Opérations de clinique médicale · Accès aux soins
Gestion des patients adressés
Transformez chaque demande arrivée par fax, e-mail ou portail en rendez-vous, sans en perdre une seule en route. Le cabinet adresseur complète ce qui manque via un lien public, un spécialiste fixe l'urgence, et l'adresseur reçoit deux retours : la suite donnée et le compte rendu de consultation.
- Durée: 1 à 4 semaines
- Fréquence: Pour chaque demande reçue
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les demandes arrivent par fax, e-mail et téléphone, et certaines ne débouchent jamais sur un rendez-vous.
Les demandes incomplètes attendent dans une bannette pendant qu'on rappelle le cabinet adresseur.
Les demandes urgentes attendent dans la même file que les autres.
Les médecins adresseurs ne savent jamais ce qu'est devenu leur patient.
Avec le modèle
Chaque demande lance une exécution, et les demandes ouvertes restent visibles jusqu'à leur clôture.
Le cabinet adresseur reçoit une seule demande et confirme ce qu'il a envoyé via un lien public.
Un médecin fixe l'urgence avant la prise de rendez-vous, et le rendez-vous la respecte.
Le cabinet adresseur reçoit la suite donnée et, après la première consultation, le compte rendu.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Une demande arrive d'un cabinet adresseur. Le coordinateur des demandes lance une exécution avec le numéro de référence de la demande et le cabinet adresseur.
- 1
Enregistrer la demande
Jour 1Coordinateur des demandes · Équipe
Lancez l'exécution avec le numéro de référence de la demande issu du logiciel médical, jamais avec le nom du patient, et cochez ce que la demande contient déjà.
Checklist
- Motif de la demande indiqué
- Examens récents joints au courrier
- Informations d'assurance présentes
- Coordonnées du médecin adresseur présentes
Champs à remplir
- Numéro de référence de la demande (obligatoire)
- Cabinet adresseur (obligatoire)
- Spécialité (obligatoire)
- E-mail du cabinet adresseur (obligatoire)
- 2
Comparer la demande aux exigences
Jour 1Contrôleur des demandes · Agent IA
Le contrôleur des demandes compare ce qui a été coché à l'étape 1 aux exigences de la spécialité indiquées dans ses instructions, liste ce qui manque et rédige une demande de compléments au cabinet adresseur.
Champs à remplir
- Informations manquantes (obligatoire)
- Brouillon de la demande au cabinet adresseur
Contrôle humain: Le coordinateur des demandes vérifie la liste et le brouillon avant de l'envoyer à l'étape 3.
- 3
Demander ce qui manque
Jour 1Coordinateur des demandes · Équipe
Vérifiez la liste des informations manquantes au regard de la demande, corrigez le brouillon et envoyez-le au cabinet adresseur avec le lien public de l'exécution. S'il ne manque rien, terminez l'étape.
Checklist
- Liste vérifiée au regard de la demande
- Demande de compléments envoyée avec le lien public
- 4
Envoyer les informations manquantes
Jours 1 à 5Cabinet adresseur · Lien public
Via le lien public, le cabinet adresseur confirme ce qu'il a envoyé par le canal sécurisé habituel et qui joindre en cas de question.
Checklist
- Documents manquants envoyés par le canal sécurisé
- Courrier d'adressage signé par le médecin adresseur
Champs à remplir
- Ce qui a été envoyé (obligatoire)
- Téléphone pour les questions
- 5
Évaluer la demande
Masqué sur le lien publicSous 2 jours ouvrésMédecin spécialiste · Équipe
Lisez la demande dans le logiciel médical, décidez si vous l'acceptez, et fixez son urgence et le type de première consultation. Seule la décision figure dans l'exécution ; votre raisonnement reste dans le dossier médical.
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Urgence (obligatoire)
- Type de première consultation
Approbation: La prise de rendez-vous reste verrouillée jusqu'à ce que le médecin spécialiste accepte la demande et fixe son urgence.
- 6
Fixer le rendez-vous
Dans le délai de l'urgencePlanificateur de rendez-vous · Équipe
Fixez la première consultation dans le délai qui correspond à l'urgence, communiquez la date au patient et lancez l'accueil du nouveau patient. Si le spécialiste a refusé la demande, terminez l'étape sans rendez-vous.
Checklist
- Rendez-vous dans le délai de l'urgence
- Date communiquée au patient
- Accueil du nouveau patient lancé
Champs à remplir
- Date du rendez-vous
- 7
Informer le cabinet adresseur
Le jour du rendez-vous fixéCoordinateur des demandes · Équipe
Envoyez au cabinet adresseur la date du rendez-vous, ou la décision de refus du spécialiste avec ses éventuels conseils, et mettez à jour le statut de la demande dans le logiciel médical.
Checklist
- Cabinet adresseur informé de la suite donnée
- Statut de la demande mis à jour dans le logiciel médical
Champs à remplir
- Cabinet adresseur informé le (obligatoire)
- 8
Renvoyer le compte rendu de consultation
Après la première consultationSecrétaire médicale · Équipe
Dès que le spécialiste a signé le compte rendu, envoyez-le au cabinet adresseur par le canal sécurisé et clôturez la demande.
Checklist
- Compte rendu signé par le spécialiste
- Compte rendu envoyé au cabinet adresseur
- Demande clôturée dans le logiciel médical
Champs à remplir
- Compte rendu envoyé le (obligatoire)
Terminé quand
Le patient a un rendez-vous selon l'urgence fixée par le spécialiste, le cabinet adresseur connaît la suite donnée, et le compte rendu lui a été envoyé après la première consultation.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Contrôleur des demandes
Compare chaque demande à vos exigences pour la spécialité et rédige la demande de compléments.
Ce qu'il fait
- Lit la spécialité et ce que l'étape 1 a coché comme présent
- Le compare aux exigences indiquées dans les instructions de son étape
- Enregistre ce qui manque et un brouillon de demande dans son étape
- Termine son étape pour que le coordinateur des demandes la vérifie
Contrôle humain: Le coordinateur des demandes vérifie la liste et le brouillon avant de l'envoyer à l'étape 3.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Enregistrez chaque demande le jour de son arrivée et donnez-lui un seul responsable jusqu'à ce que le cabinet adresseur ait sa réponse. L'étape 1 lance une exécution par demande, et elle reste ouverte jusqu'à ce que l'étape 8 envoie le compte rendu et la clôture.
Listez exactement ce qui manque et demandez-le une seule fois au cabinet adresseur, au même endroit. À l'étape 3, le coordinateur des demandes envoie la demande de compléments, et à l'étape 4 le cabinet adresseur confirme via un lien public ce qu'il a envoyé.
Un médecin de la spécialité, jamais l'accueil ni un agent IA. L'étape 5 est un contrôle d'approbation : la prise de rendez-vous reste verrouillée jusqu'à ce que le médecin spécialiste accepte la demande et fixe son urgence.
Laissez l'IA comparer chaque demande à vos exigences pour la spécialité et rédiger la demande de compléments. L'étape 2 s'en charge, et à l'étape 3 le coordinateur des demandes vérifie la liste avant tout envoi.
Informez le cabinet adresseur dès que la demande a un rendez-vous ou est refusée, et envoyez le compte rendu après la première consultation. L'étape 7 envoie la suite donnée, et l'étape 8 enregistre la date d'envoi du compte rendu.
Planifiez selon l'urgence fixée par le médecin, pas selon le premier créneau libre. L'étape 6 suit l'urgence enregistrée à l'étape 5, et le planificateur coche que le rendez-vous est dans le délai.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.