Cabinet de conseil · Développement commercial
Réponse à un appel d'offres
Répondez à un appel d'offres dans les délais et sur chaque exigence, avec la décision d'y aller prise avant toute rédaction. Un agent IA synthétise le cahier des charges et vérifie les exigences sans réponse, les références sont confirmées en semaine 2, et rien n'est déposé avant l'approbation de l'associé.
- Durée: 2 à 4 semaines
- Fréquence: Pour chaque appel d'offres
- Étapes: 10 étapes
- Agents IA: 2 agents IA
- Approbations: 2 approbations
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Le cabinet répond à tous les appels d'offres qui arrivent et en gagne peu.
Une exigence obligatoire est oubliée et la réponse est écartée.
Les références sont demandées la veille de la date limite.
La réponse est bouclée à minuit sans relecture d'un associé.
Avec le modèle
L'associé décide d'y aller ou non, avec une synthèse de l'adéquation et des risques sous les yeux.
Chaque exigence obligatoire est rattachée à une section et vérifiée avant approbation.
Le responsable des appels d'offres confirme chaque référence en semaine 2, avec le contact que l'acheteur peut appeler.
La remise reste verrouillée jusqu'à ce que l'associé approuve la version finale.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
Démarre quand
Un appel d'offres arrive auquel le cabinet pourrait répondre. Le responsable des appels d'offres lance une exécution avec le nom de l'acheteur.
- 1
Enregistrer l'appel d'offres et ses dates
Jour 1Responsable des appels d'offres · Équipe
Notez la date limite des questions et la date de remise, et reprenez dans l'exécution les exigences obligatoires et les critères de notation du dossier.
Checklist
- Les deux dates notées
- Exigences obligatoires listées
- Format de remise noté
Champs à remplir
- Lien vers le dossier de consultation (obligatoire)
- Date limite des questions (obligatoire)
- Date limite de remise (obligatoire)
- Exigences obligatoires et critères de notation (obligatoire)
- 2
Synthétiser l'appel d'offres pour la décision
Jour 2Analyste d'appels d'offres · Agent IA
L'analyste d'appels d'offres synthétise les exigences, les critères et les dates pour la décision : adéquation avec les offres du cabinet, manques, risques et questions à poser à l'acheteur.
Champs à remplir
- Synthèse pour la décision (obligatoire)
- Projet de questions à l'acheteur
Contrôle humain: L'associé confronte la synthèse au dossier et décide d'y aller ou non à l'étape 3.
- 3
Décider d'y aller ou non
Jours 2 à 3Associé · Équipe
Confrontez la synthèse au dossier, puis décidez selon l'adéquation, la capacité, la fourchette de prix et les chances de gagner du cabinet.
Checklist
- Synthèse confrontée au dossier
- Équipe disponible à la date de démarrage
- Fourchette de prix tenable
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Motif (obligatoire)
Approbation: Le travail de réponse reste verrouillé jusqu'à ce que l'associé décide que le cabinet répond.
- 4
Envoyer les questions à l'acheteur
Semaine 1Responsable des appels d'offres · Équipe
Finalisez les questions pour l'acheteur, envoyez-les par son canal avant la date limite des questions, et notez les réponses à leur arrivée.
Checklist
- Questions envoyées avant la date limite
- Réponses partagées avec l'équipe de réponse
Champs à remplir
- Réponses de l'acheteur
- 5
Rédiger les sections de la réponse
Semaines 1 à 2Expert métier · Équipe
Rédigez les sections démarche, méthodologie et équipe en suivant les critères de notation, et notez où chaque exigence obligatoire est traitée.
Checklist
- La démarche répond aux critères de notation
- Les CV de l'équipe collent aux exigences
- Exemples de missions choisis
Champs à remplir
- Lien vers le projet de réponse (obligatoire)
- Où chaque exigence est traitée (obligatoire)
- 6
Confirmer les références clients
Semaine 2Responsable des appels d'offres · Équipe
Envoyez à chaque client référent la courte description de la mission que vous comptez utiliser, demandez-lui s'il accepte d'être cité, et notez sa réponse, ses corrections et le contact que l'acheteur peut appeler.
Checklist
- Le client référent accepte d'être cité
- Description de la mission vérifiée par le client
Champs à remplir
- Le client accepte d'être cité (obligatoire)
- Nom et fonction du contact référent (obligatoire)
- Téléphone du contact référent
- Corrections à la description
- 7
Chiffrer la réponse
Semaine 2Chef de mission · Équipe
Estimez les jours par rôle et fixez les honoraires dans le format de prix demandé, avec les hypothèses qui les sous-tendent.
Checklist
- Jours par rôle estimés
- Prix au format demandé
Champs à remplir
- Honoraires totaux (obligatoire)
- Hypothèses de chiffrage (obligatoire)
- 8
Vérifier que chaque exigence a une réponse
Semaine 3Contrôleur des exigences · Agent IA
Le contrôleur des exigences compare les exigences obligatoires de l'étape 1 à l'endroit où chacune est traitée selon l'étape 5, et liste celles sans réponse.
Champs à remplir
- Exigences sans réponse (obligatoire)
Contrôle humain: L'associé confronte la liste à la réponse finale à l'étape 9, avant d'approuver la remise.
- 9
Approuver la remise
Semaine 3Associé · Équipe
Confrontez la liste à la réponse finale, examinez le prix et les références, et approuvez la version finale.
Checklist
- Chaque exigence obligatoire traitée
- Prix et conditions approuvés
- Format et nombre de pages respectés
Champs à remplir
- Lien vers la réponse finale (obligatoire)
Approbation: La réponse ne peut pas être remise tant que l'associé n'a pas approuvé la version finale.
- 10
Remettre la réponse
Avant la date limiteResponsable des appels d'offres · Équipe
Remettez la réponse approuvée avant la date limite via la plateforme ou le canal de l'acheteur, et notez la confirmation.
Checklist
- Remise avant la date limite
- Confirmation reçue
Champs à remplir
- Référence de l'accusé de réception (obligatoire)
- Remise le (obligatoire)
Terminé quand
La réponse est remise avant la date limite avec chaque exigence obligatoire traitée, ou le cabinet a renoncé à répondre et le motif est enregistré.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Analyste d'appels d'offres
Transforme les exigences de l'appel d'offres en une courte synthèse pour décider d'y aller.
Ce qu'il fait
- Lit les exigences, les critères de notation et les dates de l'étape 1
- Les compare aux offres du cabinet décrites dans les instructions de son étape
- Rédige une synthèse pour la décision et un projet de questions à l'acheteur
- Termine son étape pour que l'associé puisse décider
Contrôle humain: L'associé confronte la synthèse au dossier et décide d'y aller ou non à l'étape 3.
Contrôleur des exigences
Vérifie que chaque exigence obligatoire de l'appel d'offres a une réponse.
Ce qu'il fait
- Lit les exigences obligatoires saisies à l'étape 1
- Lit à l'étape 5 où chaque exigence est traitée
- Liste chaque exigence sans réponse
- Rédige la liste dans son étape et la termine
Contrôle humain: L'associé confronte la liste à la réponse finale à l'étape 9, avant d'approuver la remise.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Décidez selon l'adéquation, la capacité, la fourchette de prix et vos chances de gagner avant que quiconque commence à rédiger. L'étape 3 est un contrôle d'approbation : le travail de réponse reste verrouillé jusqu'à ce que l'associé enregistre la décision et son motif.
Listez les exigences obligatoires dès le jour 1 et notez où chacune est traitée au fil de la rédaction. L'étape 5 enregistre où chaque exigence est traitée, et à l'étape 8 le contrôleur des exigences liste celles qui restent sans réponse.
Confiez à l'IA la lecture et les vérifications, et gardez la décision d'y aller et l'approbation finale pour les associés. À l'étape 2, l'analyste d'appels d'offres synthétise le dossier pour la décision, et à l'étape 8 le contrôleur des exigences repère les exigences sans réponse avant l'approbation de l'associé à l'étape 9.
Sollicitez le client référent tôt, avec la description exacte de la mission que vous comptez utiliser. À l'étape 6, le responsable des appels d'offres note pour chaque client référent s'il accepte d'être cité, ses corrections à la description et le contact que l'acheteur peut appeler.
Notez la date limite des questions à côté de la date de remise le jour où l'appel d'offres arrive, et donnez aux questions leur propre étape. L'étape 1 enregistre les deux dates, et à l'étape 4 le responsable des appels d'offres envoie les questions et note les réponses de l'acheteur.
Un associé doit approuver la réponse complète, le prix et les références, pas seulement la synthèse. L'étape 9 est un contrôle d'approbation : l'étape de remise reste verrouillée jusqu'à ce que l'associé approuve la version finale.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.