Agencia inmobiliaria · Gestión de alquileres
Solicitud de reparación en un alquiler
Lleva cada reparación del aviso del inquilino a un arreglo confirmado y una factura revisada. El inquilino describe el problema en un enlace público, un agente de IA prepara el triaje y no se encarga ningún trabajo antes de aprobar el coste, con la aprobación del propietario por encima de su límite.
- Duración: 1 día a 3 semanas
- Frecuencia: Para cada reparación que avisa un inquilino
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los avisos de averías se quedan en un buzón compartido, y nadie sabe quién se encarga.
Los inquilinos describen el problema en tres llamadas.
Los profesionales empiezan trabajos por encima del límite del propietario sin aprobación.
Las facturas se pagan antes de que nadie compruebe que el problema está resuelto.
Con la plantilla
Cada reparación es una ejecución con un responsable, del aviso a la factura pagada.
El inquilino lo describe una vez en un enlace público, con las fotos compartidas como enlace.
No se encarga nada hasta aprobar el coste, con la aprobación del propietario por encima del límite.
El inquilino confirma el arreglo antes de pagar la factura.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un inquilino avisa de un problema por teléfono, correo o tu formulario de contacto. El coordinador de mantenimiento inicia una ejecución con la vivienda y el contacto del inquilino.
- 1
Registrar el aviso y compartir el enlace con el inquilino
Día 1Coordinador de mantenimiento · Equipo
Registra la vivienda y la primera descripción del inquilino, y envíale el enlace público de la ejecución para que complete los detalles. Si es una urgencia, sigue antes tu procedimiento de urgencias.
Lista de verificación
- Urgencia descartada o atendida
- Enlace público enviado al inquilino
Campos que rellenar
- Dirección de la vivienda (obligatorio)
- Teléfono del inquilino (obligatorio)
- Primera descripción (obligatorio)
- 2
Describir el problema
Día 1Inquilino · Enlace público
En el enlace público, el inquilino describe qué falla, dónde y desde cuándo, comparte un enlace a fotos o a un vídeo, e indica cuándo puede entrar un profesional.
Lista de verificación
- Problema y lugar descritos
- Fotos o vídeo compartidos como enlace
- Horarios de acceso indicados
Campos que rellenar
- Qué falla y dónde (obligatorio)
- Enlace a fotos o a un vídeo
- Cuándo puede entrar un profesional (obligatorio)
- Mascotas u observaciones de acceso
- 3
Hacer el triaje del aviso
Día 1Asistente de triaje · Agente de IA
El asistente de triaje lee la descripción del inquilino y prepara el triaje: el gremio probable, la urgencia según tu política de mantenimiento y las preguntas para el profesional.
Campos que rellenar
- Gremio propuesto (obligatorio)
- Urgencia propuesta (obligatorio)
- Notas para el profesional (obligatorio)
Revisión humana: El coordinador de mantenimiento confirma o corrige el triaje en el paso 4.
- 4
Confirmar el triaje y pedir presupuesto
Días 1 a 3Coordinador de mantenimiento · Equipo
Revisa el triaje, corrige la urgencia si hace falta y pide un presupuesto por escrito a un profesional de tu lista aprobada.
Lista de verificación
- Urgencia comprobada con tu política de mantenimiento
- Profesional de la lista aprobada
- Presupuesto recibido por escrito
Campos que rellenar
- Profesional (obligatorio)
- Importe del presupuesto (obligatorio)
- Enlace al presupuesto (obligatorio)
- 5
Aprobar el coste
Oculto en el enlace públicoDías 2 a 4Gestor de alquileres · Equipo
Compara el presupuesto con el límite de gasto del propietario en el contrato de gestión. Si lo supera, consigue la aprobación por escrito del propietario y regístrala antes de aprobar.
Lista de verificación
- La reparación corresponde al propietario según el contrato
- Presupuesto comparado con el límite de gasto
- Aprobación del propietario registrada si supera el límite
Campos que rellenar
- Aprobación del propietario (obligatorio)
Aprobación: No se encarga ningún trabajo hasta que el gestor de alquileres aprueba el coste.
- 6
Encargar y completar la reparación
Días 3 a 14Coordinador de mantenimiento · Equipo
Encarga el trabajo dentro de los horarios del inquilino, sigue el trabajo y registra lo que se hizo. Si espera piezas, marca la ejecución como bloqueada y anota el motivo.
Lista de verificación
- Profesional citado dentro de los horarios indicados
- Inquilino avisado de la fecha
- Parte de trabajo del profesional recibido
Campos que rellenar
- Fecha de la reparación (obligatorio)
- Trabajo realizado (obligatorio)
- 7
Confirmar que el problema está resuelto
En los 2 días siguientes a la reparaciónInquilino · Enlace público
En el enlace público, el inquilino confirma si el problema está resuelto, valora la visita del profesional y anota lo que aún falla.
Campos que rellenar
- ¿Está resuelto el problema? (obligatorio)
- Valoración de la visita
- Lo que aún falla
- 8
Revisar y pagar la factura
Oculto en el enlace públicoSemanas 2 a 3Administrativo contable · Equipo
Compara la factura con el presupuesto aprobado y la confirmación del inquilino, cárgala en la cuenta del propietario y paga al profesional.
Lista de verificación
- La factura coincide con el presupuesto aprobado
- El inquilino confirmó el arreglo
- Cargada en la cuenta del propietario
- Profesional pagado
Campos que rellenar
- Enlace a la factura (obligatorio)
- Importe facturado (obligatorio)
Termina cuando
La reparación está hecha y confirmada por el inquilino, la factura coincide con el presupuesto aprobado y el coste está cargado en la cuenta del propietario.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Asistente de triaje
Propone el gremio, la urgencia y las preguntas para el profesional a partir de la descripción del inquilino.
Qué hace
- Lee la descripción del inquilino y los datos de la vivienda en la ejecución
- Aplica los niveles de urgencia de las instrucciones de su paso
- Registra en su paso el gremio, la urgencia y las notas propuestas
- Completa su paso para que el coordinador confirme el triaje
Revisión humana: El coordinador de mantenimiento confirma o corrige el triaje en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Da a cada reparación su propia ejecución, del aviso a la factura pagada, para que nada viva solo en un buzón. Los pasos 1 a 8 llevan cada aviso hasta una factura revisada, y una ejecución marcada como bloqueada muestra qué trabajos esperan piezas.
Pide siempre los mismos datos: qué falla, dónde, desde cuándo, fotos y horarios de acceso. El paso 2 pide exactamente eso en el enlace público, con las fotos compartidas como enlace.
Deja que la IA proponga el gremio y la urgencia a partir de la descripción del inquilino, y que el coordinador lo confirme. En el paso 3 el asistente de triaje prepara el triaje, y en el paso 4 el coordinador de mantenimiento lo compara con tu política de mantenimiento.
Compara cada presupuesto con el límite de gasto del contrato de gestión antes de encargar el trabajo. El paso 5 es un control de aprobación: no se encarga ningún trabajo hasta que el gestor de alquileres aprueba el coste, con la aprobación del propietario registrada si supera el límite.
Pregunta al inquilino, no solo al profesional, antes de pagar la factura. En el paso 7 el inquilino confirma el arreglo y valora la visita en el enlace público, y el paso 8 lo comprueba antes de pagar al profesional.
Compara cada factura con el presupuesto aprobado y con el trabajo que confirmó el inquilino. El paso 8 lo hace antes de cargar el coste al propietario y pagar al profesional.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.