Opérations de clinique médicale · Facturation
Rejets de facturation et contestations
Transformez chaque facture rejetée en décision et, quand cela vaut la peine, en contestation déposée dans les délais. Un agent IA rédige la contestation à partir des données de la facture, le médecin signe la justification médicale dans le logiciel médical, et rien n'est envoyé à l'organisme payeur avant l'accord du responsable facturation.
- Durée: 2 à 8 semaines
- Fréquence: Pour chaque facture rejetée
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les rejets s'accumulent dans la boîte de la facturation jusqu'à ce que quelqu'un ait le temps.
Chaque contestation est rédigée en partant de zéro.
Une contestation dépasse de quelques jours le délai de l'organisme payeur.
Le même rejet revient mois après mois.
Avec le modèle
Chaque rejet lance une exécution avec son motif et son délai de contestation.
Un agent IA rédige la contestation, et le responsable facturation la valide.
Le délai figure dans l'exécution dès le premier jour et il est vérifié avant tout envoi.
Chaque exécution se termine par une action corrective et un responsable.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
Démarre quand
L'organisme payeur rejette une facture. Le chargé de facturation lance une exécution avec le numéro de facture, l'organisme payeur, le motif du rejet et le délai de contestation.
- 1
Enregistrer le rejet
Jour 1Chargé de facturation · Équipe
Lancez l'exécution avec le numéro de facture, l'organisme payeur, le motif du rejet indiqué dans le retour et le délai de contestation. Utilisez le numéro de facture, pas le nom du patient.
Checklist
- Avis de rejet classé avec la facture
- Délai vérifié dans les règles de l'organisme payeur
Champs à remplir
- Numéro de facture (obligatoire)
- Organisme payeur (obligatoire)
- Motif du rejet (obligatoire)
- Date limite de contestation (obligatoire)
- 2
Trouver la cause et choisir l'action
Jours 1 à 3Chargé de facturation · Équipe
Comparez la facture avec l'enregistrement de la consultation, la couverture et l'éventuel accord préalable, et décidez de corriger et refacturer, de contester ou de passer en perte.
Checklist
- Couverture à la date des soins vérifiée
- Codes vérifiés avec l'enregistrement de la consultation
- Accord préalable vérifié
Champs à remplir
- Cause du rejet (obligatoire)
- Action (obligatoire)
- 3
Signer la justification médicale
Jours 2 à 5Médecin responsable · Équipe
Pour un rejet pour défaut de nécessité médicale, rédigez et signez la justification dans le logiciel médical ; pour une erreur de codage, confirmez les codes corrigés. Le contenu médical reste dans le logiciel médical, et cette étape enregistre seulement que c'est fait.
Checklist
- Codes corrigés confirmés
- Justification médicale signée si besoin
Champs à remplir
- Référence de la justification signée
- 4
Rédiger la contestation
Jour 5Rédacteur de contestations · Agent IA
Le rédacteur de contestations rédige le courrier de contestation ou la note de la facture corrigée à partir du numéro de facture, de l'organisme payeur, du motif du rejet et de la cause, selon le format de ses instructions, et liste les documents à fournir.
Champs à remplir
- Brouillon de la contestation (obligatoire)
- Documents à fournir
Contrôle humain: Le responsable facturation corrige et approuve la contestation à l'étape 5.
- 5
Approuver la contestation
Jour 6Responsable facturation · Équipe
Vérifiez le brouillon au regard des règles de l'organisme payeur, de la cause et du délai, corrigez-le et approuvez-le.
Checklist
- Délai non dépassé
- Chaque document listé est disponible
- Montants et codes justes
Approbation: Rien n'est envoyé à l'organisme payeur tant que le responsable facturation n'a pas approuvé la contestation.
- 6
Déposer la contestation
Jour 6 ou 7Chargé de facturation · Équipe
Déposez la contestation ou la facture corrigée sur le portail de l'organisme payeur ou par courrier, avec les documents listés, et notez la référence du dépôt.
Checklist
- Déposée avec tous les documents listés
- Accusé de réception conservé
Champs à remplir
- Déposée le (obligatoire)
- Référence du dépôt (obligatoire)
- 7
Enregistrer la décision de l'organisme payeur
Semaines 2 à 8Chargé de facturation · Équipe
Relancez jusqu'à la décision de l'organisme payeur, puis enregistrez le résultat et le montant payé. Tant que vous attendez sa réponse, marquez l'exécution comme bloquée et notez la prochaine date de relance.
Champs à remplir
- Résultat (obligatoire)
- Montant récupéré
- Suite en cas de nouveau rejet
- 8
Corriger la cause
Après la décisionResponsable facturation · Équipe
Décidez ce qui change pour que le même rejet ne revienne pas, par exemple un contrôle à l'accueil, une règle de codage ou une étape pour les accords préalables, et qui porte ce changement.
Checklist
- Accueil ou codage informés
- Type de rejet compté pour la revue mensuelle
Champs à remplir
- Action corrective (obligatoire)
- Responsable du changement (obligatoire)
Terminé quand
La facture est payée, passée en perte ou clôturée après contestation, et la cause du rejet a une solution et un responsable.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de contestations
Rédige la contestation à partir des données de la facture et de la cause trouvée par le chargé de facturation.
Ce qu'il fait
- Lit le numéro de facture, l'organisme payeur, le motif du rejet et la cause saisis dans l'exécution
- Suit le format de contestation indiqué dans les instructions de son étape
- Rédige le brouillon et la liste des documents dans son étape
- Termine son étape pour que le responsable facturation puisse le relire
Contrôle humain: Le responsable facturation corrige et approuve la contestation à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Enregistrez le rejet avec son motif et son délai de contestation le jour où il arrive, puis cherchez la cause et décidez de corriger, contester ou passer en perte. Les étapes 1 et 2 s'en chargent, et le délai figure dans l'exécution dès le premier jour.
Partez d'un format type rempli avec les données de la facture et la cause trouvée. À l'étape 4, le rédacteur de contestations rédige le courrier et liste les documents à joindre au dossier, et à l'étape 5 le responsable facturation le corrige et l'approuve.
Notez le délai de contestation dès l'enregistrement du rejet et vérifiez-le de nouveau avant tout envoi. L'étape 1 enregistre le délai, et l'étape 5 est un contrôle d'approbation où le responsable facturation confirme qu'il n'est pas dépassé.
Le médecin responsable, dans le dossier médical, jamais la facturation ni un agent IA. À l'étape 3, le médecin signe la justification médicale dans le logiciel médical, et l'exécution n'enregistre que sa référence.
Corrigez la cause après chaque décision, pour que le même rejet ne revienne pas le mois suivant. L'étape 8 enregistre une action corrective et son responsable, comme un nouveau contrôle à l'accueil ou une règle de codage.
Gardez chaque contestation ouverte jusqu'à la décision de l'organisme payeur, et notez ce qui a été récupéré. L'étape 7 enregistre le résultat et le montant, et les exécutions encore ouvertes montrent quelles contestations attendent.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.