Agencia inmobiliaria · Gestión de alquileres
Selección de inquilinos y entrada en la vivienda
Lleva a un solicitante de la solicitud a las llaves en la mano con cada comprobación registrada. El solicitante completa la solicitud en un enlace público, un agente de IA la resume para el propietario y las llaves no se entregan antes de confirmar la fianza y la primera renta.
- Duración: 1 a 3 semanas
- Frecuencia: Para cada solicitud de alquiler
- Pasos: 9 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 2 aprobaciones
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Las solicitudes llegan como hilos de correo a los que les faltan nóminas.
Cada agente evalúa a los solicitantes de forma un poco distinta.
El propietario aprueba a un inquilino por teléfono, y nadie puede demostrarlo después.
Las llaves se entregan antes de que llegue la fianza.
Con la plantilla
El solicitante completa una sola solicitud en un enlace público, con enlaces a sus justificantes de ingresos.
Cada solicitante se evalúa con los mismos criterios de tu política de alquiler.
La decisión del propietario queda en la ejecución antes de enviar el contrato.
La entrega de llaves sigue bloqueada hasta que se confirma el pago.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un solicitante quiere alquilar una vivienda que gestionas. El agente de alquileres inicia una ejecución con la vivienda, la renta y la fecha de entrada deseada.
- 1
Registrar la solicitud y compartir el enlace con el solicitante
Día 1Agente de alquileres · Equipo
Rellena la vivienda, la renta y la fecha de entrada deseada, y envía al solicitante el enlace público de la ejecución con la solicitud.
Lista de verificación
- Visita hecha
- Enlace público enviado al solicitante
Campos que rellenar
- Dirección de la vivienda (obligatorio)
- Renta mensual (obligatorio)
- Correo del solicitante (obligatorio)
- Fecha de entrada deseada (obligatorio)
- 2
Completar la solicitud de alquiler
Días 1 a 3Solicitante · Enlace público
En el enlace público, el solicitante indica su empleo e ingresos, el contacto de su arrendador actual y quién vivirá en la vivienda, y comparte enlaces seguros a sus justificantes de ingresos e identidad según pida la agencia.
Lista de verificación
- Empleo e ingresos indicados
- Contacto del arrendador actual indicado
- Todas las personas que vivirán allí indicadas
Campos que rellenar
- Ingresos mensuales del hogar (obligatorio)
- Contacto del arrendador actual (obligatorio)
- Quién vivirá en la vivienda (obligatorio)
- Enlace al justificante de ingresos (obligatorio)
- 3
Comprobar identidad, ingresos y referencias
Oculto en el enlace públicoDías 3 a 5Gestor de alquileres · Equipo
Comprueba la identidad, los ingresos según tu política de alquiler y la referencia del arrendador actual, como exigen tus normas, con los mismos criterios para cada solicitante. Si falta una referencia, marca la ejecución como bloqueada y anota a quién esperas.
Lista de verificación
- Identidad comprobada
- Ingresos comprobados según tu política de alquiler
- Referencia del arrendador actual recibida
- Mismos criterios que para cualquier solicitante
Campos que rellenar
- Resultado de la comprobación (obligatorio)
- Notas sobre las comprobaciones (obligatorio)
- 4
Resumir la solicitud para el propietario
Día 5Redactor de resúmenes de solicitudes · Agente de IA
El redactor de resúmenes de solicitudes redacta un resumen breve para el propietario a partir de la solicitud y del resultado de las comprobaciones, tratando solo los criterios de tu política de alquiler.
Campos que rellenar
- Borrador del resumen de la solicitud (obligatorio)
Revisión humana: El gestor de alquileres revisa el resumen y registra la decisión del propietario en el paso 5.
- 5
Aprobar al solicitante con el propietario
Oculto en el enlace públicoDías 5 a 7Gestor de alquileres · Equipo
Compara el resumen con las comprobaciones, envíalo al propietario y registra su decisión y sus condiciones antes de aprobar.
Lista de verificación
- El resumen coincide con las comprobaciones
- Solo se usan tus criterios de alquiler
- Decisión del propietario recibida por escrito
Campos que rellenar
- Decisión del propietario (obligatorio)
- Condiciones del propietario
Aprobación: El contrato y la entrada siguen bloqueados hasta que el gestor de alquileres aprueba al solicitante con la decisión del propietario registrada.
- 6
Enviar el contrato y los pagos de entrada
Días 7 a 8Agente de alquileres · Equipo
Envía el contrato para firmar, y explica al solicitante qué debe pagar antes de la entrada y hasta cuándo.
Lista de verificación
- Contrato enviado para firmar
- Importes de fianza y primera renta enviados
- Fecha de entrada confirmada
Campos que rellenar
- Enlace al contrato (obligatorio)
- Importe de la fianza (obligatorio)
- Fecha de entrada (obligatorio)
- 7
Firmar el contrato y confirmar el pago
Días 8 a 12Solicitante · Enlace público
En el enlace público, el solicitante confirma que ha firmado el contrato y pagado la fianza y la primera renta, indica la referencia del pago y elige un día para recoger las llaves.
Lista de verificación
- Contrato firmado
- Fianza pagada
- Primera renta pagada
Campos que rellenar
- Referencia del pago (obligatorio)
- Día preferido para recoger las llaves (obligatorio)
- 8
Confirmar que el dinero ha llegado
Antes de la entradaAdministrativo contable · Equipo
Comprueba que la fianza y la primera renta han llegado, y deposita o registra la fianza como exijan tus normas locales.
Lista de verificación
- Fianza recibida
- Primera renta recibida
- Fianza depositada como exigen tus normas
Campos que rellenar
- Pago recibido el (obligatorio)
Aprobación: La entrega de llaves sigue bloqueada hasta que el administrativo contable confirma que la fianza y la primera renta se han recibido.
- 9
Entregar las llaves y registrar el estado de entrada
Día de la entradaAgente de alquileres · Equipo
Recorre la vivienda con el inquilino, registra el estado y las lecturas de contadores, y entrega las llaves.
Lista de verificación
- Estado registrado estancia por estancia
- Lecturas de contadores tomadas
- Llaves entregadas
- Contrato firmado también por el propietario
Campos que rellenar
- Enlace al acta de entrada y las fotos (obligatorio)
- Número de llaves entregadas (obligatorio)
Termina cuando
El propietario ha aprobado al inquilino, el contrato está firmado, la fianza y la primera renta se han recibido, y el inquilino tiene las llaves y un acta de entrada.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de resúmenes de solicitudes
Convierte la solicitud y el resultado de las comprobaciones en un resumen breve para el propietario.
Qué hace
- Lee la solicitud y el resultado de las comprobaciones en la ejecución
- Trata solo los criterios de las instrucciones de su paso
- Escribe el borrador del resumen en su paso
- Completa su paso para que el gestor de alquileres lo revise
Revisión humana: El gestor de alquileres revisa el resumen y registra la decisión del propietario en el paso 5.
Preguntas que responde esta plantilla
Usa los mismos criterios escritos para cada solicitante y registra cada comprobación. El paso 3 comprueba identidad, ingresos y referencias según tu política de alquiler, y el paso 4 resume la solicitud solo con esos criterios.
Da al solicitante un enlace que lo pida todo y admita enlaces a sus justificantes de ingresos. El paso 2 recoge la solicitud en el enlace público, y en el paso 3 la ejecución queda bloqueada mientras falte una referencia.
Deja que la IA resuma la solicitud y las comprobaciones para el propietario, y que la decisión siga en manos de personas. En el paso 4 el redactor de resúmenes de solicitudes lo redacta, y en el paso 5 el gestor de alquileres lo revisa antes de que lo vea el propietario.
Envía al propietario un resumen revisado y registra su decisión y sus condiciones en la ejecución. El paso 5 es un control de aprobación: el contrato sigue bloqueado hasta que el gestor de alquileres registra la decisión del propietario y aprueba al solicitante.
Vincula la entrega de llaves a un pago confirmado y no a la fecha de entrada. El paso 8 es un control de aprobación: la entrega de llaves sigue bloqueada hasta que el administrativo contable confirma que la fianza y la primera renta se han recibido.
Recoge el estado estancia por estancia, las lecturas de contadores y las llaves entregadas, con fotos. El paso 9 lo hace el día de la entrada y guarda el enlace al acta, para tener con qué comparar al final del alquiler.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.