Cabinet comptable · Développement
Acceptation du client et lettre de mission
Transformez une demande en lettre de mission signée, avec les mêmes contrôles pour chaque nouveau client. Le prospect répond à votre questionnaire via un seul lien public, et rien ne part avant qu'un associé accepte le client et valide le périmètre et les honoraires.
- Durée: 1 à 3 semaines
- Fréquence: Pour chaque nouveau client ou nouvelle mission
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les honoraires sont annoncés au téléphone avant de savoir combien d'entités ou d'opérations il y a.
Les contrôles d'identité et de conflits se font quand quelqu'un y pense.
Chaque lettre de mission est reprise de celle d'un autre client.
Le travail commence sur un accord oral, et la lettre signée arrive des mois plus tard.
Avec le modèle
Le prospect répond d'abord à un questionnaire, et l'associé chiffre à partir des réponses.
Chaque nouveau client passe par les mêmes contrôles d'acceptation avant l'envoi d'une lettre.
Un agent IA rédige le périmètre, et l'associé le corrige et le valide.
Le client partage la lettre signée via le même lien avant le paramétrage.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un prospect demande un devis, ou un client demande une nouvelle mission. Le chef de mission lance une exécution avec le nom et les missions demandées.
- 1
Enregistrer la demande et partager le questionnaire
Jour 1Chef de mission · Équipe
Notez qui est le prospect et ce qu'il demande, et envoyez-lui le questionnaire avec le lien public de l'exécution.
Checklist
- Lien public envoyé au prospect
- Rendez-vous de découverte planifié
Champs à remplir
- Nom du prospect (obligatoire)
- E-mail du contact (obligatoire)
- Missions demandées (obligatoire)
- 2
Remplir le questionnaire client
Jours 1 à 5Prospect · Lien public
Via le lien public, le prospect décrit l'entreprise et ses entités, la date de clôture et le volume mensuel, nomme les associés et l'expert-comptable actuel, et partage un lien vers les comptes de l'an dernier.
Checklist
- Associés et dirigeants nommés
- Date de clôture et échéances connues indiquées
- Expert-comptable actuel nommé
Champs à remplir
- Entreprise et entités (obligatoire)
- Opérations par mois (obligatoire)
- Lien vers les comptes de l'an dernier
- Expert-comptable actuel
- 3
Effectuer les contrôles d'acceptation
Masqué sur le lien publicSemaine 1Chef de mission · Équipe
Vérifiez l'identité des associés, recherchez les conflits d'intérêts et cotez le risque du client selon la politique d'acceptation du cabinet. Si un contrôle ne peut pas aboutir, marquez l'exécution comme bloquée et notez pourquoi.
Checklist
- Identité des associés vérifiée
- Recherche de conflits faite
- Confrère contacté quand vos règles le demandent
Champs à remplir
- Cotation du risque (obligatoire)
- Notes d'acceptation
- 4
Rédiger le périmètre de la mission
Semaine 1Rédacteur de périmètre · Agent IA
Le rédacteur de périmètre rédige le périmètre à partir du questionnaire et des missions demandées : les travaux inclus, ce que le client fournit et pour quand, et ce qui est exclu, au format de lettre de mission du cabinet.
Champs à remplir
- Projet de périmètre (obligatoire)
Contrôle humain: L'associé corrige le périmètre et fixe les honoraires à l'étape 5.
- 5
Accepter le client et valider périmètre et honoraires
Masqué sur le lien publicSemaine 1Associé · Équipe
Revoyez les contrôles d'acceptation et le projet de périmètre, corrigez le périmètre et fixez les honoraires.
Checklist
- Contrôles d'acceptation revus
- Le périmètre correspond au questionnaire
- Les honoraires couvrent le volume et la complexité
Champs à remplir
- Honoraires annuels (obligatoire)
- Mode de facturation (obligatoire)
Approbation: Rien ne part chez le prospect tant que l'associé n'a pas accepté le client et validé le périmètre et les honoraires.
- 6
Envoyer la lettre de mission
Semaine 2Chef de mission · Équipe
Envoyez la lettre de mission avec le périmètre et les honoraires validés pour signature, et notez où elle peut être signée.
Checklist
- Conditions générales incluses
- Mention sur les données personnelles incluse
- Envoyée pour signature
Champs à remplir
- Lien vers la lettre de mission (obligatoire)
- Date d'envoi (obligatoire)
- 7
Signer la lettre de mission
Semaines 2 à 3Prospect · Lien public
Via le lien public, le client confirme avoir lu la lettre de mission envoyée par le chef de mission, note ses questions sur le périmètre et partage un lien vers l'exemplaire signé.
Champs à remplir
- Lien vers la lettre de mission signée (obligatoire)
- Questions sur le périmètre
- 8
Créer le client et lancer l'intégration
Semaine 3Chef de mission · Équipe
Vérifiez la lettre signée, créez le client dans votre logiciel de gestion du cabinet et lancez l'intégration du client.
Checklist
- Lettre signée vérifiée
- Client créé dans le logiciel du cabinet
- Intégration lancée
Champs à remplir
- Date de début de la mission (obligatoire)
- Associé responsable (obligatoire)
Terminé quand
Le client a signé la lettre de mission, les contrôles d'acceptation sont enregistrés et le client est prêt pour l'intégration.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de périmètre
Rédige le périmètre de la mission pour la lettre de mission à partir des réponses du prospect.
Ce qu'il fait
- Lit les missions demandées et les réponses saisies dans l'exécution
- Suit le format de lettre de mission indiqué dans les instructions de son étape
- Rédige le projet de périmètre dans son étape
Contrôle humain: L'associé corrige le périmètre et fixe les honoraires à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Placez les contrôles d'identité, de conflits d'intérêts et de risque dans le workflow, avant tout envoi. L'étape 3 enregistre les contrôles et une cotation du risque, et l'étape 5 est un contrôle d'approbation où l'associé accepte le client avant l'envoi de la lettre.
Partez des réponses du prospect et d'un format fixe, pas de la lettre d'un autre client. À l'étape 4, un agent IA rédige le périmètre à partir du questionnaire, et à l'étape 5 l'associé le corrige et fixe les honoraires.
Chiffrez à partir du volume et de la complexité réels du client, pas d'une estimation au téléphone. L'étape 2 recueille les entités, les opérations par mois et les échéances, et à l'étape 5 l'associé fixe les honoraires et leur mode de facturation.
Faites de la lettre signée le déclencheur du paramétrage, pas un accord oral. À l'étape 7, le client partage le lien vers la lettre signée, et à l'étape 8 le chef de mission la vérifie avant de créer le client.
Enregistrez les contrôles, la cotation du risque et la décision de l'associé dans la même exécution que la lettre signée. L'étape 3 enregistre les contrôles d'identité, de conflits et de risque, et l'étape 5 enregistre l'acceptation de l'associé avec nom et heure.
Gardez le questionnaire, le périmètre et la lettre signée dans une seule exécution que l'intégration peut lire. L'étape 8 lance l'intégration une fois la lettre signée, et le questionnaire de l'étape 2 reste enregistré.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.