Firma de reclutamiento · Cumplimiento normativo
Incorporación y verificación de contratistas
Lleva a cada contratista del encargo aceptado a su primer día con la identidad, el permiso de trabajo, las referencias y las verificaciones del cliente comprobadas y aprobadas. El contratista confirma sus datos en un enlace público, y la nómina y la confirmación del inicio siguen bloqueadas hasta que el responsable de cumplimiento aprueba.
- Duración: 3 a 10 días
- Frecuencia: Para cada nuevo encargo de un contratista
- Pasos: 10 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los datos, las referencias y el consentimiento llegan por partes por correo y mensajes.
Un contratista empieza el lunes con una referencia o el permiso de trabajo aún pendientes.
Los expedientes se revisan de memoria, y se cuela una verificación que falta o un permiso que caduca.
La primera hoja de horas llega tarde porque nadie configuró al aprobador.
Con la plantilla
El contratista lo confirma todo en un enlace público antes del primer día.
La nómina y la confirmación del inicio siguen bloqueadas hasta que el responsable de cumplimiento aprueba.
Un agente de IA enumera lo que falta o caduca, y el responsable de cumplimiento lo resuelve.
La hoja de horas y su aprobador están configurados antes de la fecha de inicio.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un contratista acepta un encargo a través de tu firma. El reclutador inicia una ejecución con el contratista, el cliente, la fecha de inicio y las verificaciones que exige el cliente.
- 1
Registrar el encargo y enviar el enlace al contratista
Día 1Reclutador · Equipo
Registra el encargo acordado con el cliente y las verificaciones que exige, y envía al contratista el enlace público con un mensaje sobre esas verificaciones y lo que debe hacer antes del primer día.
Lista de verificación
- Condiciones del encargo confirmadas con el cliente
- Enlace público enviado al contratista
Campos que rellenar
- Contratista y cliente (obligatorio)
- Fecha de inicio (obligatorio)
- Fecha de fin prevista
- Verificaciones que exige el cliente (obligatorio)
- 2
El contratista confirma sus datos y su consentimiento
Días 1 a 3Contratista · Enlace público
En el enlace público, el contratista confirma cómo contactarle y cómo trabajará, por tu nómina o con su propia empresa, indica dos referencias y da su consentimiento para las verificaciones.
Lista de verificación
- Documentos de identidad listos para mostrar
- Referencias de acuerdo en ser contactadas
Campos que rellenar
- Teléfono móvil (obligatorio)
- Forma de trabajo (obligatorio)
- Referencias y sus datos de contacto (obligatorio)
- Consentimiento para las verificaciones previas (obligatorio)
- 3
Verificar la identidad y el permiso de trabajo
Días 2 a 4Técnico de cumplimiento · Equipo
Revisa los documentos originales con el contratista, en persona o por vídeo cuando las normas lo permitan, y registra la verificación. Guarda las copias en tu sistema de cumplimiento, no en la ejecución.
Lista de verificación
- Documentos originales vistos
- Copia guardada en el sistema de cumplimiento
- Nueva revisión fijada si el permiso caduca
Campos que rellenar
- Fecha de la verificación (obligatorio)
- Tipo de documento (obligatorio)
- El permiso caduca el
- 4
Tomar referencias y hacer las verificaciones del cliente
Oculto en el enlace públicoDías 2 a 7Técnico de cumplimiento · Equipo
Contacta con las referencias y haz cada verificación que exige el cliente, como el certificado de antecedentes penales o la comprobación de titulaciones, y registra el resultado de cada una.
Lista de verificación
- Referencias tomadas
- Cada verificación exigida por el cliente hecha
Campos que rellenar
- Resultado de las referencias (obligatorio)
- Verificaciones hechas (obligatorio)
- Notas de las verificaciones
- 5
Comprobar que el expediente está completo
Día 7Verificador de cumplimiento · Agente de IA
El verificador de cumplimiento compara las verificaciones de los pasos 3 y 4 con las que exige el cliente, y enumera lo que falta, caduca durante el encargo o no está claro.
Campos que rellenar
- Informe de completitud (obligatorio)
Revisión humana: El responsable de cumplimiento resuelve lo pendiente y aprueba al contratista en el paso 6.
- 6
Aprobar el inicio del contratista
Día 8Responsable de cumplimiento · Equipo
Lee el informe, resuelve lo pendiente que señala y aprueba al contratista para este encargo.
Lista de verificación
- Permiso de trabajo válido para todo el encargo
- Referencias aceptables
- Cada verificación exigida por el cliente completa
Aprobación: La nómina y la confirmación del inicio siguen bloqueadas hasta que el responsable de cumplimiento aprueba al contratista.
- 7
Configurar la nómina y las hojas de horas
Día 8Administrativo de nóminas · Equipo
Da de alta al contratista en la nómina con la tarifa acordada, recoge sus datos bancarios en tu sistema de nóminas y configura la hoja de horas con el aprobador del cliente.
Lista de verificación
- Datos bancarios recogidos en el sistema de nóminas
- Hoja de horas configurada
Campos que rellenar
- Tarifa por hora (obligatorio)
- Correo del aprobador de horas (obligatorio)
- Referencia de nómina
- 8
Confirmar el inicio con el cliente
Día 9Reclutador · Equipo
Dile al cliente que el contratista puede empezar, confirma hora, lugar y persona de contacto del primer día, y envía esos datos al contratista con cómo enviar sus horas.
Lista de verificación
- Cliente informado de la aprobación
- Datos de inicio y proceso de horas enviados al contratista
Campos que rellenar
- Hora y lugar de inicio (obligatorio)
- Contacto en el cliente el primer día (obligatorio)
- 9
El contratista confirma que está listo para el primer día
Día 9Contratista · Enlace público
En el enlace público, el contratista confirma los datos de inicio y el proceso de horas que le envió el reclutador, y anota cualquier duda antes de empezar.
Lista de verificación
- Hora y lugar confirmados
- Proceso de hojas de horas entendido
Campos que rellenar
- Dudas antes de empezar
- 10
Hacer seguimiento tras el primer día
Primer díaReclutador · Equipo
Llama al contratista tras su primer día y registra lo que haya que resolver con el cliente.
Lista de verificación
- Contratista llamado
- Problemas comunicados al cliente
Campos que rellenar
- Notas del primer día (obligatorio)
Termina cuando
Cada verificación previa está aprobada, la nómina y las hojas de horas están configuradas, y el contratista ha empezado con los detalles del primer día confirmados.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Verificador de cumplimiento
Compara las verificaciones registradas en la ejecución con lo que exige el cliente y enumera lo que falta.
Qué hace
- Lee los requisitos del cliente y las verificaciones de los pasos anteriores
- Compara las fechas de caducidad con la duración del encargo
- Enumera lo que falta, caduca o no está claro
- Escribe el informe en su paso
Revisión humana: El responsable de cumplimiento resuelve lo pendiente y aprueba al contratista en el paso 6.
Preguntas que responde esta plantilla
Haz una incorporación por encargo, del encargo aceptado al primer día, en la que el contratista completa sus propios pasos. Esta plantilla recorre los pasos 1 a 10 con cada contratista, y la ejecución muestra quién verificó y aprobó cada cosa.
Envía al contratista un solo enlace con todo lo que necesitas antes del primer día. En el paso 2 el contratista confirma en el enlace público sus datos de contacto, su forma de trabajo, sus referencias y su consentimiento.
Revisa tú mismo los documentos originales, registra quién los revisó y cuándo, y planifica una nueva revisión si el permiso caduca. El paso 3 registra la fecha, el tipo de documento y la fecha de caducidad, mientras las copias se quedan en tu sistema de cumplimiento.
Haz que el inicio dependa de una aprobación de cumplimiento y no de la fecha en la agenda. El paso 6 es un control de aprobación: la nómina y la confirmación del inicio siguen bloqueadas hasta que el responsable de cumplimiento aprueba al contratista.
Deja que la IA revise si falta algo en el expediente y que la aprobación la dé una persona. En el paso 5 el verificador de cumplimiento enumera las verificaciones que faltan, caducan o no están claras frente a lo que exige el cliente, y en el paso 6 el responsable de cumplimiento las resuelve y decide.
Configura la nómina y al aprobador de horas antes del inicio, y confirma el proceso con el contratista. El paso 7 registra la tarifa y al aprobador de horas del cliente, y en el paso 9 el contratista confirma en el enlace público que sabe cómo enviar sus horas.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.