Cabinet comptable · Finance
Recouvrement des honoraires impayés
Relancez les honoraires impayés de la même façon pour chaque client, sans abîmer la relation ni perdre de vue qui a promis quoi. Le client répond à la relance via un seul lien public, et un associé décide des échéanciers et des missions suspendues.
- Durée: 1 à 6 semaines
- Fréquence: Pour chaque facture d'honoraires échue
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les relances partent chez des clients qui attendent une réponse du cabinet.
Chacun relance les impayés avec ses propres mots.
Les échéanciers se décident au téléphone et s'oublient.
Personne ne sait quelles factures restent ouvertes après la première relance.
Avec le modèle
Le chef de mission vérifie les questions ouvertes avant tout envoi de relance.
Un agent IA rédige chaque relance, et le chargé de recouvrement la relit.
Le client propose un échéancier via le lien public, et la décision de l'associé est enregistrée.
Chaque facture échue est une exécution avec une date de suivi, jusqu'au paiement.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Une facture d'honoraires est échue. Le chargé de recouvrement lance une exécution avec le client, la facture et le montant.
- 1
Ouvrir la facture échue
Dès l'échéance dépasséeChargé de recouvrement · Équipe
Vérifiez la facture et les paiements reçus dans le logiciel comptable, et enregistrez ce qui reste dû.
Checklist
- Facture et paiements vérifiés
- Chef de mission prévenu
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- Numéro de facture (obligatoire)
- Montant dû (obligatoire)
- Date d'échéance (obligatoire)
- 2
Chercher une raison avant de relancer
Masqué sur le lien publicJours 1 à 2Chef de mission · Équipe
Vérifiez si le client a une question ouverte sur les travaux ou la facture, ou s'il attend le cabinet, et notez-le avant tout envoi de relance.
Checklist
- Aucune question ouverte sur les travaux
- Facture conforme à la lettre de mission
- Aucun travail en attente du cabinet
Champs à remplir
- Points connus
- 3
Rédiger la relance
Jour 2Rédacteur de relances · Agent IA
Le rédacteur de relances rédige une relance courtoise à partir des données de la facture et des notes du chef de mission : numéro de facture, montant, échéance et façon de répondre.
Champs à remplir
- Brouillon de la relance (obligatoire)
Contrôle humain: Le chargé de recouvrement relit et envoie la relance à l'étape 4.
- 4
Valider et envoyer la relance
Jour 2Chargé de recouvrement · Équipe
Comparez le brouillon à la facture et aux notes, adaptez le ton à la relation et envoyez-le avec le lien public de l'exécution.
Checklist
- Montant et numéro de facture justes
- Ton adapté à la relation
- Relance envoyée avec le lien public
Champs à remplir
- Date d'envoi de la relance (obligatoire)
- 5
Répondre à la relance
Semaine 1Contact client · Lien public
Via le lien public, le client indique quand il paiera, demande un échéancier ou explique ce qui ne va pas dans la facture.
Champs à remplir
- Réponse (obligatoire)
- Date de paiement promise
- Échéancier proposé
- Question sur la facture
- 6
Décider de la suite
Masqué sur le lien publicSemaines 1 à 2Associé · Équipe
Lisez la réponse du client et les notes du chef de mission, et décidez : accepter la date, convenir d'un échéancier, émettre un avoir, suspendre la mission ou confier la créance au recouvrement.
Checklist
- Réponse du client lue
- Effet sur les travaux en cours pesé
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Motif (obligatoire)
Approbation: Aucun échéancier, avoir ou suspension n'est convenu tant que l'associé n'a pas décidé.
- 7
Confirmer la décision au client
Semaine 2Chargé de recouvrement · Équipe
Confirmez la décision au client par écrit, enregistrez l'échéancier ou l'avoir dans le logiciel comptable et fixez la date de suivi.
Checklist
- Décision confirmée au client
- Échéancier ou avoir enregistré
Champs à remplir
- Date de suivi (obligatoire)
- 8
Confirmer le paiement et clôturer
Jusqu'à la date de suiviChargé de recouvrement · Équipe
Lettrez le paiement avec la facture et clôturez l'exécution. Si l'argent n'est pas arrivé, marquez l'exécution comme bloquée et prévenez l'associé.
Checklist
- Paiement lettré avec la facture
- Mission suspendue reprise, le cas échéant
Champs à remplir
- Date du paiement
- Montant reçu
Terminé quand
La facture est payée, ou un échéancier, un avoir ou la suite à donner est convenu et enregistré.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de relances
Rédige une relance de paiement courtoise à partir des données de la facture et des notes du chef de mission.
Ce qu'il fait
- Lit les données de la facture et les notes du chef de mission dans l'exécution
- Suit le ton du cabinet indiqué dans les instructions de son étape
- Rédige le brouillon de la relance dans son étape
Contrôle humain: Le chargé de recouvrement relit et envoie la relance à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Vérifiez s'il y a une raison avant de relancer, et gardez la première relance courtoise et précise. À l'étape 2, le chef de mission cherche les questions ouvertes ou les travaux qui attendent le cabinet, et aux étapes 3 et 4 la relance est rédigée et relue avant l'envoi.
Laissez le client proposer un échéancier par écrit, et faites décider un associé. À l'étape 5, le client propose un échéancier via le lien public, et l'étape 6 est un contrôle d'approbation où l'associé l'accepte ou le modifie.
Faites de la suspension une décision de l'associé avec un motif enregistré, pas un réflexe. L'étape 6 enregistre la décision et le motif, et à l'étape 8 la mission reprend dès que le paiement est lettré.
Laissez l'IA rédiger la relance à partir des données de la facture et des notes, et faites-la envoyer par une personne. À l'étape 3, le rédacteur de relances rédige le texte, et à l'étape 4 le chargé de recouvrement vérifie le montant et le ton avant l'envoi.
Suivez chaque facture échue dans sa propre exécution, avec le montant et l'échéance notés dès le départ. L'étape 1 enregistre la facture, l'étape 7 fixe la date de suivi et l'étape 8 marque l'exécution comme bloquée si l'argent n'arrive pas.
Cherchez les questions ouvertes et les désaccords avant la première relance. À l'étape 2, le chef de mission note toute question sur les travaux ou la facture, et à l'étape 5 le client peut la poser via le lien public au lieu d'ignorer la relance.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.