Cabinet de conseil · Conduite des missions
Demande de modification du périmètre
Transformez chaque demande de travail supplémentaire en modification convenue du périmètre, des honoraires et du calendrier avant que l'équipe ne fasse le travail. Le client décrit le changement via un lien public, un agent IA rédige l'avenant, l'associé approuve le prix et le sponsor client décide via le même lien.
- Durée: 3 à 7 jours
- Fréquence: Pour chaque demande hors du périmètre convenu
- Étapes: 7 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Le travail supplémentaire est fait pour rendre service et jamais facturé.
Le client se souvient d'avoir accepté moins que ce que l'équipe a livré.
Les avenants sont rédigés de zéro dans l'urgence.
Les modifications acceptées n'arrivent jamais dans le budget ni sur la facture.
Avec le modèle
Chaque demande reçoit une estimation, un prix et une décision du client avant le début du travail.
Le sponsor client enregistre sa décision sur l'avenant via le lien public.
Un agent IA rédige l'avenant, et l'associé responsable l'approuve.
Une modification acceptée entre dans le plan, le budget et la facturation dans la même exécution.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Le client demande un travail qui ne figure pas dans la lettre de mission. Le chef de mission lance une exécution et envoie le lien public au chef de projet côté client.
- 1
Décrire la modification demandée
Jour 1Chef de projet côté client · Lien public
Via le lien public, le chef de projet côté client décrit le travail supplémentaire, pourquoi il est nécessaire et pour quand, et partage un lien vers les éléments qui l'expliquent.
Champs à remplir
- Ce dont vous avez besoin (obligatoire)
- Pourquoi c'est nécessaire
- Pour le
- Lien vers les éléments explicatifs
- 2
Confronter la demande à la lettre de mission
Jours 1 à 2Chef de mission · Équipe
Comparez la demande au périmètre signé, hypothèses et exclusions comprises, et notez s'il s'agit d'une modification et quelle clause le montre.
Checklist
- Lettre de mission relue
- Hypothèses et exclusions relues
Champs à remplir
- Dans le périmètre ou modification (obligatoire)
- Clause de la lettre de mission
- 3
Estimer l'impact
Masqué sur le lien publicJours 2 à 3Chef de mission · Équipe
Estimez les jours supplémentaires par rôle, les honoraires et l'effet sur le calendrier et les autres livrables.
Checklist
- Jours estimés par rôle
- Effet sur le calendrier vérifié
- Disponibilité de l'équipe vérifiée
Champs à remplir
- Jours supplémentaires (obligatoire)
- Honoraires supplémentaires (obligatoire)
- Effet sur le calendrier et les livrables (obligatoire)
- 4
Rédiger l'avenant
Jour 3Rédacteur d'avenants · Agent IA
Le rédacteur d'avenants transforme la demande du client et l'estimation en projet d'avenant : la modification, le motif, les honoraires, les nouvelles dates et les hypothèses.
Champs à remplir
- Projet d'avenant (obligatoire)
Contrôle humain: L'associé responsable vérifie, corrige et approuve le projet à l'étape 5.
- 5
Approuver l'avenant
Masqué sur le lien publicJours 3 à 4Associé responsable · Équipe
Confrontez le projet à la demande et à l'estimation, corrigez-le, et approuvez les honoraires et les conditions que le cabinet proposera.
Checklist
- Le projet correspond à la demande
- Les honoraires couvrent les jours supplémentaires
- Les hypothèses sont claires
Champs à remplir
- Lien vers l'avenant final (obligatoire)
Approbation: L'avenant ne part pas chez le client tant que l'associé responsable ne l'a pas approuvé.
- 6
Accepter ou refuser la modification
Jours 4 à 7Sponsor client · Lien public
Le chef de mission envoie l'avenant approuvé par e-mail au sponsor client, qui enregistre sa décision via le lien public, avec un numéro de bon de commande si son entreprise en exige un.
Checklist
- Avenant lu
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Numéro de bon de commande
- Motif en cas de refus
- 7
Mettre à jour le plan, le budget et la facturation
Jour 7Chef de mission · Équipe
Ajoutez une modification acceptée au plan, au budget et à l'échéancier de facturation, et dites à l'équipe ce qui change. Si le client a refusé, notez que le travail reste hors périmètre.
Checklist
- Plan mis à jour
- Budget et facturation mis à jour
- Équipe informée
Champs à remplir
- Numéro de l'avenant (obligatoire)
Terminé quand
Le sponsor client a accepté ou refusé l'avenant, et une modification acceptée figure dans le plan, le budget et la facturation.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur d'avenants
Transforme la demande du client et l'estimation en projet d'avenant.
Ce qu'il fait
- Lit la demande du client de l'étape 1
- Lit la vérification du périmètre et l'estimation des étapes 2 et 3
- Rédige un projet d'avenant au format indiqué dans les instructions de son étape
- Termine son étape pour que l'associé puisse le relire
Contrôle humain: L'associé responsable vérifie, corrige et approuve le projet à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Traitez chaque demande de travail supplémentaire comme une modification avec sa propre estimation, son prix et une décision du client, avant que l'équipe ne s'y mette. Les étapes 1 à 6 mènent chaque demande de la description du client jusqu'à la décision du sponsor sur un avenant chiffré.
Estimez les jours supplémentaires par rôle et l'effet sur le calendrier, puis chiffrez à partir des jours, pas de ce qui semble acceptable. L'étape 3 enregistre les jours supplémentaires, les honoraires et l'effet sur le calendrier, et à l'étape 5 l'associé responsable approuve les honoraires.
Envoyez l'avenant par e-mail, puis demandez au client d'enregistrer sa décision dans l'exécution plutôt que de simplement répondre à l'e-mail. À l'étape 6, le sponsor client accepte ou refuse via le lien public, avec un numéro de bon de commande si son entreprise en exige un.
Comparez-la à la lettre de mission signée, hypothèses et exclusions comprises, et notez la clause qui tranche. L'étape 2 enregistre si la demande est une modification et quelle clause de la lettre de mission le montre.
Laissez l'IA le rédiger à partir de la demande du client et de votre estimation, et faites-le relire par un associé avant qu'il n'arrive chez le client. À l'étape 4, le rédacteur d'avenants rédige l'avenant, et à l'étape 5 l'associé responsable le corrige et l'approuve.
Mettez à jour le plan, le budget et l'échéancier de facturation dès que le client accepte la modification. L'étape 7 enregistre le numéro de l'avenant et met à jour les trois, pour que le travail supplémentaire figure sur la prochaine facture.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.