle d'approbation : aucun travail n'est commandé tant que le gestionnaire locatif n'a pas approuvé le coût, avec l'accord du propriétaire enregistré au-delà du plafond.
Demandez au locataire, pas seulement à l'artisan, avant de payer la facture. À l'étape 7, le locataire confirme la réparation et note l'intervention via le lien public, et l'étape 8 le vérifie avant de payer l'artisan.
Comparez chaque facture au devis approuvé et au travail confirmé par le locataire. L'étape 8 le fait avant d'imputer le coût au propriétaire et de payer l'artisan.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.