Firma de consultoría · Finanzas
Facturación mensual por horas
Factura cada mes cada proyecto por horas con horas que el cliente ya ha confirmado, para que las facturas se paguen en lugar de discutirse. Los consultores confirman su tiempo, un agente de IA redacta el concepto de la factura, el socio aprueba el importe y el cliente revisa las horas en un enlace público.
- Duración: 5 a 7 días
- Frecuencia: Cada mes, para cada proyecto por horas
- Pasos: 7 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Las facturas salen tarde porque los partes de horas están incompletos a fin de mes.
El cliente cuestiona las horas cuando ya le ha llegado la factura.
Los ajustes los decide quien emite la factura.
Nadie sabe cuánto presupuesto queda hasta que el cliente pregunta.
Con la plantilla
Cada consultor confirma sus horas en el paso 1, antes de preparar la factura.
El cliente confirma el resumen de horas en un enlace público antes de enviar la factura.
El gerente del proyecto propone los ajustes, y el socio decide.
Cada ejecución registra el presupuesto que queda tras la factura.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Termina el mes de un proyecto que se factura por horas. El gerente del proyecto inicia una ejecución con el nombre del cliente y el mes de facturación.
- 1
Confirmar tus horas y gastos
Días 1 a 2Consultor · Equipo
Comprueba que cada hora y cada gasto de este proyecto están imputados a la fase correcta en el sistema de horas y gastos, con justificantes donde el sistema los pida.
Lista de verificación
- Todas las horas imputadas
- Horas en la fase correcta
- Gastos registrados con justificante
Campos que rellenar
- Horas imputadas este mes (obligatorio)
- 2
Revisar las horas frente al presupuesto
Oculto en el enlace públicoDía 3Gerente del proyecto · Equipo
Compara las horas y gastos con el presupuesto y el trabajo hecho, propón ajustes para lo que no deba facturarse y describe el trabajo entregado este mes.
Lista de verificación
- Las horas cuadran con el trabajo hecho
- Presupuesto restante comprobado
Campos que rellenar
- Horas facturables (obligatorio)
- Gastos facturables
- Trabajo entregado este mes (obligatorio)
- Ajustes propuestos y motivo
- 3
Redactar el concepto de la factura
Día 3Redactor de conceptos · Agente de IA
El redactor de conceptos convierte el trabajo entregado y las horas facturables en una descripción breve por fase, para la factura y el resumen de horas.
Campos que rellenar
- Borrador del concepto (obligatorio)
Revisión humana: El socio responsable contrasta el concepto con el trabajo y aprueba la factura en el paso 4.
- 4
Aprobar la factura
Oculto en el enlace públicoDía 4Socio responsable · Equipo
Contrasta el concepto con el trabajo, decide los ajustes y aprueba el importe que se va a facturar.
Lista de verificación
- El concepto refleja el trabajo
- Ajustes decididos
- Las tarifas coinciden con el contrato
Campos que rellenar
- Importe a facturar (obligatorio)
Aprobación: Nada llega al cliente hasta que el socio responsable aprueba el importe.
- 5
Enviar el resumen de horas al cliente
Día 4Responsable de facturación · Equipo
Prepara el resumen de horas con el concepto aprobado y envíalo, con el enlace público, al contacto del cliente que confirma las horas.
Lista de verificación
- El resumen coincide con el importe aprobado
- Enlace público enviado al contacto del cliente
Campos que rellenar
- Enlace al resumen de horas (obligatorio)
- 6
Confirmar las horas
Días 4 a 6Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el contacto del cliente revisa el resumen de horas del mes, lo confirma o anota sus dudas, y añade el número de pedido para la factura.
Campos que rellenar
- Horas confirmadas (obligatorio)
- Número de pedido
- Dudas sobre las horas
- 7
Emitir y enviar la factura
Día 7Responsable de facturación · Equipo
Emite la factura con las horas confirmadas, el concepto y el número de pedido, envíala al contacto de facturación del cliente y registra el presupuesto que queda.
Lista de verificación
- Número de pedido en la factura
- Factura enviada al contacto de facturación
Campos que rellenar
- Número de factura (obligatorio)
- Fecha de la factura (obligatorio)
- Presupuesto restante tras esta factura
Termina cuando
La factura se envía con horas y gastos que el cliente ha confirmado, y el presupuesto del proyecto muestra lo que queda.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de conceptos
Convierte el trabajo y las horas facturables del mes en la descripción de la factura y del resumen de horas.
Qué hace
- Lee el trabajo entregado y las horas facturables del paso 2
- Escribe un concepto breve por fase con el formato de las instrucciones de su paso
- Registra el borrador del concepto en su paso
- Completa su paso para que el socio pueda revisarlo
Revisión humana: El socio responsable contrasta el concepto con el trabajo y aprueba la factura en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Haz que el cliente confirme las horas y la descripción del trabajo antes de emitir la factura. En el paso 6 el contacto del cliente confirma el resumen de horas del mes en el enlace público, y el paso 7 factura solo las horas confirmadas.
Haz que la confirmación del tiempo sea el primer paso de la facturación, con una lista que cada consultor marca. El paso 1 pide a cada consultor del proyecto que confirme que sus horas y gastos están imputados a la fase correcta.
Compara horas y gastos con el presupuesto y el trabajo entregado, y decide los ajustes antes de facturar nada. El paso 2 registra las horas facturables, los ajustes propuestos y el trabajo entregado, y el paso 7 registra el presupuesto que queda tras la factura.
Deja que la IA convierta el trabajo y las horas del mes en un concepto claro, y que el socio lo revise. En el paso 3 el redactor de conceptos escribe la descripción a partir del paso 2, y en el paso 4 el socio responsable la revisa antes de aprobar la factura.
Debe hacerlo el socio responsable del proyecto, porque conoce el trabajo y la relación con el cliente. El paso 4 es un control de aprobación: nada llega al cliente hasta que el socio responsable aprueba el importe.
Pídelo en el mismo paso en que el cliente confirma las horas, para que la factura salga bien a la primera. En el paso 6 el contacto del cliente registra el número de pedido en el enlace público, y el paso 7 lo incluye en la factura.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.