Support client BPO · Ventes
Proposition d'externalisation du support
Répondez à une demande de reprise du support client d'une entreprise avec une proposition fondée sur ses vrais volumes. Le prospect répond aux questions de cadrage via un lien public, et rien ne part avant que le directeur des opérations approuve le prix et les niveaux de service.
- Durée: 2 à 3 semaines
- Fréquence: Pour chaque demande de proposition
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les questions de cadrage font des allers-retours par e-mail pendant des semaines.
Le prix est une estimation fondée sur le dernier contrat.
Les commerciaux promettent des niveaux de service que les opérations ne peuvent pas tenir.
Chaque proposition est rédigée en partant de zéro.
Avec le modèle
Le prospect y répond via un seul lien public, et l'exécution montre ce qui reste ouvert.
Le prix vient d'un modèle d'effectifs fondé sur les volumes du prospect.
Le directeur des opérations approuve les niveaux de service et le prix avant l'envoi de la proposition.
Un agent IA rédige la proposition, et le directeur des opérations la vérifie.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Une entreprise demande une proposition pour externaliser tout ou partie de son support client. Le responsable du développement commercial lance une exécution avec le nom de l'entreprise et la date limite de la proposition.
- 1
Qualifier la demande et envoyer le lien de cadrage
Masqué sur le lien publicJour 1Responsable du développement commercial · Équipe
Vérifiez que la demande correspond à vos canaux, langues et horaires, identifiez le décideur et envoyez au prospect le lien public avec les questions de cadrage.
Checklist
- La demande correspond à nos services
- Décideur identifié
- Accord de confidentialité signé
- Lien public envoyé au prospect
Champs à remplir
- Entreprise (obligatoire)
- E-mail du contact (obligatoire)
- Date limite de la proposition (obligatoire)
- Canaux demandés (obligatoire)
- 2
Répondre aux questions de cadrage
Jours 2 à 5Contact du prospect · Lien public
Via le lien public, le prospect décrit ses volumes de contacts, ses horaires et langues, ses outils actuels, ses objectifs de niveau de service et ses périodes de pic.
Champs à remplir
- Contacts par mois (obligatoire)
- Horaires et langues (obligatoire)
- Objectifs de niveau de service (obligatoire)
- Lien vers des rapports d'exemple
- 3
Vérifier les réponses lors d'un appel de cadrage
Semaine 1Consultant solutions · Équipe
Lisez les réponses, menez un appel pour combler les manques et notez ce que le prospect garde en interne. S'il manque des réponses clés, marquez l'exécution comme bloquée et notez-les.
Checklist
- Volumes comparés aux rapports d'exemple
- Outils et accès clarifiés
- Périmètre convenu
Champs à remplir
- Notes sur le périmètre (obligatoire)
- Questions ouvertes
- 4
Calculer les effectifs et le prix
Masqué sur le lien publicSemaine 2Planificateur WFM · Équipe
Convertissez volumes et niveaux de service en conseillers nécessaires, ajoutez le taux d'indisponibilité et la montée en charge, et fixez un prix à l'heure, par conseiller ou par contact.
Checklist
- Volume converti en effectifs
- Indisponibilité et montée en charge intégrées
- Marge comparée à l'objectif
Champs à remplir
- Conseillers nécessaires (obligatoire)
- Modèle de prix (obligatoire)
- Prix mensuel (obligatoire)
- Lien vers le calcul de prix (obligatoire)
- 5
Rédiger la proposition
Semaine 2Rédacteur de propositions · Agent IA
Le rédacteur de propositions rédige la proposition à partir des réponses de cadrage et du modèle de prix : périmètre, effectifs, niveaux de service, plan de transition et prix.
Champs à remplir
- Brouillon de la proposition (obligatoire)
Contrôle humain: Le directeur des opérations vérifie le prix, les niveaux de service et le texte, et approuve la proposition à l'étape 6.
- 6
Approuver le prix, les niveaux de service et le texte
Masqué sur le lien publicSemaine 2Directeur des opérations · Équipe
Vérifiez que l'équipe peut tenir les niveaux de service à ce prix, corrigez le brouillon et approuvez la proposition finale.
Checklist
- Niveaux de service atteignables avec ces effectifs
- Marge au moins égale au plancher
- Texte corrigé
Champs à remplir
- Lien vers la proposition finale (obligatoire)
Approbation: Rien ne part au prospect tant que le directeur des opérations n'a pas approuvé le prix, les niveaux de service et le texte.
- 7
Présenter la proposition
Semaine 3Responsable du développement commercial · Équipe
Envoyez la proposition approuvée au prospect par e-mail, parcourez-la avec lui lors d'un rendez-vous, répondez à ses questions et proposez un pilote s'il hésite.
Checklist
- Proposition envoyée et présentée
- Questions traitées
- Option pilote abordée
Champs à remplir
- Présentée le (obligatoire)
- Questions du prospect
- 8
Le prospect enregistre sa décision
Semaine 3Contact du prospect · Lien public
Après avoir lu la proposition reçue par e-mail, le prospect enregistre via le lien public sa décision, ce qu'il changerait et la date de démarrage qu'il souhaite.
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Raisons ou changements
- Date de démarrage souhaitée
Terminé quand
Le prospect a la proposition approuvée, et sa décision est consignée avec les raisons et une date de démarrage souhaitée.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de propositions
Rédige la proposition à partir des réponses de cadrage et du modèle d'effectifs et de prix.
Ce qu'il fait
- Lit les réponses de cadrage des étapes 2 et 3 et les effectifs et le prix de l'étape 4
- Suit la structure de proposition indiquée dans les instructions de son étape
- Écrit périmètre, effectifs, niveaux de service, plan de transition et prix dans son étape
- Termine son étape pour que le directeur des opérations puisse la relire
Contrôle humain: Le directeur des opérations vérifie le prix, les niveaux de service et le texte, et approuve la proposition à l'étape 6.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Fondez-la sur les vrais volumes et objectifs du prospect, et fixez le prix à partir d'un modèle d'effectifs, pas au jugé. Les étapes 2 à 6 réunissent les chiffres, calculent effectifs et prix, rédigent la proposition et la font approuver avant son envoi.
Convertissez volume et niveaux de service en conseillers nécessaires, ajoutez le taux d'indisponibilité et la montée en charge, puis choisissez un prix à l'heure, par conseiller ou par contact. L'étape 4 consigne le modèle de prix, le prix mensuel et un lien vers le calcul.
Demandez les volumes de contacts, les horaires et les langues, les outils actuels, les objectifs de niveau de service et les périodes de pic. Le prospect y répond à l'étape 2 via un lien public, et l'étape 3 complète les manques lors d'un appel.
Faites valider les niveaux de service par la personne qui dirige les opérations, au regard des effectifs, avant que le prospect les voie. L'étape 6 est un contrôle d'approbation : rien ne part tant que le directeur des opérations n'a pas approuvé le prix, les niveaux de service et le texte.
Laissez l'IA écrire le premier jet à partir des réponses de cadrage et de votre modèle de prix, et gardez les engagements pour des personnes. À l'étape 5, le rédacteur de propositions prépare la proposition, et à l'étape 6 le directeur des opérations la corrige et l'approuve.
Envoyez la proposition approuvée, présentez-la lors d'un rendez-vous et demandez la décision par écrit, avec les raisons. L'étape 7 consigne la présentation et les questions, et à l'étape 8 le prospect enregistre sa décision et sa date de démarrage souhaitée via un lien public.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.