Cabinet de conseil · Finance
Facturation mensuelle au temps passé
Facturez chaque mois chaque mission au temps passé avec des heures déjà confirmées par le client, pour que les factures soient payées au lieu d'être contestées. Les consultants confirment leur temps, un agent IA rédige le libellé de la facture, l'associé approuve le montant et le client vérifie les heures via un lien public.
- Durée: 5 à 7 jours
- Fréquence: Chaque mois, pour chaque mission au temps passé
- Étapes: 7 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les factures partent en retard parce que les feuilles de temps sont incomplètes en fin de mois.
Le client conteste les heures une fois la facture reçue.
Les réductions sont décidées par la personne qui émet la facture.
Personne ne sait combien de budget il reste avant que le client ne pose la question.
Avec le modèle
Chaque consultant confirme ses heures à l'étape 1, avant la préparation de la facture.
Le client confirme le relevé d'heures via un lien public avant l'envoi de la facture.
Le chef de mission propose les réductions, et l'associé tranche.
Chaque exécution note le budget restant après la facture.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Le mois se termine pour une mission facturée au temps passé. Le chef de mission lance une exécution avec le nom du client et le mois facturé.
- 1
Confirmer vos temps et frais
Jours 1 à 2Consultant · Équipe
Vérifiez que chaque heure et chaque frais de la mission est saisi sur la bonne phase dans l'outil de temps et de frais, avec les justificatifs que l'outil demande.
Checklist
- Toutes les heures saisies
- Heures sur la bonne phase
- Frais saisis avec justificatifs
Champs à remplir
- Heures saisies ce mois-ci (obligatoire)
- 2
Comparer les heures au budget
Masqué sur le lien publicJour 3Chef de mission · Équipe
Comparez les heures et frais au budget et au travail réalisé, proposez des réductions pour ce qui ne doit pas être facturé, et décrivez le travail livré ce mois-ci.
Checklist
- Les heures correspondent au travail réalisé
- Budget restant vérifié
Champs à remplir
- Heures facturables (obligatoire)
- Frais facturables
- Travail livré ce mois-ci (obligatoire)
- Réductions proposées et motif
- 3
Rédiger le libellé de la facture
Jour 3Rédacteur de libellés · Agent IA
Le rédacteur de libellés transforme le travail livré et les heures facturables en courte description par phase, pour la facture et le relevé d'heures.
Champs à remplir
- Projet de libellé (obligatoire)
Contrôle humain: L'associé responsable confronte le libellé au travail et approuve la facture à l'étape 4.
- 4
Approuver la facture
Masqué sur le lien publicJour 4Associé responsable · Équipe
Confrontez le libellé au travail, tranchez les réductions et approuvez le montant à facturer.
Checklist
- Le libellé correspond au travail
- Réductions tranchées
- Les taux correspondent au contrat
Champs à remplir
- Montant à facturer (obligatoire)
Approbation: Rien n'est envoyé au client tant que l'associé responsable n'a pas approuvé le montant.
- 5
Envoyer le relevé d'heures au client
Jour 4Chargé de facturation · Équipe
Préparez le relevé d'heures avec le libellé approuvé et envoyez-le, avec le lien public, au contact client qui confirme les heures.
Checklist
- Le relevé correspond au montant approuvé
- Lien public envoyé au contact client
Champs à remplir
- Lien vers le relevé d'heures (obligatoire)
- 6
Confirmer les heures
Jours 4 à 6Contact client · Lien public
Via le lien public, le contact client vérifie le relevé d'heures du mois, le confirme ou note ses questions, et ajoute le numéro de bon de commande pour la facture.
Champs à remplir
- Heures confirmées (obligatoire)
- Numéro de bon de commande
- Questions sur les heures
- 7
Émettre et envoyer la facture
Jour 7Chargé de facturation · Équipe
Émettez la facture avec les heures confirmées, le libellé et le numéro de bon de commande, envoyez-la au contact facturation du client et notez le budget restant.
Checklist
- Numéro de bon de commande sur la facture
- Facture envoyée au contact facturation
Champs à remplir
- Numéro de facture (obligatoire)
- Date de facture (obligatoire)
- Budget restant après cette facture
Terminé quand
La facture est envoyée avec des heures et des frais confirmés par le client, et le budget de la mission montre ce qui reste.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de libellés
Transforme le travail et les heures facturables du mois en description pour la facture et le relevé d'heures.
Ce qu'il fait
- Lit le travail livré et les heures facturables de l'étape 2
- Rédige un court libellé par phase au format indiqué dans les instructions de son étape
- Enregistre le projet de libellé dans son étape
- Termine son étape pour que l'associé puisse le relire
Contrôle humain: L'associé responsable confronte le libellé au travail et approuve la facture à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Faites confirmer par le client les heures et la description du travail avant d'émettre la facture. À l'étape 6, le contact client confirme le relevé d'heures du mois via le lien public, et l'étape 7 ne facture que les heures confirmées.
Faites de la confirmation des temps la première étape de la facturation, avec une checklist que chaque consultant coche. L'étape 1 demande à chaque consultant de la mission de confirmer que ses heures et frais sont saisis sur la bonne phase.
Comparez heures et frais au budget et au travail livré, et décidez des réductions avant toute facturation. L'étape 2 enregistre les heures facturables, les réductions proposées et le travail livré, et l'étape 7 note le budget restant après la facture.
Laissez l'IA transformer le travail et les heures du mois en un libellé clair, et faites-le vérifier par l'associé. À l'étape 3, le rédacteur de libellés rédige la description à partir de l'étape 2, et à l'étape 4 l'associé responsable la vérifie avant d'approuver la facture.
C'est à l'associé responsable de la mission de le faire, car il connaît le travail et la relation client. L'étape 4 est un contrôle d'approbation : rien n'est envoyé au client tant que l'associé responsable n'a pas approuvé le montant.
Demandez-le dans l'étape où le client confirme les heures, pour que la facture soit juste du premier coup. À l'étape 6, le contact client indique le numéro de bon de commande via le lien public, et l'étape 7 le reporte sur la facture.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.