Firma de consultoría · Entrega de proyectos
Solicitud de cambio de alcance
Convierte cada petición de trabajo extra en un cambio acordado de alcance, honorarios y plazos antes de que el equipo haga el trabajo. El cliente describe el cambio en un enlace público, un agente de IA redacta la orden de cambio, el socio aprueba el precio y el patrocinador decide en el mismo enlace.
- Duración: 3 a 7 días
- Frecuencia: Para cada petición fuera del alcance acordado
- Pasos: 7 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
El trabajo extra se hace como favor y nunca se factura.
El cliente recuerda haber aceptado menos de lo que entregó el equipo.
Las órdenes de cambio se escriben desde cero con prisas.
Los cambios aprobados nunca llegan al presupuesto ni a la factura.
Con la plantilla
Cada petición tiene estimación, precio y decisión del cliente antes de empezar el trabajo.
El patrocinador registra su decisión sobre la orden de cambio en el enlace público.
Un agente de IA redacta la orden de cambio, y el socio responsable la aprueba.
Un cambio aprobado entra en el plan, el presupuesto y la facturación en la misma ejecución.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
El cliente pide trabajo que no está en el documento de alcance. El gerente del proyecto inicia una ejecución y envía el enlace público al responsable del proyecto en el cliente.
- 1
Describir el cambio solicitado
Día 1Responsable del proyecto en el cliente · Enlace público
En el enlace público, el responsable del proyecto en el cliente describe el trabajo extra, por qué hace falta y para cuándo, y comparte un enlace al material que lo explica.
Campos que rellenar
- Qué necesitas (obligatorio)
- Por qué hace falta
- Para cuándo
- Enlace al material de apoyo
- 2
Contrastar la petición con el documento de alcance
Días 1 a 2Gerente del proyecto · Equipo
Compara la petición con el alcance firmado, incluidos sus supuestos y exclusiones, y registra si es un cambio y qué cláusula lo muestra.
Lista de verificación
- Documento de alcance revisado
- Supuestos y exclusiones revisados
Campos que rellenar
- Dentro del alcance o cambio (obligatorio)
- Cláusula del documento de alcance
- 3
Estimar el impacto
Oculto en el enlace públicoDías 2 a 3Gerente del proyecto · Equipo
Estima los días extra por rol, los honorarios y el efecto en los plazos y en los demás entregables.
Lista de verificación
- Días estimados por rol
- Efecto en los plazos revisado
- Disponibilidad del equipo comprobada
Campos que rellenar
- Días extra (obligatorio)
- Honorarios extra (obligatorio)
- Efecto en plazos y entregables (obligatorio)
- 4
Redactar la orden de cambio
Día 3Redactor de cambios · Agente de IA
El redactor de cambios convierte la petición del cliente y la estimación en un borrador de orden de cambio: el cambio, el motivo, los honorarios, las nuevas fechas y los supuestos.
Campos que rellenar
- Borrador de la orden de cambio (obligatorio)
Revisión humana: El socio responsable revisa, corrige y aprueba el borrador en el paso 5.
- 5
Aprobar la orden de cambio
Oculto en el enlace públicoDías 3 a 4Socio responsable · Equipo
Contrasta el borrador con la petición y la estimación, corrígelo y aprueba los honorarios y las condiciones que ofrecerá la firma.
Lista de verificación
- El borrador coincide con la petición
- Los honorarios cubren los días extra
- Los supuestos están claros
Campos que rellenar
- Enlace a la orden de cambio final (obligatorio)
Aprobación: La orden de cambio no llega al cliente hasta que el socio responsable la aprueba.
- 6
Aprobar o rechazar el cambio
Días 4 a 7Patrocinador del cliente · Enlace público
El gerente del proyecto envía por correo la orden de cambio aprobada al patrocinador, que registra su decisión en el enlace público, con un número de pedido si su empresa lo necesita.
Lista de verificación
- Orden de cambio leída
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Número de pedido
- Motivo si se rechaza
- 7
Actualizar plan, presupuesto y facturación
Día 7Gerente del proyecto · Equipo
Añade un cambio aprobado al plan, al presupuesto y al calendario de facturación, y cuenta al equipo qué cambia. Si el cliente lo rechazó, registra que el trabajo queda fuera del alcance.
Lista de verificación
- Plan actualizado
- Presupuesto y facturación actualizados
- Equipo informado
Campos que rellenar
- Número de la orden de cambio (obligatorio)
Termina cuando
El patrocinador ha aprobado o rechazado la orden de cambio, y un cambio aprobado está en el plan, el presupuesto y la facturación.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de cambios
Convierte la petición del cliente y la estimación en un borrador de orden de cambio.
Qué hace
- Lee la petición del cliente del paso 1
- Lee la revisión del alcance y la estimación de los pasos 2 y 3
- Escribe un borrador con el formato de las instrucciones de su paso
- Completa su paso para que el socio pueda revisarlo
Revisión humana: El socio responsable revisa, corrige y aprueba el borrador en el paso 5.
Preguntas que responde esta plantilla
Trata cada petición de trabajo extra como un cambio con su propia estimación, precio y decisión del cliente, antes de que el equipo la haga. Los pasos 1 a 6 llevan cada petición desde la descripción del cliente hasta la decisión del patrocinador sobre una orden de cambio con precio.
Estima los días extra por rol y el efecto en los plazos, y pon el precio según los días, no según lo que parezca aceptable. El paso 3 registra los días extra, los honorarios y el efecto en los plazos, y en el paso 5 el socio responsable aprueba los honorarios.
Envía la orden de cambio por correo y pide al cliente que registre su decisión en la ejecución, en lugar de solo responder al correo. En el paso 6 el patrocinador aprueba o rechaza en el enlace público, con un número de pedido si su empresa lo necesita.
Compárala con el documento de alcance firmado, incluidos los supuestos y exclusiones, y anota la cláusula que lo decide. El paso 2 registra si la petición es un cambio y qué cláusula del documento de alcance lo muestra.
Deja que la IA la redacte a partir de la petición del cliente y tu estimación, y que un socio la revise antes de que llegue al cliente. En el paso 4 el redactor de cambios escribe la orden de cambio, y en el paso 5 el socio responsable la corrige y la aprueba.
Actualiza el plan, el presupuesto y el calendario de facturación en cuanto el cliente apruebe el cambio. El paso 7 registra el número de la orden de cambio y actualiza los tres, para que el trabajo extra aparezca en la próxima factura.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.