Opérations de clinique médicale · Accueil
Accueil des nouveaux patients
Menez un nouveau patient du rendez-vous pris à son arrivée à l'accueil, avec le dossier administratif, le consentement et les droits réglés avant la visite plutôt que sur une écritoire en salle d'attente. Le patient réalise sa partie via un lien public, et l'accueil voit plusieurs jours avant ce qui manque.
- Durée: 1 à 2 semaines
- Fréquence: Pour chaque nouveau patient
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les nouveaux patients remplissent des formulaires papier en salle d'attente, et la visite commence en retard.
Un accord préalable manquant est découvert au guichet.
Quelqu'un vérifie à la main les formulaires de chaque nouveau patient.
Un rendez-vous non honoré se remarque quand le créneau est déjà vide.
Avec le modèle
Les patients remplissent dossier et consentement avant la visite, et l'accueil voit ce qui reste ouvert.
Les droits sont vérifiés plusieurs jours avant, et un accord manquant marque l'exécution comme bloquée.
Un agent IA liste ce qui manque, et le responsable de l'accueil assure le suivi.
Le patient confirme ou demande un autre horaire deux jours avant la visite.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un nouveau patient prend son premier rendez-vous. La secrétaire médicale lance une exécution avec le numéro de référence du patient et la date de la visite.
- 1
Prendre le rendez-vous et envoyer le lien
À la prise de rendez-vousSecrétaire médicale · Équipe
Prenez le rendez-vous, créez le patient dans le logiciel de gestion du cabinet et envoyez-lui par e-mail les instructions et l'accès au portail patient, avec le lien public de l'exécution. Utilisez dans l'exécution le numéro de référence, pas le nom du patient.
Checklist
- Rendez-vous pris
- Patient créé dans le logiciel
- Instructions et lien public envoyés au patient
Champs à remplir
- Numéro de référence du patient (obligatoire)
- Date de la visite (obligatoire)
- Type de visite (obligatoire)
- Site (obligatoire)
- 2
Remplir le dossier et le consentement
Jours 1 à 5Patient · Lien public
Via le lien public, le patient confirme chaque formulaire qu'il a rempli sur le portail patient et indique comment il souhaite recevoir les rappels. Les informations médicales vont sur le portail, pas sur ce lien.
Checklist
- Dossier administratif rempli sur le portail patient
- Formulaires de consentement et de confidentialité signés
- Questionnaire de santé rempli sur le portail patient
- Informations d'assurance saisies sur le portail patient
Champs à remplir
- Préférence de rappel (obligatoire)
- Besoin d'un interprète
- Questions pour l'accueil
- 3
Vérifier les droits
Masqué sur le lien publicJour 5Chargé de facturation · Équipe
Vérifiez la couverture à la date de la visite et si l'assureur exige une orientation ou un accord préalable. S'il manque, marquez l'exécution comme bloquée et notez ce qui manque.
Checklist
- Couverture active à la date de la visite
- Orientation ou accord préalable disponible si exigé
- Reste à charge estimé
Champs à remplir
- Résultat de la vérification (obligatoire)
- Reste à charge estimé
- Orientation ou accord préalable manquant
- 4
Vérifier que l'accueil est complet
Jour 5Contrôleur d'accueil · Agent IA
Le contrôleur d'accueil compare les formulaires cochés, la préférence de rappel et le résultat de la vérification des droits à la liste d'accueil de ses instructions, liste ce qui manque et rédige un rappel au patient.
Champs à remplir
- Ce qui manque (obligatoire)
- Brouillon du rappel au patient
Contrôle humain: Le responsable de l'accueil vérifie la liste, envoie le rappel et approuve l'accueil à l'étape 5.
- 5
Relancer et approuver l'accueil
Jour 6Responsable de l'accueil · Équipe
Vérifiez la liste de ce qui manque, envoyez le rappel si besoin et approuvez l'accueil une fois le dossier et la couverture complets.
Checklist
- Éléments manquants relancés
- Reste à charge communiqué au patient
- Interprète réservé si besoin
- Date et heure de la visite envoyées au patient
Approbation: La confirmation du rendez-vous reste verrouillée jusqu'à ce que le responsable de l'accueil approuve l'accueil comme complet.
- 6
Confirmer le rendez-vous
2 jours avant la visitePatient · Lien public
Via le lien public, le patient confirme sa venue ou demande un autre horaire.
Champs à remplir
- Présence (obligatoire)
- Nouvel horaire souhaité
- 7
Préparer la visite
La veille de la visiteAssistant médical · Équipe
Préparez le dossier dans le logiciel médical, vérifiez que les formulaires signés y apparaissent et préparez la salle.
Checklist
- Dossier préparé dans le logiciel médical
- Formulaires signés visibles dans le dossier
- Salle et matériel prêts
Champs à remplir
- Salle
- 8
Accueillir le patient
Jour de la visiteSecrétaire médicale · Équipe
Vérifiez la pièce d'identité et la carte d'assurance, encaissez le reste à charge prévu et prévenez l'équipe soignante que le patient est arrivé.
Checklist
- Pièce d'identité et carte d'assurance vues
- Paiement encaissé
- Équipe soignante prévenue de l'arrivée
Champs à remplir
- Montant encaissé
Terminé quand
Le patient est enregistré à l'accueil le jour de la visite, avec dossier, consentement et droits complets, et l'équipe soignante commence à l'heure.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Contrôleur d'accueil
Compare l'accueil de chaque nouveau patient à votre liste et rédige un rappel pour ce qui manque.
Ce qu'il fait
- Lit les formulaires cochés par le patient et les valeurs saisies dans l'exécution
- Les compare à la liste d'accueil indiquée dans les instructions de son étape
- Enregistre ce qui manque et un brouillon de rappel dans son étape
- Termine son étape pour que le responsable de l'accueil assure le suivi
Contrôle humain: Le responsable de l'accueil vérifie la liste, envoie le rappel et approuve l'accueil à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Envoyez par e-mail les instructions plusieurs jours avant la visite, avec un seul lien où le patient confirme chaque formulaire, et vérifiez-le avant le jour J. À l'étape 2, le patient confirme chaque formulaire via un lien public, et l'étape 4 liste ce qui manque encore.
Vérifiez la couverture et toute orientation ou accord préalable exigé quelques jours avant la visite, quand il reste du temps pour corriger. L'étape 3 enregistre le résultat de la vérification, et l'exécution est marquée comme bloquée quand un accord préalable manque.
Sortez le dossier administratif, le consentement et la vérification des droits de la salle d'attente et faites-les dans les jours qui précèdent la visite. Les étapes 2 à 5 les règlent à l'avance, si bien qu'à l'étape 8 l'accueil vérifie seulement la pièce d'identité et encaisse.
Laissez l'IA vérifier que les étapes d'accueil sont complètes, pas le contenu du dossier médical. À l'étape 4, le contrôleur d'accueil compare les formulaires cochés à votre liste et rédige un rappel, et à l'étape 5 le responsable de l'accueil le relit avant tout envoi.
Demandez au patient de confirmer peu avant la visite et donnez-lui un moyen simple de demander un autre horaire. À l'étape 6, le patient confirme ou demande un nouvel horaire via le lien public, deux jours avant la visite.
Le dossier administratif, les formulaires de consentement et de confidentialité, la couverture, toute orientation ou accord préalable, et les préférences de rappel et d'interprète. Les étapes 2 et 3 les couvrent, et l'étape 5 est un contrôle d'approbation qui garde la confirmation du rendez-vous verrouillée tant que l'accueil n'est pas complet.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.