Agence marketing · Opérations
Intégration des freelances
Intégrez chaque freelance à un projet client de la même façon, avec les documents signés avant qu'il ne voie le moindre travail client. Le freelance réalise ses propres étapes via un lien public, chaque accès donné est enregistré, et la première facture attend un premier livrable validé.
- Durée: 1 à 3 semaines
- Fréquence: Pour chaque réservation de freelance
- Étapes: 9 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 2 approbations
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les freelances accèdent au travail client avant d'avoir signé l'accord de confidentialité.
Personne ne sait quels dossiers et outils un freelance peut encore ouvrir.
Chaque chef de projet briefe les freelances à sa manière.
Les factures arrivent avec des jours et des tarifs que personne ne peut vérifier.
Avec le modèle
L'accès reste verrouillé jusqu'à la vérification des documents signés.
Chaque accès donné est enregistré dans l'exécution, prêt à être retiré.
Un agent IA rédige chaque brief dans le même format, et le chef de projet le vérifie.
La comptabilité compare chaque facture au tarif et aux jours convenus à la réservation.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
L'agence réserve un freelance pour un projet client. Le responsable planning lance une exécution avec le nom du freelance, les livrables et le tarif journalier.
- 1
Réserver le freelance et partager le lien d'intégration
Jour 1Responsable planning · Équipe
Enregistrez la réservation et envoyez au freelance le lien public de l'exécution avec les contrats à signer.
Checklist
- Tarif journalier et nombre de jours convenus
- Date de début confirmée
- Lien public et contrats envoyés
Champs à remplir
- Nom du freelance (obligatoire)
- E-mail du freelance (obligatoire)
- Livrables et échéances (obligatoire)
- Tarif journalier (obligatoire)
- 2
Signer les contrats et partager les informations de facturation
Jours 1 à 3Freelance · Lien public
Via le lien public, le freelance confirme que l'accord de confidentialité et le contrat de prestation sont signés, renseigne ses informations de facturation et partage un lien vers son portfolio.
Checklist
- Accord de confidentialité signé
- Contrat de prestation signé
- Informations de facturation complètes
Champs à remplir
- Raison sociale (obligatoire)
- Numéro SIRET ou de TVA (obligatoire)
- Téléphone (obligatoire)
- Lien vers le portfolio
- 3
Vérifier les documents
Jour 3Responsable planning · Équipe
Vérifiez que les deux contrats sont signés et que les informations de facturation sont complètes. S'il manque quelque chose, marquez l'exécution comme bloquée et notez ce qui manque.
Checklist
- Accord de confidentialité signé classé
- Contrat de prestation signé classé
- Informations fiscales valides
Champs à remplir
- Ce qui manque
Approbation: Aucun accès au travail client n'est donné tant que le responsable planning n'a pas approuvé les documents.
- 4
Donner les accès
Jour 4Chef de projet · Équipe
Donnez au freelance accès uniquement aux dossiers, outils et canaux client dont ce projet a besoin, et notez ce que vous avez ouvert pour pouvoir le retirer ensuite.
Checklist
- Dossier du projet partagé
- Comptes outils créés
- Ajouté au canal du projet
Champs à remplir
- Accès donnés (obligatoire)
- 5
Rédiger le brief du freelance
Jour 4Rédacteur de briefs · Agent IA
Le rédacteur de briefs rédige le brief à partir de la réservation : livrables, échéances, à qui poser ses questions, et comment nommer et livrer les fichiers.
Champs à remplir
- Brouillon du brief (obligatoire)
Contrôle humain: Le chef de projet compare le brief au planning du projet à l'étape 6.
- 6
Vérifier le brief et le passer en revue avec le freelance
Jour 5Chef de projet · Équipe
Comparez le brouillon au planning du projet et corrigez-le, puis envoyez le brief par e-mail au freelance et passez-le en revue avec lui lors d'un court appel.
Checklist
- Brief comparé au planning du projet
- Brief envoyé et passé en revue avec le freelance
- Interlocuteur désigné
Champs à remplir
- Date du premier livrable (obligatoire)
- 7
Le freelance confirme le brief
Jour 5Freelance · Lien public
Le freelance lit le brief que le chef de projet lui a envoyé par e-mail et, via le lien public, confirme l'avoir lu ainsi que les règles de livraison, et note ses questions.
Checklist
- Brief lu
- Règles de livraison comprises
Champs à remplir
- Questions sur le brief
- 8
Valider le premier livrable
Masqué sur le lien publicDate du premier livrableDirecteur de création · Équipe
Examinez le premier livrable par rapport au brief et notez sa qualité avant toute validation de facture.
Checklist
- Conforme au brief
- Fichiers nommés et rangés comme convenu
Champs à remplir
- Lien vers le premier livrable (obligatoire)
- Note de qualité (obligatoire)
Approbation: La première facture n'est pas validée tant que le directeur de création n'a pas approuvé le premier livrable.
- 9
Valider la première facture
Masqué sur le lien publicAprès le premier livrableResponsable financier · Équipe
Comparez la facture du freelance au tarif journalier et aux jours convenus à la réservation, et validez-la pour paiement.
Checklist
- Jours conformes à la réservation
- Tarif conforme à la réservation
- Informations fiscales sur la facture
Champs à remplir
- Numéro de facture (obligatoire)
- Montant de la facture (obligatoire)
Terminé quand
Le freelance a signé les contrats, dispose des accès et du brief nécessaires, et son premier livrable comme sa première facture sont validés.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de briefs
Transforme les informations de réservation en un premier brief pour le freelance.
Ce qu'il fait
- Lit les livrables, les échéances et le tarif enregistrés à l'étape 1
- Suit le format de brief et les règles de travail indiqués dans les instructions de son étape
- Rédige le brouillon du brief dans son étape
- Termine son étape pour que le chef de projet puisse le vérifier
Contrôle humain: Le chef de projet compare le brief au planning du projet à l'étape 6.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Suivez les mêmes étapes pour chaque freelance : contrats, accès, brief et contrôle du premier livrable. Ce modèle les enchaîne dans cet ordre, et le freelance réalise sa part via un lien public aux étapes 2 et 7.
Faites dépendre l'accès des documents signés, pas de la date de début. L'étape 3 est le contrôle d'approbation du responsable planning, et l'ouverture des accès à l'étape 4 reste verrouillée jusqu'à l'approbation des documents.
Notez chaque dossier, outil et canal au moment où vous l'ouvrez. L'étape 4 enregistre les accès donnés, pour pouvoir tous les retirer à la fin du projet.
Les livrables, les échéances, à qui poser ses questions, comment nommer et livrer les fichiers, et le tarif convenu. À l'étape 5 le rédacteur de briefs le rédige à partir de la réservation, et à l'étape 6 le chef de projet le vérifie et le passe en revue avec le freelance.
Examinez le premier livrable par rapport au brief avant de valider quoi que ce soit pour paiement. L'étape 8 est le contrôle d'approbation du directeur de création, avec une note de qualité, et la facture de l'étape 9 l'attend.
Convenez du tarif journalier et du nombre de jours à la réservation, et comparez-y chaque facture. L'étape 1 enregistre le tarif journalier, et la checklist de l'étape 9 compare la facture aux jours et au tarif convenus.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.