Cabinet de conseil · Risques et conformité
Acceptation de mission et contrôle des conflits
Vérifiez chaque nouveau client et chaque nouvelle mission pour les conflits d'intérêts et les risques avant toute signature, sans courir après les informations de la société par e-mail. Le client confirme son identité via un lien public, et rien n'est envoyé au client tant que l'associé gérant n'a pas tranché.
- Durée: 1 à 2 semaines
- Fréquence: Pour chaque nouveau client ou nouvelle mission
- Étapes: 9 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Le contrôle des conflits a lieu une fois la mission commencée, quand il a lieu.
Les informations de la société arrivent par une série d'e-mails et restent incomplètes.
L'associé qui veut la mission décide aussi qu'elle ne pose pas de problème.
Personne ne peut montrer pourquoi un client à risque a été accepté.
Avec le modèle
Chaque nouvelle mission passe par une recherche de conflits avant l'envoi de la lettre de mission.
Le client confirme entité, sociétés du groupe et signataire via un seul lien, et les manques sont listés.
L'associé gérant décide, avec la recherche de conflits et l'évaluation des risques sous les yeux.
La décision, les conditions et leur auteur sont conservés dans l'exécution.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un associé veut accepter un nouveau client, ou une nouvelle mission pour un client existant. L'associé lance une exécution avec le nom du client et l'objet de la mission.
- 1
Enregistrer la mission envisagée
Jour 1Associé · Équipe
Notez le client, l'objet de la mission et toute autre partie concernée, comme une société cible ou une contrepartie, et envoyez le lien public au contact client.
Checklist
- Objet de la mission décrit
- Autres parties citées
- Lien public envoyé au contact client
Champs à remplir
- Raison sociale du client (obligatoire)
- Objet de la mission (obligatoire)
- Autres parties concernées
- E-mail du contact client (obligatoire)
- 2
Confirmer les informations de votre société
Jours 1 à 3Contact client · Lien public
Via le lien public, le client confirme son entité juridique, ses actionnaires et sociétés du groupe, les informations de facturation et la personne qui signera pour lui.
Checklist
- Entité juridique confirmée
- Actionnaires et sociétés du groupe indiqués
Champs à remplir
- Numéro d'immatriculation (obligatoire)
- Société mère et sociétés du groupe (obligatoire)
- E-mail de facturation (obligatoire)
- Signataire habilité (obligatoire)
- 3
Vérifier les réponses manquantes
Jour 3Vérificateur d'entrée en relation · Agent IA
Le vérificateur d'entrée en relation compare les réponses du client à la liste de ce dont le cabinet a besoin, et note ce qui manque, reste flou ou ne correspond pas aux informations de l'étape 1.
Champs à remplir
- Manques et questions de suivi (obligatoire)
Contrôle humain: Le responsable des opérations vérifie les manques et assure le suivi à l'étape 4.
- 4
Faire la recherche de conflits
Masqué sur le lien publicJours 3 à 5Responsable des opérations · Équipe
Vérifiez les manques relevés et relancez le client, puis recherchez le client, ses sociétés du groupe et les autres parties parmi les clients et missions actuels et passés. Marquez l'exécution comme bloquée tant que le client doit encore des réponses.
Checklist
- Manques vérifiés et relancés
- Client et sociétés du groupe recherchés
- Autres parties recherchées
Champs à remplir
- Résultat de la recherche de conflits (obligatoire)
- Conflits possibles trouvés
- 5
Évaluer le risque de la mission
Masqué sur le lien publicJours 5 à 7Associé · Équipe
Notez les risques de ce client et de cette mission, comme la réputation, l'indépendance, le recouvrement et l'expertise du cabinet, et la façon de les maîtriser.
Checklist
- Réputation vérifiée
- Expertise et capacité disponibles
- Risque de paiement évalué
Champs à remplir
- Niveau de risque (obligatoire)
- Risques et garde-fous (obligatoire)
- 6
Accepter ou refuser la mission
Masqué sur le lien publicSemaine 2Associé gérant · Équipe
Examinez la recherche de conflits et l'évaluation des risques, et décidez si le cabinet accepte la mission et à quelles conditions.
Checklist
- Résultat de la recherche examiné
- Conditions convenues avec l'associé
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Conditions ou motif du refus
Approbation: La lettre de mission reste verrouillée jusqu'à ce que l'associé gérant ait tranché sur la mission.
- 7
Envoyer la lettre de mission
Semaine 2Associé · Équipe
Envoyez au signataire habilité la lettre de mission avec le périmètre convenu, les conditions générales et les conditions éventuelles de l'étape 6.
Checklist
- Conditions de l'étape 6 intégrées
- Lettre envoyée au signataire habilité
Champs à remplir
- Lien vers la lettre de mission (obligatoire)
- 8
Confirmer la lettre de mission signée
Semaine 2Contact client · Lien public
Via le lien public, le client confirme que la lettre de mission est signée et partage un lien vers l'exemplaire signé.
Champs à remplir
- Lien vers la lettre de mission signée (obligatoire)
- Date de signature (obligatoire)
- 9
Ouvrir la mission
Semaine 2Responsable des opérations · Équipe
Ouvrez la mission dans les systèmes du cabinet avec les informations de facturation et les conditions, et ajoutez le client et les autres parties au registre des conflits.
Checklist
- Code mission créé
- Registre des conflits mis à jour
- Facturation paramétrée
Champs à remplir
- Code mission (obligatoire)
Terminé quand
La mission est acceptée ou refusée avec le motif enregistré, et un client accepté a signé la lettre de mission.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Vérificateur d'entrée en relation
Vérifie les informations de la société cliente avant le début de la recherche de conflits.
Ce qu'il fait
- Lit les informations de la mission de l'étape 1 et les réponses du client de l'étape 2
- Les compare à la checklist des instructions de son étape
- Liste les réponses manquantes, floues ou incohérentes sous forme de questions de suivi
- Termine son étape pour que la recherche de conflits puisse commencer
Contrôle humain: Le responsable des opérations vérifie les manques et assure le suivi à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Recherchez le client, ses sociétés du groupe et toute autre partie parmi les clients et missions actuels et passés avant de vous engager. L'étape 4 enregistre la recherche et son résultat, à partir des sociétés du groupe confirmées par le client à l'étape 2.
Recueillez l'entité juridique, les actionnaires et sociétés du groupe, les informations de facturation et le signataire, auprès du client lui-même. À l'étape 2, le client les confirme via un lien public, et l'étape 3 vérifie les réponses manquantes.
Un associé qui ne porte pas la relation client doit décider, sur la base du contrôle des conflits et d'une évaluation écrite des risques. L'étape 6 est un contrôle d'approbation : la lettre de mission reste verrouillée jusqu'à ce que l'associé gérant ait tranché.
Laissez l'IA comparer les réponses du client à ce dont le cabinet a besoin et lister les questions de suivi, et gardez la décision pour des personnes. À l'étape 3, le vérificateur d'entrée liste les manques et incohérences, et à l'étape 4 le responsable des opérations les vérifie avant la recherche de conflits.
Enregistrez l'évaluation des risques, la décision et ses conditions là où la mission commence, pas dans un e-mail. Les étapes 5 et 6 conservent le niveau de risque, les garde-fous et la décision de l'associé gérant dans l'exécution, avec nom et heure.
Faites de la lettre signée une étape que le client réalise lui-même, et n'ouvrez la mission qu'ensuite. À l'étape 8, le client confirme la lettre de mission signée via le lien public, et l'étape 9 ouvre alors la mission et met à jour le registre des conflits.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.