Cabinet de recrutement · Conformité
Intégration et conformité des freelances
Menez chaque freelance de la mission acceptée à son premier jour, avec identité, autorisation de travail, références et contrôles du client vérifiés et approuvés. Le freelance confirme ses informations via un lien public, et la paie et la confirmation du démarrage restent verrouillées jusqu'à l'approbation du responsable conformité.
- Durée: 3 à 10 jours
- Fréquence: Pour chaque nouvelle mission d'un freelance
- Étapes: 10 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Informations, référents et accord arrivent par morceaux par e-mail et SMS.
Un freelance démarre lundi alors qu'une référence ou l'autorisation de travail est encore en attente.
Les dossiers sont vérifiés de mémoire, et un contrôle manquant ou une autorisation qui expire passe entre les mailles.
Le premier relevé d'heures est en retard parce que personne n'a désigné le valideur.
Avec le modèle
Le freelance confirme tout via un seul lien public avant le premier jour.
La paie et la confirmation du démarrage restent verrouillées jusqu'à l'approbation du responsable conformité.
Un agent IA liste les contrôles manquants ou expirants, et le responsable conformité les règle.
Le relevé d'heures et son valideur sont en place avant la date de début.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un freelance accepte une mission via votre cabinet. Le recruteur lance une exécution avec le freelance, le client, la date de début et les contrôles exigés par le client.
- 1
Enregistrer la mission et envoyer son lien au freelance
Jour 1Recruteur · Équipe
Enregistrez la mission convenue avec le client et les contrôles qu'il exige, et envoyez au freelance le lien public avec un message sur ces contrôles et ce qu'il doit faire avant le premier jour.
Checklist
- Conditions de la mission confirmées avec le client
- Lien public envoyé au freelance
Champs à remplir
- Freelance et client (obligatoire)
- Date de début (obligatoire)
- Date de fin prévue
- Contrôles exigés par le client (obligatoire)
- 2
Le freelance confirme ses informations et son accord
Jours 1 à 3Freelance · Lien public
Via le lien public, le freelance confirme comment le joindre et sous quel statut il travaille, en portage ou via sa propre société, indique deux référents et donne son accord pour les contrôles.
Checklist
- Pièces d'identité prêtes à être présentées
- Référents d'accord pour être contactés
Champs à remplir
- Téléphone mobile (obligatoire)
- Statut (obligatoire)
- Référents et coordonnées (obligatoire)
- Accord pour les contrôles préalables (obligatoire)
- 3
Vérifier l'identité et l'autorisation de travail
Jours 2 à 4Chargé de conformité · Équipe
Examinez les documents originaux avec le freelance, en personne ou en visio quand les règles le permettent, et enregistrez la vérification. Gardez les copies dans votre outil de conformité, pas dans l'exécution.
Checklist
- Documents originaux vus
- Copie classée dans l'outil de conformité
- Nouveau contrôle prévu si l'autorisation expire
Champs à remplir
- Date de la vérification (obligatoire)
- Type de document (obligatoire)
- Autorisation valable jusqu'au
- 4
Prendre les références et faire les contrôles du client
Masqué sur le lien publicJours 2 à 7Chargé de conformité · Équipe
Contactez les référents et faites chaque contrôle exigé par le client, comme un extrait de casier judiciaire ou une vérification de diplômes, et enregistrez le résultat de chacun.
Checklist
- Références prises
- Chaque contrôle exigé par le client fait
Champs à remplir
- Résultat des références (obligatoire)
- Contrôles réalisés (obligatoire)
- Notes sur les contrôles
- 5
Vérifier que le dossier de conformité est complet
Jour 7Vérificateur de conformité · Agent IA
Le vérificateur de conformité compare les contrôles des étapes 3 et 4 avec ceux qu'exige le client, et liste ce qui manque, expire pendant la mission ou reste flou.
Champs à remplir
- Rapport de complétude (obligatoire)
Contrôle humain: Le responsable conformité règle les manques et approuve le freelance à l'étape 6.
- 6
Approuver le démarrage du freelance
Jour 8Responsable conformité · Équipe
Lisez le rapport, réglez les manques qu'il liste et approuvez le freelance pour cette mission.
Checklist
- Autorisation de travail valable pour toute la mission
- Références satisfaisantes
- Chaque contrôle exigé par le client terminé
Approbation: La paie et la confirmation du démarrage restent verrouillées jusqu'à ce que le responsable conformité approuve le freelance.
- 7
Mettre en place la paie et les relevés d'heures
Jour 8Gestionnaire de paie · Équipe
Créez le freelance dans la paie avec le taux convenu, recueillez ses coordonnées bancaires dans votre outil de paie et mettez en place le relevé d'heures avec le valideur du client.
Checklist
- Coordonnées bancaires recueillies dans l'outil de paie
- Relevé d'heures en place
Champs à remplir
- Taux horaire (obligatoire)
- E-mail du valideur des heures (obligatoire)
- Matricule de paie
- 8
Confirmer le démarrage avec le client
Jour 9Recruteur · Équipe
Indiquez au client que le freelance peut démarrer, confirmez l'heure, le lieu et le contact du premier jour, et envoyez ces informations au freelance avec la façon de déclarer ses heures.
Checklist
- Client informé de l'approbation
- Démarrage et déclaration des heures envoyés au freelance
Champs à remplir
- Heure et lieu d'arrivée (obligatoire)
- Contact chez le client le premier jour (obligatoire)
- 9
Le freelance confirme qu'il est prêt pour le premier jour
Jour 9Freelance · Lien public
Via le lien public, le freelance confirme les informations de démarrage et la déclaration des heures envoyées par le recruteur, et note ses questions avant de commencer.
Checklist
- Heure et lieu confirmés
- Déclaration des heures comprise
Champs à remplir
- Questions avant le démarrage
- 10
Faire le point après le premier jour
Premier jourRecruteur · Équipe
Appelez le freelance après son premier jour et notez ce qu'il faut régler avec le client.
Checklist
- Freelance appelé
- Problèmes transmis au client
Champs à remplir
- Notes du premier jour (obligatoire)
Terminé quand
Chaque contrôle préalable est approuvé, la paie et les relevés d'heures sont en place, et le freelance a démarré avec les informations du premier jour confirmées.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Vérificateur de conformité
Compare les contrôles saisis dans l'exécution avec les exigences du client et liste ce qui manque.
Ce qu'il fait
- Lit les exigences du client et les contrôles des étapes précédentes
- Compare les dates d'expiration avec la durée de la mission
- Liste les points manquants, expirants ou flous
- Rédige le rapport dans son étape
Contrôle humain: Le responsable conformité règle les manques et approuve le freelance à l'étape 6.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Menez une intégration par mission, de la mission acceptée au premier jour, où le freelance réalise ses propres étapes. Ce modèle déroule les étapes 1 à 10 pour chaque freelance, et l'exécution montre qui a vérifié et approuvé quoi.
Envoyez au freelance un seul lien qui liste tout ce qu'il vous faut avant le premier jour. À l'étape 2, le freelance confirme via le lien public ses coordonnées, son statut, ses référents et son accord.
Voyez vous-même les documents originaux, notez qui les a vérifiés et quand, et prévoyez un nouveau contrôle si l'autorisation expire. L'étape 3 enregistre la date, le type de document et une éventuelle date d'expiration, tandis que les copies restent dans votre outil de conformité.
Faites dépendre le démarrage d'une approbation de conformité, pas de la date dans l'agenda. L'étape 6 est un contrôle d'approbation : la paie et la confirmation du démarrage restent verrouillées jusqu'à ce que le responsable conformité approuve le freelance.
Laissez l'IA repérer les manques du dossier et gardez l'approbation pour une personne. À l'étape 5, le vérificateur de conformité liste les contrôles manquants, expirants ou flous au regard des exigences du client, et à l'étape 6 le responsable conformité les règle et décide.
Mettez en place la paie et le valideur des heures avant le démarrage, et confirmez le processus avec le freelance. L'étape 7 enregistre le taux et le valideur des heures chez le client, et à l'étape 9 le freelance confirme via le lien public qu'il sait déclarer ses heures.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.