Agencia inmobiliaria · Gestión de alquileres
Fin del alquiler y devolución de la fianza
Devuelve cada fianza a tiempo, con descuentos que puedes explicar. El inquilino confirma los datos de salida en un enlace público, la inspección de salida se compara con el acta de entrada, un agente de IA redacta la carta de descuentos y nada llega al inquilino antes de aprobar los descuentos.
- Duración: 2 a 4 semanas
- Frecuencia: Para cada alquiler que termina
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los descuentos se deciden de memoria semanas después de la salida.
El inquilino recibe un correo corto con un total y sin explicación.
Un descuento reclamado retiene sin que nadie lo vea toda la fianza.
Falta la nueva dirección cuando el dinero está listo.
Con la plantilla
Cada descuento remite a una diferencia registrada frente al acta de entrada.
Una carta aprobada explica cada descuento, y el inquilino responde en un enlace público.
Una reclamación marca la ejecución como bloqueada con el procedimiento anotado, y la parte no reclamada se paga como permitan tus normas.
El inquilino da su nueva dirección antes de irse.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un inquilino da el preaviso, o un contrato termina sin renovación. El gestor de alquileres inicia una ejecución con la vivienda, la fecha de salida y la fianza depositada.
- 1
Registrar el preaviso y compartir el enlace con el inquilino
Día 1Gestor de alquileres · Equipo
Registra la fecha de salida y la fianza depositada, avisa al propietario, y envía al inquilino el enlace público de la ejecución con la checklist de salida.
Lista de verificación
- Preaviso comprobado con el contrato
- Propietario avisado
- Enlace público enviado al inquilino
Campos que rellenar
- Dirección de la vivienda (obligatorio)
- Fecha de salida (obligatorio)
- Fianza depositada (obligatorio)
- Correo del inquilino (obligatorio)
- 2
Confirmar los datos de salida
Antes de la salidaInquilino · Enlace público
En el enlace público, el inquilino da su nueva dirección, confirma la limpieza y los suministros, y elige un momento para la inspección de salida.
Lista de verificación
- Vivienda limpia y vacía
- Suministros y lecturas finales gestionados
- Todas las llaves listas para devolver
Campos que rellenar
- Nueva dirección (obligatorio)
- Fecha preferida para la inspección (obligatorio)
- Teléfono
- 3
Hacer la inspección de salida
Día de la salidaGestor de alquileres · Equipo
Recorre la vivienda con el acta de entrada a mano, registra el estado y las lecturas de contadores, haz fotos y recoge las llaves.
Lista de verificación
- Comparado estancia por estancia con el acta de entrada
- Lecturas de contadores tomadas
- Todas las llaves recogidas
Campos que rellenar
- Enlace al acta de entrada (obligatorio)
- Enlace a las fotos de salida (obligatorio)
- Diferencias con el acta de entrada (obligatorio)
- 4
Valorar los descuentos propuestos
Oculto en el enlace públicoDías 1 a 5 tras la salidaGestor de alquileres · Equipo
Separa los daños del desgaste normal, valora cada descuento con un presupuesto o una factura, y registra la opinión del propietario.
Lista de verificación
- Desgaste normal excluido
- Cada descuento respaldado por presupuesto o factura
- Rentas y recibos pendientes revisados
Campos que rellenar
- Descuentos propuestos e importes (obligatorio)
- Total de descuentos (obligatorio)
- Opinión del propietario (obligatorio)
- 5
Redactar la carta de descuentos
Día 5Redactor de cartas de fianza · Agente de IA
El redactor de cartas de fianza redacta la carta al inquilino: cada descuento propuesto, el hallazgo de la inspección que lo justifica y el importe que se devuelve.
Campos que rellenar
- Borrador de la carta al inquilino (obligatorio)
Revisión humana: El responsable de gestión de alquileres corrige y aprueba la carta en el paso 6.
- 6
Aprobar los descuentos y la carta
Oculto en el enlace públicoDías 5 a 7Responsable de gestión de alquileres · Equipo
Compara cada descuento con el acta de entrada, las fotos y tus normas locales, corrige la carta y apruébala.
Lista de verificación
- Cada descuento corresponde a una diferencia registrada
- Importes respaldados por presupuestos o facturas
- La carta es clara y cordial
Aprobación: Nada llega al inquilino hasta que el responsable de gestión de alquileres aprueba los descuentos y la carta.
- 7
Aceptar o reclamar los descuentos
Dentro del plazo de la cartaInquilino · Enlace público
El gestor de alquileres envía por correo al inquilino la carta aprobada, y el inquilino registra en el enlace público si está de acuerdo, con sus motivos y un enlace a sus pruebas si no lo está.
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Motivos del desacuerdo
- Enlace a tus pruebas
- 8
Pagar la fianza
Dentro del plazo de tus normasAdministrativo contable · Equipo
Paga los importes acordados al inquilino y al propietario. Si el inquilino reclama un descuento, paga la parte no reclamada como permitan tus normas, marca la ejecución como bloqueada y anota el procedimiento de reclamación.
Lista de verificación
- Importes iguales a los descuentos acordados
- Inquilino pagado
- Descuentos acordados pagados al propietario
- Fianza liberada donde tus normas lo exijan
Campos que rellenar
- Devuelto al inquilino (obligatorio)
- Pagado al propietario
- Pagado el (obligatorio)
Termina cuando
Las llaves están devueltas, los descuentos están acordados o en el procedimiento de reclamación que fijan tus normas locales, y la fianza está pagada al inquilino y al propietario.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de cartas de fianza
Convierte las diferencias de la inspección y los descuentos valorados en una carta clara para el inquilino.
Qué hace
- Lee las diferencias, los descuentos y el importe de la fianza en la ejecución
- Sigue el formato de carta de las instrucciones de su paso
- Escribe el borrador de la carta en su paso
- Completa su paso para que el responsable de gestión de alquileres lo revise
Revisión humana: El responsable de gestión de alquileres corrige y aprueba la carta en el paso 6.
Preguntas que responde esta plantilla
Haz que cada salida siga los mismos pasos, del preaviso al último pago. Los pasos 1 a 8 llevan el alquiler del preaviso del inquilino a la fianza pagada, con la inspección, los descuentos y la respuesta del inquilino en medio.
Compara la inspección de salida con el acta de entrada, deja fuera el desgaste normal y respalda cada descuento con un presupuesto o una factura. Los pasos 3 y 4 lo hacen, y la opinión del propietario se registra antes de proponer nada.
Deja que la IA redacte la carta con las diferencias y los importes registrados, y que un responsable revise cada línea. En el paso 5 el redactor de cartas de fianza la redacta, y en el paso 6 el responsable de gestión de alquileres la corrige y la aprueba.
Enseña al inquilino cada descuento con el hallazgo que lo justifica, y deja que responda en un solo lugar. El paso 6 aprueba una carta clara, y en el paso 7 el inquilino acepta o reclama en el enlace público, con sus motivos.
Compara cada estancia con el acta de entrada y las fotos, y registra las lecturas de contadores y las llaves devueltas. El paso 3 registra las diferencias y los enlaces a ambas actas, para que cada descuento pueda remitir a ellas.
Planifica el pago desde la fecha de salida y el plazo que fijan tus normas locales, y haz visible cualquier reclamación en lugar de dejarla parada. El paso 8 paga los importes acordados, y un descuento reclamado marca la ejecución como bloqueada con el procedimiento anotado.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.