Agencia de automatización · Atención al cliente
Revisión trimestral del estado de las automatizaciones
Enseña cada trimestre a tus clientes de soporte qué hicieron sus automatizaciones, qué falló y qué podría romperse después. El cliente cuenta en un enlace público qué cambia en su lado, el informe se aprueba antes de que lo vea y cada mejora que aprueba se convierte en trabajo planificado.
- Duración: 2 a 4 semanas
- Frecuencia: Cada trimestre, para cada cliente de soporte
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los clientes de soporte solo saben de la agencia cuando algo se rompe.
Las credenciales caducan y las aplicaciones conectadas cambian sin avisar.
El informe de revisión se prepara la noche antes de la reunión.
Las ideas de mejora se olvidan después de la reunión.
Con la plantilla
Cada trimestre el cliente recibe un informe de lo que funcionó, lo que falló y lo que viene.
Las credenciales que caducan y los cambios anunciados se listan y se planifican cada trimestre.
Un agente de IA redacta el informe con los datos de estado, y el arquitecto de soluciones lo aprueba.
El cliente aprueba mejoras en el enlace público, y cada una se convierte en una solicitud de cambio.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Termina un trimestre para un cliente con contrato de soporte de automatizaciones. El gerente de entrega inicia una ejecución con el nombre del cliente y la fecha de la reunión de revisión.
- 1
Agendar la revisión y compartir el enlace
Semana 1Gerente de entrega · Equipo
Agenda la reunión de revisión y envía al contacto del cliente el enlace público de la ejecución, para que cuente qué cambia en su lado.
Lista de verificación
- Reunión de revisión agendada
- Enlace público enviado al contacto del cliente
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Fecha de la reunión de revisión (obligatorio)
- Correo del contacto del cliente (obligatorio)
- 2
Contar qué cambia en tu negocio
Semana 1Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente anota los cambios en sus sistemas y procesos, los planes para el próximo trimestre y lo bien que le han servido las automatizaciones.
Lista de verificación
- Cambios previstos en sistemas anotados
- Procesos que quieres automatizar después anotados
Campos que rellenar
- Cambios en tus sistemas o procesos (obligatorio)
- Planes para el próximo trimestre
- Lo bien que te han servido las automatizaciones (obligatorio)
- 3
Reunir los datos de estado
Semanas 1 a 2Ingeniero de automatización · Equipo
Anota en cada automatización el volumen de ejecuciones, los fallos y sus causas, las credenciales que caducan el próximo trimestre y los cambios anunciados por las aplicaciones conectadas.
Lista de verificación
- Ejecuciones y fallos por automatización anotados
- Credenciales que caducan el próximo trimestre listadas
- Cambios anunciados en aplicaciones conectadas revisados
- Uso frente a los límites del plan revisado
Campos que rellenar
- Datos de estado por automatización (obligatorio)
- Fallos este trimestre (obligatorio)
- Enlace a la exportación del historial de ejecuciones
- 4
Redactar el informe de estado
Semana 2Redactor de informes de estado · Agente de IA
El redactor de informes convierte lo que contó el cliente y los datos de estado en un informe: qué funcionó, qué falló y por qué, riesgos del próximo trimestre y mejoras propuestas.
Campos que rellenar
- Borrador del informe de estado (obligatorio)
Revisión humana: El arquitecto de soluciones corrige y aprueba el informe en el paso 5.
- 5
Aprobar el informe y las propuestas
Oculto en el enlace públicoSemana 2Arquitecto de soluciones · Equipo
Corrige el informe, contrasta cada riesgo con los datos de estado y decide qué mejoras propones y a qué precio.
Lista de verificación
- Cada riesgo está respaldado por los datos de estado
- Cada mejora tiene una estimación
- El tono es adecuado para el cliente
Campos que rellenar
- Enlace al informe final (obligatorio)
- Mejoras propuestas y estimaciones (obligatorio)
Aprobación: Nada llega al cliente hasta que el arquitecto de soluciones aprueba el informe.
- 6
Celebrar la reunión de revisión
Semana 3Gerente de entrega · Equipo
Repasa con el cliente el informe, los riesgos y las mejoras propuestas, envíale el informe por correo y acuerda con él las prioridades del próximo trimestre.
Lista de verificación
- Informe repasado
- Responsable y fecha acordados para cada riesgo
- Prioridades del próximo trimestre acordadas
Campos que rellenar
- Notas de la reunión (obligatorio)
- 7
Elegir las mejoras del próximo trimestre
Semana 3Contacto del cliente · Enlace público
Con el informe que le envió el gerente de entrega por correo, el cliente registra en el enlace público qué mejoras aprueba y cuáles aplaza.
Campos que rellenar
- Mejoras que apruebas (obligatorio)
- Mejoras que aplazas
- Orden de compra o referencia
- 8
Planificar el trabajo siguiente
Semanas 3 a 4Gerente de entrega · Equipo
Abre una solicitud de cambio para cada mejora aprobada, planifica la renovación de credenciales y agenda la siguiente revisión.
Lista de verificación
- Solicitud de cambio abierta para cada mejora aprobada
- Renovación de credenciales planificada
- Siguiente revisión agendada
Campos que rellenar
- Fecha de la siguiente revisión (obligatorio)
Termina cuando
El cliente ha revisado un informe de estado aprobado y ha elegido las mejoras del próximo trimestre, y cada riesgo encontrado tiene responsable y fecha.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de informes de estado
Convierte lo que cuenta el cliente y los datos de estado en un informe trimestral.
Qué hace
- Lee lo que contó el cliente y los datos de estado en la ejecución
- Escribe qué funcionó, qué falló y por qué, y los riesgos del próximo trimestre
- Propone mejoras para que decida el arquitecto de soluciones
- Registra el borrador del informe en su paso
Revisión humana: El arquitecto de soluciones corrige y aprueba el informe en el paso 5.
Preguntas que responde esta plantilla
Revisa en cada automatización el volumen de ejecuciones, los fallos y sus causas, las credenciales a punto de caducar, los cambios anunciados en aplicaciones conectadas y el uso frente a los límites del plan. El paso 3 tiene un punto de la lista para cada uno de estos aspectos, y el paso 4 convierte los resultados en un informe.
Enséñale qué funcionó, qué falló y cómo se resolvió, junto a lo que probablemente cambie el próximo trimestre. El paso 4 redacta ese informe con los datos de estado, y en el paso 6 el gerente de entrega lo repasa con el cliente.
Mira hacia delante: credenciales que caducan, cambios anunciados por aplicaciones conectadas, límites de las plataformas y cambios en los propios sistemas del cliente. El paso 2 pregunta al cliente por los cambios previstos en el enlace público, y el paso 3 lista en cada automatización las credenciales que caducan y los cambios anunciados.
Deja que la IA convierta los datos de estado y lo que cuenta el cliente en un primer informe, y que un experto lo apruebe antes de que lo vea el cliente. En el paso 4 el redactor de informes escribe el informe y propone mejoras, y el paso 5 es un control de aprobación en el que el arquitecto de soluciones lo corrige.
Propón mejoras que salgan de los propios datos del cliente y deja que elija por escrito. En el paso 7 el cliente aprueba o aplaza cada mejora en el enlace público, y el paso 8 abre una solicitud de cambio para cada mejora aprobada.
Revisa las automatizaciones de cada cliente de soporte una vez por trimestre, y antes si cambian sus sistemas. El paso 8 agenda la siguiente revisión antes de cerrar la ejecución, para que no se salte ningún trimestre.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.