Cabinet de conseil · Conduite des missions
Comité de pilotage
Préparez chaque comité de pilotage avec un dossier d'avancement approuvé par l'associé, et sortez de la réunion avec des décisions confirmées par le client. Les responsables de chantier et le client font le point dans une seule exécution, un agent IA rédige la synthèse d'avancement et le sponsor client confirme les décisions via un lien public.
- Durée: 2 à 3 semaines
- Fréquence: Avant chaque comité de pilotage, souvent mensuel
- Étapes: 9 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Le chef de mission passe deux jours à relancer les chantiers pour monter la présentation.
La réunion se termine sur une discussion sans décision enregistrée.
Le statut reste au vert jusqu'à la semaine précédant une échéance.
Personne ne sait vraiment ce que le client a accepté.
Avec le modèle
Les responsables de chantier et le client font le point dans la même exécution, et un agent IA rédige la synthèse.
Chaque décision figure dans le dossier sous forme d'options avec une recommandation, et l'issue est enregistrée.
L'associé approuve le statut annoncé, avec les risques de chaque chantier en vue.
Le sponsor client confirme les décisions et actions via le lien public.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un comité de pilotage a lieu dans deux semaines. Le chef de mission lance une exécution avec la date de la réunion et les décisions dont la mission a besoin.
- 1
Fixer l'ordre du jour et les décisions attendues
Jour 1Chef de mission · Équipe
Notez la date de la réunion, les participants et les décisions dont la mission a besoin, et demandez son point à chaque responsable de chantier et au chef de projet côté client.
Checklist
- Invitation envoyée
- Points demandés aux responsables de chantier
- Lien public envoyé au chef de projet côté client
Champs à remplir
- Date de la réunion (obligatoire)
- Participants
- Décisions attendues du comité (obligatoire)
- 2
Faire le point sur le chantier
Jours 1 à 5Responsable de chantier · Équipe
Notez l'avancement par rapport au plan, les prochains jalons ainsi que les risques et problèmes de votre chantier, avec son statut.
Checklist
- Avancement comparé au plan
- Risques et problèmes à jour
Champs à remplir
- Statut du chantier (obligatoire)
- Avancement depuis la dernière réunion (obligatoire)
- Risques et problèmes (obligatoire)
- Prochains jalons
- 3
Partager l'avancement côté client
Jours 1 à 5Chef de projet côté client · Lien public
Via le lien public, le chef de projet côté client indique l'avancement des actions du client et tout changement de son côté que le comité doit connaître.
Checklist
- Actions client de la dernière réunion passées en revue
Champs à remplir
- Avancement des actions client (obligatoire)
- Changements côté client
- 4
Rédiger la synthèse d'avancement
Jour 6Rédacteur d'avancement · Agent IA
Le rédacteur d'avancement transforme les points des chantiers et du client en projet de synthèse : statut global, avancement, principaux risques et décisions demandées au comité.
Champs à remplir
- Projet de synthèse d'avancement (obligatoire)
- Risques à remonter
Contrôle humain: Le chef de mission confronte la synthèse aux points à l'étape 5, et l'associé responsable approuve le dossier à l'étape 6.
- 5
Construire le dossier du comité
Jours 6 à 8Chef de mission · Équipe
Confrontez la synthèse aux points, puis construisez le dossier avec le statut, les risques et chaque décision sous forme d'options avec une recommandation.
Checklist
- Synthèse confrontée aux points
- Chaque décision a des options et une recommandation
- Budget et calendrier inclus
Champs à remplir
- Lien vers le dossier du comité (obligatoire)
- 6
Approuver le dossier
Masqué sur le lien publicJour 9Associé responsable · Équipe
Lisez le dossier, éprouvez les recommandations et le statut que le cabinet annonce, et approuvez-le pour le comité.
Checklist
- Statut annoncé honnêtement
- Recommandations validées
Champs à remplir
- Notes de l'associé
Approbation: Le dossier ne part au comité que lorsque l'associé responsable l'a approuvé.
- 7
Envoyer le dossier et tenir la réunion
Jours 10 à 14Chef de mission · Équipe
Envoyez le dossier approuvé aux participants avant la réunion, animez la réunion, enregistrez chaque décision et action avec un responsable et une date, et envoyez le compte rendu par e-mail au sponsor.
Checklist
- Dossier envoyé avant la réunion
- Chaque décision enregistrée
Champs à remplir
- Décisions prises (obligatoire)
- Actions avec responsable et date (obligatoire)
- 8
Confirmer les décisions et actions
Jour 14Sponsor client · Lien public
Via le lien public, le sponsor client confirme les décisions et actions du compte rendu envoyé par le chef de mission, ou note ce qui a été convenu autrement.
Champs à remplir
- Confirmation (obligatoire)
- Ce qui a été convenu autrement
- 9
Mettre à jour le plan de la mission
Semaine 3Chef de mission · Équipe
Mettez à jour le plan et le registre des risques avec les décisions confirmées, et lancez une modification de périmètre si une décision a changé le périmètre.
Checklist
- Plan mis à jour
- Registre des risques mis à jour
- Modification de périmètre lancée si besoin
Champs à remplir
- Lien vers le plan mis à jour
Terminé quand
Le sponsor client a confirmé les décisions et actions de la réunion, et le plan de la mission en tient compte.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur d'avancement
Transforme les points des chantiers et du client en un projet de synthèse d'avancement pour le comité.
Ce qu'il fait
- Lit les décisions attendues de l'étape 1
- Lit les points des chantiers de l'étape 2 et celui du client de l'étape 3
- Rédige dans son étape un projet de synthèse et les risques à remonter
- Termine son étape pour que le dossier puisse être construit
Contrôle humain: Le chef de mission confronte la synthèse aux points à l'étape 5, et l'associé responsable approuve le dossier à l'étape 6.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Partez des décisions que vous attendez du comité, puis réunissez l'avancement de chaque chantier et du client avant de rédiger. Les étapes 1 à 3 réunissent dans une exécution les décisions attendues, les points des chantiers et celui du client, et l'étape 5 construit le dossier à partir de là.
Présentez chaque décision sous forme d'options avec une recommandation, et enregistrez l'issue pendant la réunion. L'étape 5 exige des options et une recommandation pour chaque décision, et l'étape 7 enregistre chaque décision avec ses actions, responsables et dates.
Laissez l'IA assembler les points des chantiers en un premier jet, et gardez le statut annoncé comme une décision humaine. À l'étape 4, le rédacteur d'avancement rédige la synthèse, et à l'étape 5 le chef de mission la confronte aux points avant que l'associé approuve le dossier.
Faites approuver par l'associé le statut que le cabinet annonce, avec les risques de chaque chantier sous les yeux. L'étape 6 est un contrôle d'approbation : le dossier ne part au comité que lorsque l'associé responsable l'a approuvé.
Demandez au sponsor de confirmer par écrit les décisions et actions juste après la réunion. À l'étape 8, le sponsor les confirme via le lien public, ou note ce qui a été convenu autrement.
Donnez au client sa propre étape pour faire le point sur ses actions avant chaque réunion. À l'étape 3, le chef de projet côté client indique l'avancement de ses actions via un lien public, pour que le dossier montre les deux côtés du plan.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.