Agencia de automatización · Soporte
Respuesta a un fallo de automatización
Gestiona una automatización de cliente que falla o se comporta mal con el mismo cuidado cada vez. El cliente conoce los hechos el mismo día, los registros afectados solo se reprocesan con un plan aprobado y el cliente confirma sus datos en un enlace público antes de cerrar la ejecución.
- Duración: 1 a 5 días
- Frecuencia: Para cada automatización de cliente que falla
- Pasos: 11 pasos
- Agentes de IA: 2 agentes de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
El ingeniero arregla el fallo en silencio y el cliente encuentra los datos erróneos una semana después.
Los registros fallidos se relanzan a mano y algunos acaban dos veces en el sistema del cliente.
Nadie sabe exactamente qué registros se vieron afectados.
El mismo fallo vuelve tras el siguiente cambio en una aplicación conectada.
Con la plantilla
El cliente recibe una actualización revisada el mismo día y al final confirma sus datos.
El reproceso sigue un plan aprobado con control de duplicados.
El ingeniero lista los registros afectados, y el cliente los revisa en sus propios sistemas.
Cada fallo termina con acciones de prevención con responsable y un manual de operación actualizado.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Salta una alerta de fallo de una automatización de cliente, o el cliente avisa de datos erróneos o que faltan. El ingeniero de automatización inicia una ejecución con el cliente, la automatización y lo que falló.
- 1
Registrar el fallo y pausar la automatización si hace falta
Hora 1Ingeniero de automatización · Equipo
Anota qué falló y desde cuándo. Si la automatización está escribiendo datos erróneos, páusala para que no se vean afectados más registros.
Lista de verificación
- Fallo confirmado en el historial de ejecuciones
- Automatización pausada si escribe datos erróneos
- Gerente de entrega avisado
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Automatización (obligatorio)
- Qué falló (obligatorio)
- Gravedad (obligatorio)
- 2
Localizar los registros afectados y la causa
Horas 1 a 4Ingeniero de automatización · Equipo
Usa el historial de ejecuciones y los registros de actividad para listar cada registro que falló, se saltó o se escribió mal, y anota la causa o lo que has descartado.
Lista de verificación
- Ventana de tiempo del fallo fijada
- Registros afectados listados
- Causa encontrada o acotada
Campos que rellenar
- Número de registros afectados (obligatorio)
- Enlace a la lista de registros afectados (obligatorio)
- Causa (obligatorio)
- Tipo de causa (obligatorio)
- 3
Redactar la actualización al cliente
Hora 4Redactor de actualizaciones · Agente de IA
El redactor de actualizaciones convierte las notas del fallo en un mensaje claro: qué pasó, qué registros están afectados, qué se ha hecho y qué viene ahora.
Campos que rellenar
- Borrador de la actualización (obligatorio)
Revisión humana: El gerente de entrega corrige la actualización y la envía en el paso 4.
- 4
Enviar la actualización al cliente
Hora 4Gerente de entrega · Equipo
Corrige la actualización para que solo contenga hechos y envíala al cliente por correo, con la lista de registros afectados y el enlace público de la ejecución.
Lista de verificación
- Los hechos coinciden con las notas del ingeniero
- Sin suposiciones sobre la causa
- Enlace público enviado al contacto del cliente
Campos que rellenar
- Actualización enviada (obligatorio)
- 5
Confirmar el impacto en tu lado
Día 1Contacto del cliente · Enlace público
Tras contrastar la lista recibida por correo con sus propios sistemas, el cliente anota en el enlace público qué registros ve como erróneos o ausentes y si alguien ya ha actuado con datos erróneos.
Lista de verificación
- Registros afectados revisados en tus propios sistemas
- Soluciones provisionales anotadas
Campos que rellenar
- Registros que ves erróneos o ausentes (obligatorio)
- ¿Alguien ha actuado con datos erróneos? (obligatorio)
- Soluciones provisionales
- 6
Arreglar la causa y planificar el reproceso
Días 1 a 2Ingeniero de automatización · Equipo
Arregla la causa en el entorno de pruebas, prueba el arreglo con los registros fallidos y describe cómo se reprocesarán los registros afectados sin crear duplicados.
Lista de verificación
- Arreglo probado con los registros fallidos
- Control de duplicados en el plan
- Credenciales o conexiones caducadas renovadas
Campos que rellenar
- Notas del arreglo (obligatorio)
- Plan de reproceso (obligatorio)
- 7
Aprobar el arreglo y el plan de reproceso
Día 2Arquitecto de soluciones · Equipo
Comprueba que el arreglo elimina la causa y que el plan de reproceso no puede crear duplicados ni sobrescribir datos correctos.
Lista de verificación
- El arreglo elimina la causa, no solo el síntoma
- El reproceso no puede crear duplicados
- La versión anterior se puede restaurar
Aprobación: El reinicio y el reproceso siguen bloqueados hasta que el arquitecto de soluciones aprueba el arreglo y el plan.
- 8
Reiniciar la automatización y reprocesar los registros
Día 2Ingeniero de automatización · Equipo
Publica el arreglo, reinicia la automatización, reprocesa los registros afectados y revisa cada uno contra la lista.
Lista de verificación
- Arreglo publicado
- Automatización reiniciada
- Cada registro afectado reprocesado o corregido
Campos que rellenar
- Registros reprocesados (obligatorio)
- Registros corregidos a mano
- 9
Confirmar que tus datos son correctos
Días 2 a 3Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente revisa los registros reprocesados en sus propios sistemas y confirma que los datos son correctos, o anota lo que sigue mal.
Campos que rellenar
- Los datos son correctos (obligatorio)
- Qué sigue mal
- 10
Redactar el análisis del incidente
Día 3Redactor de análisis de incidentes · Agente de IA
El redactor de análisis resume la ejecución: cronología, causa, impacto, arreglo y acciones de prevención propuestas.
Campos que rellenar
- Borrador del análisis del incidente (obligatorio)
Revisión humana: El arquitecto de soluciones corrige el análisis y acuerda las acciones de prevención en el paso 11.
- 11
Acordar las acciones de prevención
Oculto en el enlace públicoDías 3 a 5Arquitecto de soluciones · Equipo
Corrige el análisis, decide qué acciones de prevención se toman y quién se encarga de cada una, y añade el nuevo caso de fallo al manual de operación.
Lista de verificación
- Análisis corregido
- Cada acción de prevención tiene responsable
- El manual cubre el nuevo caso de fallo
Campos que rellenar
- Acciones de prevención y responsables (obligatorio)
- Enlace al manual actualizado (obligatorio)
Termina cuando
La automatización vuelve a funcionar bien, cada registro afectado está corregido, el cliente ha confirmado sus datos y las acciones de prevención tienen responsable.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de actualizaciones
Convierte las notas del ingeniero sobre el fallo en una actualización clara para el cliente.
Qué hace
- Lee el fallo, la causa y los registros afectados registrados en la ejecución
- Escribe qué pasó, qué está afectado y qué viene ahora
- Registra el borrador de la actualización en su paso y lo completa
Revisión humana: El gerente de entrega corrige la actualización y la envía en el paso 4.
Redactor de análisis de incidentes
Resume toda la ejecución en un breve análisis del incidente.
Qué hace
- Lee los valores y las listas de verificación de cada paso anterior
- Escribe la cronología, la causa, el impacto y el arreglo
- Propone acciones de prevención para que decida una persona
- Registra el borrador del análisis en su paso
Revisión humana: El arquitecto de soluciones corrige el análisis y acuerda las acciones de prevención en el paso 11.
Preguntas que responde esta plantilla
Pausa la automatización si escribe datos erróneos, localiza cada registro afectado, cuéntale al cliente lo que sabes y solo después arregla y reprocesa. Los pasos 1 y 2 pausan la automatización y listan los registros afectados, y el paso 4 envía al cliente una actualización revisada antes de publicar ningún arreglo.
Escribe un plan de reproceso con un control de duplicados y haz que otra persona lo apruebe antes de volver a ejecutar nada. El paso 6 pide ese plan junto con el arreglo, y el paso 7 es un control de aprobación que mantiene bloqueado el reinicio hasta que el arquitecto de soluciones aprueba ambos.
Envía hechos el mismo día: qué pasó, qué registros están afectados, qué has hecho ya y cuándo volverá a saber de ti. El paso 3 redacta esa actualización con las notas del ingeniero, y en el paso 4 el gerente de entrega quita cualquier suposición y se la envía al cliente por correo con el enlace público.
Fija la ventana de tiempo del fallo, lista cada registro que falló, se saltó o se escribió mal, y deja que el cliente revise su lado. El paso 2 lista los registros afectados, el paso 4 envía esa lista al cliente por correo, y en el paso 5 el cliente confirma en el enlace público lo que ve como erróneo o ausente.
Analiza la causa de cada fallo y da a cada acción de prevención un responsable. El paso 10 redacta el análisis del incidente, y en el paso 11 el arquitecto de soluciones acuerda las acciones de prevención y añade el nuevo caso de fallo al manual de operación.
Deja que la IA escriba la actualización al cliente y el análisis del incidente con las notas del ingeniero, y pon a una persona entre la IA y el cliente. El paso 3 redacta la actualización que el gerente de entrega corrige en el paso 4, y el paso 10 redacta el análisis que el arquitecto de soluciones corrige en el paso 11.
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Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.