Services informatiques gérés · Support
Arrivée d'un nouvel utilisateur chez un client
Faites en sorte qu'un nouvel arrivant chez un client ait les bons accès et un poste qui fonctionne dès le premier jour, sans courir après les informations après un e-mail d'une ligne. Le manager du client remplit tout via un lien public, et aucun compte n'existe avant l'approbation d'une demande autorisée.
- Durée: 3 à 5 jours ouvrés avant l'arrivée
- Fréquence: Pour chaque nouvel arrivant chez un client
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
La demande d'arrivée tient en une ligne dans un e-mail, et le technicien doit courir après les détails.
N'importe qui chez le client peut demander l'accès à n'importe quoi.
Le portable arrive le premier jour sans les applications de l'utilisateur.
Le ticket est clôturé sans savoir si le nouvel utilisateur a pu travailler.
Avec le modèle
Le manager indique poste, accès et matériel via un seul lien.
Chaque demande est comparée aux contacts autorisés du client avant que le compte existe.
Le poste est préparé et testé avec le compte de l'utilisateur avant son arrivée.
Le manager du client confirme le premier jour via le lien public.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un client demande un nouvel utilisateur. Le technicien support lance une exécution avec le client, le numéro de ticket et la date d'arrivée.
- 1
Enregistrer la demande et envoyer le lien public
À la demandeTechnicien support · Équipe
Notez le client, le numéro de ticket et la date d'arrivée, et envoyez au manager le lien public pour les informations du nouvel arrivant.
Checklist
- Numéro de ticket dans l'exécution
- Lien public envoyé au manager
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- Numéro de ticket (obligatoire)
- Date d'arrivée (obligatoire)
- 2
Remplir les informations du nouvel arrivant
Jour 1Manager chez le client · Lien public
Via le lien public, le manager indique le nom et le poste du nouvel arrivant, les accès dont il a besoin et le matériel, de préférence en citant un collègue au même poste.
Checklist
- Date d'arrivée confirmée avec les RH
- Coût de licence supplémentaire compris
Champs à remplir
- Nom complet et intitulé du poste (obligatoire)
- Accès nécessaires (applications, dossiers, groupes) (obligatoire)
- Matériel nécessaire (obligatoire)
- Collègue ayant les mêmes accès
- 3
Vérifier la demande
Jour 1Vérificateur de demandes · Agent IA
Le vérificateur de demandes compare la demande à la checklist des nouveaux utilisateurs, note ce qui manque et signale les accès sensibles, comme les dossiers financiers ou les droits administrateur.
Champs à remplir
- Informations manquantes
- Accès sensibles signalés
Contrôle humain: Le chef d'équipe support vérifie les points signalés et approuve la demande à l'étape 4.
- 4
Approuver les accès
Masqué sur le lien publicJour 2Chef d'équipe support · Équipe
Confirmez que le demandeur est un contact autorisé, vérifiez avec lui les accès signalés, puis approuvez la demande ou marquez l'exécution comme bloquée avec la question en suspens.
Checklist
- Le demandeur est un contact autorisé
- Accès signalés confirmés par le demandeur
- Licence disponible ou commandée
Approbation: Aucun compte n'est créé tant que le chef d'équipe support n'a pas approuvé la demande.
- 5
Créer le compte et les accès
Masqué sur le lien publicJours 2 à 3Technicien support · Équipe
Créez le compte et la boîte mail, ajoutez les groupes et dossiers partagés approuvés, attribuez la licence et préparez une première connexion sûre.
Checklist
- Compte et boîte mail créés
- Groupes et dossiers approuvés ajoutés
- Licence attribuée
- Première connexion prévue sans envoyer de mot de passe par e-mail
Champs à remplir
- Identifiant (obligatoire)
- 6
Préparer et tester le poste
Avant l'arrivéeTechnicien support · Équipe
Enrôlez le poste dans l'outil RMM, installez les outils de sécurité, les mises à jour et les applications, puis testez-le avec le nouveau compte.
Checklist
- Poste enrôlé dans l'outil RMM
- Sécurité et mises à jour installées
- Applications installées
- Testé avec le nouveau compte
Champs à remplir
- Numéro d'inventaire du poste (obligatoire)
- Date de livraison ou de retrait (obligatoire)
- 7
Confirmer le premier jour
Premier jourManager chez le client · Lien public
Via le lien public, le manager confirme que le nouvel utilisateur a pu se connecter, a son poste et ouvre ce dont il a besoin.
Champs à remplir
- Tout fonctionne (obligatoire)
- Ce qui ne fonctionne pas encore
- 8
Clôturer la demande
Première semaineTechnicien support · Équipe
Corrigez ce que le manager a signalé, mettez à jour la documentation du client et clôturez le ticket.
Checklist
- Problèmes signalés corrigés
- Utilisateur et poste ajoutés à la documentation du client
- Ticket clôturé dans l'outil de ticketing
Terminé quand
Le nouvel utilisateur s'est connecté le premier jour avec les accès approuvés et un poste préparé, le manager l'a confirmé et le ticket est clôturé.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Vérificateur de demandes
Vérifie chaque demande de nouvel utilisateur : informations manquantes et accès qui méritent un second regard.
Ce qu'il fait
- Lit la demande remplie par le manager dans l'exécution
- La compare à la checklist et à la liste des accès sensibles indiquées dans les instructions de son étape
- Enregistre les manques et les accès signalés dans son étape
- Termine son étape pour que l'approbation puisse commencer
Contrôle humain: Le chef d'équipe support vérifie les points signalés et approuve la demande à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Donnez au manager du client un lien qui demande tout ce qu'il vous faut, au lieu d'accepter un e-mail d'une ligne. À l'étape 2, le manager indique le poste, les accès et le matériel via le lien public, et l'étape 3 vérifie que rien ne manque.
Comparez le demandeur avec la liste des contacts autorisés du client avant de créer quoi que ce soit. L'étape 4 est un contrôle d'approbation : aucun compte n'est créé tant que le chef d'équipe support n'a pas confirmé le demandeur et approuvé les accès.
Le compte et la boîte mail, les groupes et dossiers partagés, la licence, une première connexion sûre et un poste enrôlé et testé avec ce compte. Les étapes 5 et 6 portent ces points en checklist, pour qu'aucun technicien n'en oublie.
Laissez l'IA lire la demande et signaler ce qui manque ou ce qui est sensible avant qu'un technicien la prenne. À l'étape 3, le vérificateur de demandes signale les manques et les accès sensibles, et à l'étape 4 le chef d'équipe support les vérifie avant d'approuver.
Préparez le poste avec le compte de l'utilisateur avant son arrivée, et demandez au manager de confirmer le premier jour. L'étape 6 teste le poste avec le nouveau compte, et à l'étape 7 le manager confirme via le lien public que tout fonctionne.
Ne l'envoyez pas par e-mail ; prévoyez une première connexion où l'utilisateur choisit lui-même son mot de passe et son second facteur. L'étape 5 l'a dans sa checklist avant la remise du compte.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.