Operaciones de e-commerce · Finanzas
Gestión de contracargos
Responde a cada contracargo con pruebas completas antes del plazo, o acéptalo a conciencia. El almacén y atención al cliente reúnen cada uno su parte, y nada llega al proveedor de pagos hasta que el responsable financiero lo aprueba.
- Duración: 3 a 7 días, más la decisión del proveedor
- Frecuencia: Para cada contracargo
- Pasos: 7 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los avisos de disputa se quedan en un buzón de finanzas hasta que vence el plazo.
Las pruebas las reúne quien tiene tiempo, y faltan piezas.
Cada respuesta se escribe desde cero.
Nadie analiza por qué se producen los contracargos.
Con la plantilla
Cada disputa tiene una ejecución con su plazo desde el primer día.
El almacén y atención al cliente reúnen cada uno su parte con una lista de verificación.
Un agente de IA la redacta a partir de las pruebas, y el responsable financiero la aprueba.
Cada ejecución termina con la causa en manos del equipo que puede evitarla.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
Empieza cuando
Tu proveedor de pagos notifica un contracargo o una disputa de pago. Administración inicia una ejecución con el número de pedido, el importe, el motivo y el plazo de respuesta.
- 1
Registrar la disputa
Día 1Administrativo de finanzas · Equipo
Registra los datos de la disputa que envía el proveedor de pagos, busca el pedido y comprueba si ya se hizo un reembolso.
Lista de verificación
- Pedido encontrado
- Plazo de respuesta anotado
- Ningún reembolso previo para este pedido
Campos que rellenar
- Número de pedido (obligatorio)
- Importe disputado (obligatorio)
- Motivo de la disputa (obligatorio)
- Plazo de respuesta (obligatorio)
- 2
Reunir las pruebas de entrega
Días 1 a 2Encargado de almacén · Equipo
Busca el registro de envío del pedido y comparte enlaces al historial de seguimiento y a la prueba de entrega.
Lista de verificación
- El seguimiento indica entregado
- La dirección de entrega coincide con el pedido
- Prueba de entrega encontrada
Campos que rellenar
- Enlace al historial de seguimiento (obligatorio)
- Enlace a la prueba de entrega
- 3
Reunir el historial de contacto con el cliente
Días 1 a 2Agente de atención al cliente · Equipo
Busca cada contacto con el cliente sobre este pedido, incluidas las solicitudes de devolución y reembolso, y resume qué pidió y qué se le dijo.
Lista de verificación
- Historial del helpdesk revisado
- Solicitudes de devolución y reembolso revisadas
Campos que rellenar
- Enlace al ticket del helpdesk
- Resumen del contacto con el cliente (obligatorio)
- Devolución o reembolso ya solicitado (obligatorio)
- 4
Redactar la respuesta a la disputa
Día 3Redactor de respuestas a contracargos · Agente de IA
El redactor de respuestas a contracargos redacta la respuesta para el motivo de la disputa a partir de las pruebas de la ejecución: qué se pidió, cuándo y dónde se entregó, qué se le dijo al cliente y qué enlaces lo prueban. También señala las pruebas que faltan.
Campos que rellenar
- Borrador de la respuesta (obligatorio)
- Pruebas que faltan
Revisión humana: El responsable financiero revisa el borrador frente a las pruebas y decide en el paso 5.
- 5
Aprobar la respuesta o aceptar el contracargo
Días 3 a 4Responsable financiero · Equipo
Lee el borrador junto a las pruebas, corrígelo y decide si respondes o aceptas el contracargo.
Lista de verificación
- Las pruebas encajan con el motivo
- La respuesta es objetiva y completa
- Decisión tomada antes del plazo
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
Aprobación: Nada llega al proveedor de pagos hasta que el responsable financiero aprueba la respuesta o acepta el contracargo.
- 6
Presentar la respuesta
Antes del plazoAdministrativo de finanzas · Equipo
Presenta la respuesta aprobada con sus pruebas en el portal de disputas del proveedor de pagos. Si se decidió aceptar, acepta allí el contracargo.
Lista de verificación
- Respuesta presentada o contracargo aceptado
- Todas las pruebas incluidas
Campos que rellenar
- Fecha de presentación (obligatorio)
- 7
Registrar el resultado y pasar la causa
Cuando decide el proveedorResponsable financiero · Equipo
Registra si ganaste o perdiste, y pasa la causa al equipo que puede evitarla, como el control de fraude, los envíos o las descripciones de producto.
Lista de verificación
- Resultado registrado
- Causa pasada al equipo correcto
Campos que rellenar
- Resultado (obligatorio)
- Causa y acción acordada (obligatorio)
Termina cuando
La disputa está respondida o aceptada antes del plazo, el resultado está registrado y la causa ha llegado al equipo que puede evitarla.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de respuestas a contracargos
Redacta la respuesta al contracargo a partir de las pruebas reunidas en la ejecución.
Qué hace
- Lee el motivo de la disputa, las pruebas de entrega y el resumen del contacto con el cliente
- Sigue el formato de respuesta para cada motivo de las instrucciones de su paso
- Escribe el borrador de la respuesta y señala las pruebas que faltan
- Completa su paso para que el responsable financiero lo revise
Revisión humana: El responsable financiero revisa el borrador frente a las pruebas y decide en el paso 5.
Preguntas que responde esta plantilla
Reúne las pruebas del pedido, la entrega y el contacto con el cliente que encajan con el motivo de la disputa, y responde antes del plazo. Los pasos 2 y 3 reúnen las pruebas, el paso 4 redacta la respuesta y el paso 6 la presenta cuando está aprobada.
Muestra el historial de seguimiento, la prueba de entrega en la dirección del pedido y cualquier contacto en el que el cliente confirmó que llegó. El paso 2 reúne los enlaces al seguimiento y a la prueba de entrega, y el paso 3 añade el historial de contacto con el cliente.
Registra el plazo en cuanto llega la disputa y lleva la respuesta por un orden fijo de pasos. El paso 1 registra el plazo de respuesta, y la ejecución muestra en qué paso está esperando la respuesta.
Compara el importe con la solidez de tus pruebas antes de dedicar tiempo a una respuesta. El paso 5 es un control de aprobación en el que el responsable financiero lee las pruebas y aprueba la respuesta o acepta el contracargo.
Deja que la IA redacte la respuesta a partir de las pruebas que reunió tu equipo, y que una persona la revise antes de enviarla. En el paso 4 el redactor de respuestas a contracargos la redacta y señala las pruebas que faltan, y en el paso 5 el responsable financiero la revisa.
Registra la causa de cada contracargo y pásala al equipo que puede corregirla. El paso 7 registra el resultado y la causa, como una información de entrega poco clara o un reembolso prometido que nunca se hizo, con la acción acordada.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.