Services informatiques gérés · Finance
Rapprochement mensuel des licences
Facturez à chaque client ce qu'il utilise vraiment, chaque mois, sans nouveaux utilisateurs oubliés ni licences payées pour des personnes parties. Un agent IA liste les écarts, le client confirme les départs via un lien public, et chaque changement de facture est approuvé avant l'envoi.
- Durée: 3 à 5 jours ouvrés avant la facturation
- Fréquence: Chaque mois, pour chaque client
- Étapes: 7 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
De nouveaux utilisateurs arrivent en cours de mois et ne figurent jamais sur la facture.
Les licences des personnes parties restent actives et coûtent toujours au client.
Les corrections de facture sont faites par qui s'en aperçoit, sans trace du pourquoi.
Quelqu'un compare à la main les exports des portails aux factures, ligne par ligne.
Avec le modèle
Chaque mois, les quantités sont comparées à ce qui a été facturé avant de facturer.
Le client confirme les départs chaque mois, et leurs comptes et licences sont supprimés.
Le responsable financier approuve chaque changement, et la raison figure dans l'exécution.
Un agent IA liste les écarts, et le chargé de facturation les vérifie.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
La date de facturation mensuelle du client approche. Le chargé de facturation lance une exécution avec le client et les quantités facturées le mois précédent.
- 1
Relever les quantités du mois
Masqué sur le lien publicJour 1Chargé de facturation · Équipe
Notez ce qui a été facturé au client le mois précédent, et les utilisateurs, postes et licences de ce mois d'après l'annuaire, l'outil RMM et chaque portail éditeur.
Checklist
- Nombre d'utilisateurs relevé dans l'annuaire
- Nombre de postes relevé dans l'outil RMM
- Licences relevées dans chaque portail éditeur
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- Utilisateurs et postes facturés le mois précédent (obligatoire)
- Utilisateurs et postes trouvés ce mois-ci (obligatoire)
- Licences par produit (obligatoire)
- 2
Comparer les quantités à la facturation
Jour 1Contrôleur de rapprochement · Agent IA
Le contrôleur de rapprochement compare les quantités à ce qui a été facturé et liste chaque écart : utilisateurs non facturés, licences inutilisées et postes sans votre agent, avec un changement de facture proposé pour chacun.
Champs à remplir
- Écarts trouvés (obligatoire)
- Changements de facture proposés (obligatoire)
Contrôle humain: Le chargé de facturation vérifie chaque écart à l'étape 3.
- 3
Vérifier les écarts
Masqué sur le lien publicJour 2Chargé de facturation · Équipe
Rattachez chaque écart à un utilisateur, un poste ou une licence, corrigez les changements proposés et envoyez par e-mail au contact client les comptes qui pourraient appartenir à des partants, avec le lien public.
Checklist
- Chaque écart rattaché
- Changements proposés corrigés
- Départs possibles listés pour le client
- Lien public envoyé au contact client
Champs à remplir
- Comptes à confirmer avec le client (obligatoire)
- 4
Confirmer les départs et les licences
Jours 2 à 4Contact client · Lien public
Le client examine la liste des comptes envoyée par le chargé de facturation et confirme via le lien public qui est parti, qui est arrivé et quelles licences il n'utilise plus.
Checklist
- Départs vérifiés avec les RH
- Changements de licences validés avec le responsable du budget
Champs à remplir
- Personnes parties (obligatoire)
- Nouvelles personnes pas encore demandées
- Licences à supprimer
- 5
Approuver les changements
Masqué sur le lien publicJour 4Responsable financier · Équipe
Vérifiez les changements corrigés et les réponses du client, puis approuvez les changements de facture et la suppression des comptes et licences.
Checklist
- Chaque changement rattaché à une quantité
- Les suppressions correspondent à la confirmation du client
- Avoirs et rattrapages convenus avec le responsable de compte
Approbation: Les changements de comptes et la facture restent verrouillés jusqu'à ce que le responsable financier approuve les changements.
- 6
Supprimer les partants et les licences inutilisées
Jour 5Technicien support · Équipe
Désactivez les comptes des partants confirmés par le client, traitez leur boîte mail et leurs fichiers selon la procédure de départ du client, et supprimez les licences approuvées.
Checklist
- Comptes des partants désactivés
- Boîte mail et fichiers traités comme convenu
- Licences approuvées supprimées
Champs à remplir
- Numéro de ticket (obligatoire)
- 7
Envoyer la facture
Jour 5Chargé de facturation · Équipe
Émettez la facture avec les changements approuvés et notez le point de départ de l'exécution du mois suivant.
Checklist
- La facture correspond aux changements approuvés
- Nouvelles quantités gardées pour le mois suivant
Champs à remplir
- Numéro de facture (obligatoire)
- Facture envoyée le (obligatoire)
Terminé quand
La facture correspond aux utilisateurs, postes et licences que le client a vraiment, les comptes des partants et les licences inutilisées sont supprimés, et chaque changement est approuvé et enregistré.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Contrôleur de rapprochement
Compare les quantités du mois à ce qui a été facturé au client et propose les changements de facture.
Ce qu'il fait
- Lit les quantités facturées et celles du mois saisies dans l'exécution
- Liste les utilisateurs non facturés, les licences inutilisées et les postes sans votre agent
- Enregistre les écarts et les changements proposés dans son étape
- Termine son étape pour que le chargé de facturation puisse vérifier
Contrôle humain: Le chargé de facturation vérifie chaque écart à l'étape 3.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Comparez chaque mois, avant de facturer, ce que vous facturez aux utilisateurs, postes et licences qui existent vraiment. L'étape 1 enregistre les deux séries de quantités, et l'étape 2 liste chaque écart pour le chargé de facturation.
Relevez le nombre de licences dans chaque portail éditeur et comparez-le ligne par ligne à la facture du client. À l'étape 2, le contrôleur de rapprochement les compare, et l'étape 5 approuve chaque changement de facture avant l'envoi.
Demandez au client chaque mois de confirmer qui est parti, au lieu d'attendre qu'il y pense. À l'étape 4, le contact client confirme les départs et les licences en trop via le lien public, et l'étape 6 désactive ces comptes.
Laissez l'IA faire la comparaison et gardez la décision pour votre équipe de facturation. À l'étape 2, le contrôleur de rapprochement liste les écarts et les changements proposés, et à l'étape 3 le chargé de facturation vérifie chacun.
Placez une approbation financière entre le rapprochement et la facture. L'étape 5 est un contrôle d'approbation : les changements de comptes et la facture restent verrouillés jusqu'à ce que le responsable financier approuve les changements.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.